公联养护公司物资管理办法

公联养护公司物资管理办法一、总则1.目的为加强公联养护公司物资管理，规范物资采购、验收、储存、发放、使用及报废等环节的工作流程，确保物资的合理配置与有效利用，降低运营成本，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公联养护公司及所属各部门、各项目工区的物资管理活动。3.物资分类固定资产类：单位价值在规定标准以上，使用期限超过一年，并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，如机械设备、运输车辆等。低值易耗品类：单位价值在规定标准以下，使用期限较短，不作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、量具、办公用品等。材料类：用于养护工程施工、日常维护等方面的各种原材料、构配件、周转材料等，如砂石料、水泥、钢材、模板等。劳保用品类：为保障员工在工作过程中的安全与健康而配备的各类劳动保护用品，如安全帽、工作服、防护手套等。二、物资管理职责分工1.物资管理部门负责制定和完善物资管理制度、流程和标准。组织物资的采购、招标、合同签订等工作。建立物资台账，定期进行物资盘点，确保账实相符。协调物资的调配与使用，监督物资的库存管理。2.使用部门根据实际工作需要，提出物资需求计划。负责物资的现场使用管理，合理使用物资，避免浪费。协助物资管理部门进行物资验收、盘点等工作。3.财务部门负责物资采购资金的审核与支付。对物资采购成本进行核算与分析。监督物资管理部门的资金使用情况。三、物资采购管理1.采购计划制定各使用部门应于每月末根据下月工作任务和库存情况，填写《物资需求计划表》，详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量等信息，报物资管理部门审核。物资管理部门结合各使用部门的需求计划、库存状况以及工程进度等因素，综合平衡后编制月度物资采购计划，并报公司领导审批。2.采购方式选择招标采购：对于金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用招标方式进行采购。物资管理部门负责组织招标工作，制定招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。询价采购：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。物资管理部门向至少三家供应商发出询价函，对比各供应商的报价、质量、交货期等因素，选择合适的供应商签订采购合同。定点采购：对于常用的、采购频率较高的物资，可选择信誉良好、产品质量稳定的供应商建立定点采购关系，定期签订采购合同，简化采购流程。3.供应商管理物资管理部门负责建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和评估。定期对供应商进行考核评价，对于表现优秀的供应商给予适当奖励，对于出现质量问题、交货延迟等不良记录的供应商，及时进行整改或淘汰。4.采购合同签订物资采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，物资管理部门应将合同草本提交法律部门进行审核，确保合同的合法性、有效性和完整性。审核通过后，报公司领导审批，由授权代表签字盖章后生效。5.采购执行与跟踪物资管理部门按照采购合同约定，及时向供应商下达订单，跟踪物资的生产、运输进度，确保物资按时、按质、按量供应。对于采购过程中出现的变更、延误等问题，物资管理部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，并将相关情况及时反馈给使用部门和公司领导。四、物资验收管理1.验收准备物资到货前，物资管理部门应通知使用部门和质量检验人员做好验收准备工作。质量检验人员应熟悉物资的质量标准和验收规范，准备好必要的检验工具和设备。2.验收程序物资到货后，物资管理部门组织使用部门、质量检验人员等相关人员共同进行验收。验收人员按照合同要求和质量标准，对物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等进行逐一核对和检验。对于需要进行质量检测的物资，如钢材、水泥等，应按照规定的抽样方法进行抽样送检，检验合格后方可办理入库手续。3.验收记录与报告验收人员应认真填写《物资验收单》，详细记录验收情况，包括物资名称、规格、型号、数量、实际到货情况、验收结果等信息。对于验收不合格的物资，验收人员应及时填写《物资验收不合格报告》，注明不合格原因，提出处理意见，报物资管理部门和公司领导审批。五、物资储存管理1.仓库规划与布局根据物资的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库的存储空间，划分不同的存储区域，如原材料区、成品区、工具区、劳保用品区等。按照物资的出入库流程，设置合理的通道和搬运路线，确保物资搬运顺畅，提高仓库空间利用率。2.物资入库验收合格的物资应及时办理入库手续，物资管理部门根据《物资验收单》填写《物资入库单》，注明物资名称、规格、型号、数量、入库日期、存放位置等信息。物资入库后，仓库管理人员应按照规定的存储方式和要求进行摆放，做到分类存放、标识清晰、整齐有序。3.物资保管仓库管理人员应定期对物资进行检查和盘点，确保物资的质量安全，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。对于有保质期要求的物资，应建立保质期台账，定期检查物资的保质期，对临近保质期的物资及时进行预警和处理。仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库安全。4.物资出库使用部门根据工作需要填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后交物资管理部门。物资管理部门审核《物资领用申请表》无误后，开具《物资出库单》，仓库管理人员按照《物资出库单》进行物资发放，并在物资台账上登记物资的出库日期、领用部门、领用人等信息。对于贵重物资、限量物资等，应实行限额领用制度，严格控制领用数量和用途。六、物资使用管理1.使用部门职责使用部门应按照物资的性能和用途，合理使用物资，不得擅自改变物资的用途或挪作他用。建立物资使用台账，记录物资的领用、使用、消耗等情况，定期进行统计分析，及时发现和解决物资使用过程中存在的问题。加强对物资使用人员的培训和教育，提高其节约意识和操作技能，避免因操作不当造成物资浪费和损坏。2.物资节约与回收利用鼓励各部门和员工开展物资节约活动，采取有效的节约措施，降低物资消耗。对于可回收利用的物资，如废旧钢材、木材、包装物等，应按照规定进行回收，交物资管理部门统一处理，实现物资的循环利用。七、物资盘点管理1.盘点计划制定物资管理部门应定期组织物资盘点工作，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。根据盘点计划，物资管理部门制定详细的盘点方案，明确盘点范围、方法、人员分工、时间安排等事项，并提前通知各部门做好准备工作。2.盘点实施盘点人员按照盘点方案对物资进行逐一清点、核对，确保账实相符。在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《物资盘点差异表》，注明差异物资的名称、规格、型号、数量、差异原因等信息。3.盘点结果处理物资管理部门根据盘点结果编制《物资盘点报告》，分析盘点差异产生的原因，提出处理意见和改进措施。对于盘盈的物资，应查明原因后办理入账手续；对于盘亏的物资，应按照规定的审批程序进行处理，属于责任人原因造成的损失，由责任人负责赔偿。八、物资报废管理1.报废条件物资符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且无法正常使用或维修的。因技术进步、设备更新等原因，已被淘汰或不再适用的。因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复或修复成本过高的。其他符合报废条件的情况。2.报废申请与审批使用部门或仓库管理人员发现物资符合报废条件时，应填写《物资报废申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等信息，报物资管理部门审核。物资管理部门组织相关人员对报废物资进行鉴定和评估，核实报废原因和资产状况，提出审核意见，报公司领导审批。3.报废处理经批准报废的物资，物资管理部门应及时组织处理，可采用变卖、捐赠、报废回收等方式进行处置。报废物资处理完毕后，物资管理部门应及时在物资台账和固定资产卡片上进行核销，并将相关资料归档保存。九、物资信息化管理1.建立物资管理信息系统公联养护公司应建立完善的物资管理信息系统，实现物资采购、验收、储存、发放、使用、盘点、报废等环节的信息化管理。物资管理信息系统应具备物资基础数据管理、需求计划管理、采购管理、库存管理、报表统计分析等功能模块，提高物资管理工作的效率和准确性。2.数据录入与维护物资管理部门应指定专人负责物资管理信息系统的数据录入与维护工作，确保系统数据的及时、准确、完整。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，加强对系统数据的安全管理，设置不同的用户权限，确保数据的保密性和安全性。十、监督与考核1.监督检查公司审计部门定期对物资管理工作进行监督检查，重点检查物资采购、验收、储存、发放、使用等环节的制度执行情况、工作流程合规性、物资管理效益等方面的内容。物资管理部门应定期对所属各部门、各项目工区的物资管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，并将自查情况上报公司领导。2.考核评价建立物资管理考核评价机制，对各部门、各项目工区的物资管理工作进行量化考核。考核指标包括物资采购成本控