输变电工程档案管理制度汇编

输变电工程档案管理制度汇编一、总则1.目的为加强输变电工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统、有效，充分发挥档案在工程建设、生产运行、维护检修等方面的作用，特制定本制度汇编。2.适用范围本制度适用于公司系统内所有输变电工程档案的管理，包括新建、扩建、改建的输电线路工程和变电工程。3.管理职责建设管理单位：负责组织、协调和指导工程档案管理工作，对参建单位的档案管理工作进行监督、检查和考核。设计单位：负责提供工程设计文件及相关资料，并对其准确性、完整性负责，配合建设管理单位做好档案整理工作。施工单位：负责收集、整理、归档本单位形成的工程文件资料，确保档案资料真实、准确、完整，并按要求向建设管理单位移交。监理单位：负责审核施工单位报送的档案资料，对工程档案的形成、积累、整理等工作进行全过程监督，并及时向建设管理单位报告档案管理情况。二、档案收集1.收集范围前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地批准文件等。设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、原材料及构配件质量证明文件等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、工程质量评估报告等。设备文件：设备采购合同、设备监造文件、设备安装调试记录、设备质量证明文件等。竣工文件：竣工图、工程竣工验收报告、工程结算资料等。2.收集要求及时性：各参建单位应按照工程建设进度，及时收集、整理本单位形成的文件资料，确保档案资料与工程建设同步。完整性：收集的文件资料应齐全、完整，能够全面反映工程建设的全过程。准确性：文件资料的内容应真实、准确，数据可靠，签字盖章齐全。三、档案整理1.分类原则输变电工程档案按照工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工文件等六大类进行分类整理。2.整理方法文件组卷：按照分类原则，将同一类别的文件资料进行组卷，卷内文件应按照文件形成的时间顺序或重要程度排列。编号编制：对每一卷档案编制唯一的档号，档号应包括工程名称、档案类别、案卷序号等信息。装订要求：卷内文件应采用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。编目要求：编制卷内文件目录、备考表等，目录应包括文件题名、日期、页号等信息，备考表应注明卷内文件的整理情况、缺损情况等。四、档案归档1.归档时间施工单位：在工程竣工后三个月内，向建设管理单位移交全套工程档案。监理单位：在工程竣工后一个月内，向建设管理单位移交监理档案。设计单位：在工程竣工验收后，向建设管理单位移交设计档案。2.归档程序自检：各参建单位在档案移交前，应进行自检，确保档案资料符合整理要求。预验收：建设管理单位在收到参建单位提交的档案资料后，组织相关人员进行预验收，对不符合要求的档案资料，提出整改意见，要求参建单位限期整改。移交：经预验收合格的档案资料，参建单位应按照规定的格式和数量，向建设管理单位办理移交手续，双方签字确认。五、档案保管1.保管期限输变电工程档案保管期限分为长期和短期两种，长期保管期限为50年，短期保管期限为20年。具体保管期限根据工程性质和重要程度确定。2.保管要求库房建设：建设管理单位应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案上架：档案应按照档号顺序上架存放，便于查找和管理。定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。六、档案利用1.利用范围公司系统内各部门、单位因工程建设、生产运行、维护检修、技术改造等工作需要，均可查阅输变电工程档案。2.利用流程申请：查阅档案的部门或单位应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、档号、查阅目的等信息，并经部门负责人签字同意。审批：建设管理单位档案管理人员对《档案查阅申请表》进行审核，报分管领导审批。查阅：经审批同意后，查阅人员凭有效证件到档案库房查阅档案，档案管理人员应按照规定提供服务，并做好查阅记录。归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案库房，档案管理人员应对档案进行核对，确保档案无损坏、丢失等情况。七、档案鉴定与销毁1.鉴定组织建设管理单位成立档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。鉴定小组由档案管理人员、工程技术人员、财务人员等组成。2.鉴定方法内容鉴定：对档案的内容进行审查，判断其是否仍具有保存价值。价值评估：根据档案的重要程度、利用频率等因素，对档案的价值进行评估。3.销毁程序编制清单：经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制《档案销毁清单》，清单应包括档案名称、档号、数量等信息。审批：《档案销毁清单》报分管领导审批。销毁：经审批同意后，由档案管理人员会同有关人员在指定地点对档案进行销毁，并在销毁清单上签字确认。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立输变电工程档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化处理扫描录入：对纸质档案进行扫描，将其转换为电子文件，并录入档案管理信息系统。数据挂接：将电子文件与对应的档号、题名等信息进行挂接，确保电子文件与纸质档案的一致性。3.系统功能档案录入：实现档案的在线录入、修改、删除等功能。档案检索：提供多种检索方式，如按档号、题名、日期等检索档案信息。档案利用：支持档案的在线查阅、下载、打印等功能。权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。九、监督与考核1.监督检查建设管理单位定期对参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。对发现的问题，及时下达整改通知书，要求参建单位限期整改。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，对参建单位的档案管理工作进行量化考核。考核结果作为对参建单位年度绩效考核的重要依据。对档案管理工作成绩突出的单位和个人，给予表