房地产公司招标采购部制度范本

房地产公司招标采购部制度范本一、总则1.目的为规范房地产公司招标采购部的工作流程，提高工作效率，确保采购质量，降低采购成本，加强对招标采购活动的管理和监督，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有招标采购项目，包括但不限于工程建设、材料设备采购、服务采购等。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定开展招标采购活动。公开公平公正原则：确保招标采购过程公开透明，对所有潜在供应商公平对待，评标结果公正合理。成本效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高经济效益。廉洁自律原则：工作人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易行为。二、组织架构与职责1.组织架构招标采购部设部门经理一名，副经理一名，下设招标组、采购组、造价审核组等岗位。2.职责分工部门经理全面负责招标采购部的日常管理工作。制定部门工作计划和目标，并组织实施。审核重大招标采购项目的文件和方案。协调与其他部门的工作关系，确保招标采购工作顺利进行。副经理协助部门经理开展工作，负责部分具体项目的招标采购工作。对招标采购项目进行过程监督和质量控制。组织开展市场调研，收集供应商信息。招标组负责编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标活动。对投标文件进行初步评审，筛选合格供应商。与中标供应商签订合同，并跟踪合同执行情况。采购组根据采购计划进行采购谈判，确定采购价格和条款。负责采购合同的签订、履行和验收工作。建立供应商档案，维护供应商关系。造价审核组对招标采购项目的预算、标底进行审核。参与评标工作，对投标报价进行合理性分析。对采购合同的价款结算进行审核。三、招标采购流程1.需求申报项目部门根据项目进度和实际需求，填写《招标采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货期等内容，并提交相关技术文件和图纸。需求申报表经部门负责人审核后，报招标采购部。2.采购计划制定招标采购部收到需求申报表后，进行汇总分析，结合公司资金状况和项目进度，制定采购计划。采购计划明确采购项目的实施时间、采购方式、预算金额等，并报公司领导审批。3.供应商选择与管理供应商信息收集通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立供应商信息库。供应商筛选与评估根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商。对筛选出的供应商进行实地考察或问卷调查，评估其生产能力、产品质量、信誉、价格等方面的情况。建立供应商评估档案，记录评估结果。合格供应商名录根据供应商评估结果，确定合格供应商名录。定期对合格供应商进行复审，淘汰不符合要求的供应商，补充新的合格供应商。4.招标采购文件编制招标文件编制招标组根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件包括招标公告、投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。采购文件编制采购组根据采购项目的具体情况，编制采购文件。采购文件包括采购报价单、采购合同条款、技术规格等内容。造价文件编制造价审核组根据采购项目的预算资料和市场行情，编制招标采购项目的预算、标底等造价文件。5.招标采购文件发布招标公告发布招标组将编制好的招标文件在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。投标邀请书发送对于采用邀请招标方式的项目，招标组向合格供应商名录中的潜在供应商发送投标邀请书。投标邀请书应详细说明招标项目的情况和投标要求。6.投标文件接收与初步评审投标文件接收招标组在规定的投标截止时间前，接收潜在供应商提交的投标文件。对投标文件进行登记和编号，检查投标文件的密封情况。初步评审招标组对投标文件进行初步评审，检查投标文件是否符合招标文件的要求，包括投标资格、投标报价、技术规格、商务条款等方面。对不符合招标文件要求的投标文件，予以废标处理。7.评标与定标评标委员会组建根据项目情况，从公司内部相关部门和外部专家库中抽取人员组成评标委员会。评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，熟悉招标采购业务。评标评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对通过初步评审的投标文件进行详细评审。评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明。定标评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人。公司领导根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。8.合同签订与执行合同签订采购组与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。合同执行采购组负责跟踪合同执行情况，督促中标供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，采购组应及时采取措施，要求供应商整改或承担违约责任。9.验收与结算验收项目部门负责组织对采购项目进行验收。验收应按照合同约定的质量标准进行，确保采购项目符合要求。验收合格后，项目部门出具验收报告。结算造价审核组对采购合同的价款结算进行审核。采购组根据审核结果和合同约定，办理付款手续。四、招标采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，能够吸引更多的潜在供应商参与投标，充分竞争，有利于降低采购成本，提高采购质量。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目采购价值的比例过大的项目。邀请招标应向不少于三家的合格供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价时应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。五、招标采购预算管理1.预算编制造价审核组根据采购项目的需求和市场行情，编制招标采购项目的预算。预算应包括采购项目的各项费用，如货物采购费用、工程建设费用、服务费用、运输费用、税费等。预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，确保预算准确反映采购项目的实际成本。2.预算审核与审批招标采购部将编制好的预算报公司领导审批。公司领导对预算进行审核，如有必要，可要求造价审核组进行调整和完善。经公司领导审批后的预算作为招标采购项目的控制依据。3.预算执行与监控采购组在采购过程中应严格按照预算执行，控制采购成本。招标采购部定期对预算执行情况进行监控和分析，如发现预算超支或节约情况，应及时查找原因，并采取相应的措施进行处理。4.预算调整如因特殊原因需要调整预算，采购组应填写《招标采购预算调整申请表》，详细说明调整的原因、内容和金额。《招标采购预算调整申请表》经部门负责人审核后，报公司领导审批。经公司领导审批后的预算调整申请作为预算调整的依据。六、招标采购档案管理1.档案收集招标采购部在项目结束后，负责收集整理项目过程中形成的各类文件资料，包括招标采购文件、投标文件、评标报告、合同文件、验收报告等。档案收集应确保文件资料的完整性和准确性。2.档案整理与归档对收集到的文件资料进行分类整理，按照文件的性质、时间顺序等进行编号和装订。将整理好的文件资料归档到公司档案管理部门，建立电子和纸质档案。3.档案保管与查阅公司档案管理部门负责对招标采购档案进行保管，确保档案的安全和完整。因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自复制、涂改、销毁档案。七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对招标采购部的工作进行审计，检查招标采购程序是否合规，采购合同是否履行，采购成本是否合理等。招标采购部应定期对自身工作进行自查，发现问题及时整改。2.外部监督接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门开展的各类专项检查和调查工作。对供应商的投诉和举报，应及时进行调查处理，并