印章管理制度

印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、全资子公司、控股子公司（以下统称"公司"）。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及各部门专用章等具有法律效力或代表公司对外行使职权的各类印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一归口管理。因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，交行政部门。2.行政部门根据审批意见，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。刻制的印章必须符合国家法律法规及公司规定的样式和规格。3.新印章刻制完成后，行政部门应及时与制作单位办理交接手续，检查印章外观质量，并留存印章印模。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等内容，经公司法定代表人或其授权人批准后，方可启用。2.行政部门负责将印章启用信息通知公司各相关部门，并在公司内部发布正式公告。公告内容应包括印章名称、启用日期、使用范围、保管部门及保管人等信息。3.印章启用后，行政部门应及时将印章印模及启用文件复印件留存归档，作为印章管理的重要依据。三、印章的保管（一）保管原则1.公司各类印章应实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、遗失或损坏。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交与他人保管或使用。（二）保管职责1.公章：由公司法定代表人指定专人保管，保管人应妥善保管公章，未经法定代表人书面授权，不得擅自使用公章。2.法定代表人章：由法定代表人本人或其授权的专人保管，保管人应严格按照法定代表人的指示使用法定代表人章。3.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管，保管人应负责审核合同文本，确保合同内容合法合规，并在合同签订后及时将合同专用章交回保管部门。4.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管，保管人应按照财务制度的规定使用财务专用章，负责办理公司财务收支、结算等相关业务。5.发票专用章：由公司财务部门指定专人保管，保管人应按照税务部门的规定使用发票专用章，负责开具公司各类发票。6.部门专用章：由各部门指定专人保管，保管人应按照本部门的业务范围使用部门专用章，并对印章使用的真实性、合法性负责。（三）保管要求1.印章保管人应设立专门的印章保管台账，详细记录印章的启用、使用、归还等情况。台账应定期与行政部门核对，确保账实相符。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章保管人因出差、请假等原因暂时无法履行保管职责时，应提前办理印章交接手续，由公司指定的临时保管人负责保管印章。临时保管人应严格遵守印章管理制度，确保印章安全。4.印章保管人离职时，应将所保管的印章及相关资料全部交回公司，并办理印章交接手续。公司应对印章保管人进行离任审计，确保印章保管期间无违规行为。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：适用于公司对外的重要文件、合同、协议、信函、证明等的签署，以及公司内部重要事项的审批、发布等。2.法定代表人章：适用于公司法定代表人授权范围内的文件签署、合同签订、财务收支等业务。3.合同专用章：仅用于公司签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。4.财务专用章：用于公司财务收支、结算、票据开具、账户管理等财务相关业务。5.发票专用章：用于公司开具各类发票。6.部门专用章：适用于本部门业务范围内的文件、报表、证明等的签署。（二）使用流程1.申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并在申请表上签字。如涉及合同签订，还应附上合同文本。2.审核：申请表经部门负责人审核，确保用印事项真实、合法、合规。对于涉及重大事项或金额较大的合同，还需经分管领导、财务负责人等相关人员审核。3.审批：根据公司授权审批制度，由相应的审批人对用印申请进行审批。审批人应严格把关，确保用印符合公司利益和规定。4.用印：印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表上的各项信息，确认无误后，方可在用印文件上加盖印章。用印时应注意印章的清晰、端正，不得模糊、重叠或遗漏。5.登记：印章保管人在用印后，应及时在印章保管台账上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、申请人等信息。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需使用印章的，申请人可通过电话、邮件等方式向审批人说明情况，并在事后及时补办用印申请手续。审批人应在接到申请后的[具体时间]内给予回复，同意用印的，申请人应按照正常流程办理用印手续。2.因工作需要携带印章外出使用的，申请人应填写《印章外出使用申请表》，注明外出事由、外出时间、携带印章名称等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。印章外出期间，应由专人负责保管，使用完毕后应及时归还公司。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后，通知相关部门停止使用该印章。2.印章停用后，保管人应及时将印章交回行政部门，并在印章保管台账上注明停用日期。行政部门应对停用印章进行封存，并妥善保管。（二）销毁1.对于不再使用或已损坏的印章，行政部门应定期进行清理，并填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用原因、销毁方式等信息。经公司法定代表人或其授权人批准后，方可进行销毁。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔毁等，确保印章无法被恢复使用。销毁过程应由行政部门会同审计部门或其他相关部门进行监督，并做好记录。3.印章销毁后，行政部门应在印章保管台账上注明销毁日期，并将销毁记录留存归档。六、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理工作进行日常监督检查，确保印章管理制度的有效执行。同时，公司审计部门有权对印章管理情况进行定期或不定期的审计监督。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章保管人是否按照规定妥善保管印章，印章存放地点是否安全可靠，印章保管台账是否记录完整、准确。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和流程，用印申请是否经过审批，用印文件是否真实、合法、合规，印章使用登记是否及时、准确。3.印章交接情况：检查印章交接手续是否齐全、规范，交接记录是否完整。（三）问题处理1.对于在监督检查过程中发现的问题，监督部门应及时向相关责任人发出整改通知，要求其限期整改。整改责任人应在规定的时间内完成整改，并将整改情况书面报告监督部门。2.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处罚。构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。七、附