科技有限公司档案管理制度

科技有限公司档案管理制度一、总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、技术创新和历史查考等方面的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、全资及控股子公司的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司档案，并对各部门的档案管理工作进行监督和指导。2.各部门职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整和及时归档。各部门负责人应重视本部门档案管理工作，支持档案管理人员履行职责，提供必要的工作条件。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、印章等档案。公司经营管理活动中形成的各类合同、协议、报表、报告、会议纪要等文件档案。公司技术研发活动中形成的各类技术文档、专利申请材料、科研项目资料等科技档案。公司人力资源管理活动中形成的员工档案、招聘资料、培训记录等人事档案。公司财务管理活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务档案。公司市场营销活动中形成的市场调研报告、客户资料、营销策划方案等业务档案。公司行政办公活动中形成的公文、信函、通知、简报等行政档案。公司文化建设活动中形成的宣传资料、活动记录、企业文化手册等文化档案。公司其他各类活动中形成的具有保存价值的档案。2.收集要求各部门应按照档案收集范围，定期对本部门形成的档案进行收集整理，确保档案的及时归档。对于重要的文件、合同、协议等档案，应在文件形成后及时收集，并进行登记和编号。档案收集过程中，应注意保持档案的完整性，避免遗漏重要内容。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号统一、排列有序、目录清晰。4.整理方法文书档案：按照年度、保管期限、问题等进行分类，编制案卷目录。科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷册。人事档案：按照员工类别、档案内容等进行分类，建立员工个人档案。财务档案：按照会计年度、档案类别等进行分类，装订成册。其他档案：根据档案性质和特点，采用适当的分类方法进行整理。四、档案的保管1.保管场所综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火保险柜、温湿度计等。2.保管期限永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。3.档案保管要求档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找。定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，以延长档案的使用寿命。严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作综合档案室应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，提出存毁意见。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和有关领导参加，对档案的价值进行全面评估。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的存毁，并形成鉴定报告。2.销毁程序经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报公司领导审批。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还综合档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅规定公司外部单位或个人查阅公司档案，须持有单位介绍信或有效证件，经公司领导批准后，方可查阅。因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅档案应严格遵守借阅期限，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人应对所借档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，如有遗失或损坏，应照价赔偿。七、档案的统计与移交1.统计工作综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案统计报表应定期报送公司领导和上级档案管理部门。2.移交工作公司所属各部门、分支机构、全资及控股子公司应定期将本部门形成的档案移交综合档案室集中保管。档案移交时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。对于已移交综合档案室的档案，原部门如需查阅或使用，应按照档案查阅、借阅规定办理手续。八、电子档案管理1.电子档案定义电子档案是指公司在各项活动中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。2.电子档案收集与整理各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的电子档案，并进行整理。电子档案的整理应遵循纸质档案的整理原则，采用分类、编号、著录等方法，建立电子档案目录数据库。3.电子档案保管电子档案应存储在安全可靠的载体上，并定期进行备份，防止数据丢失。电子档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的电子设备和软件，确保电子档案的安全存储和有效利用。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。4.电子档案查阅与借阅电子档案的查阅与借阅应遵守本制度关于纸质档案查阅与借阅的规定。查阅电子档案时，应使用公司指定的计算机设备，并在档案管理人员的监督下进行。借阅电子档案时，应将电子档案存储在移动存储设备上，并按照规定期限归还。九、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.处罚对违反本制度规定，造成档案丢失