某某某公司合同会签管理制度

某某某公司合同会签管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同会签流程，提高合同质量，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门对外签订的各类合同、协议等法律文件（以下统称"合同"）。3.基本原则合同会签应遵循依法合规、公平公正、诚实守信、审慎严谨的原则。确保合同条款合法有效，明确双方权利义务，防范合同履行过程中的风险。二、职责分工1.业务部门负责合同的发起，对合同涉及的业务内容、技术要求、交易条件等负责。提供合同基础资料，包括但不限于项目背景、合作方案、技术方案、价格条款等。负责与合同对方进行商务谈判，起草合同初稿，并对合同条款的合法性、完整性、准确性负责。跟进合同履行情况，及时处理合同履行过程中的问题，并向相关部门反馈。2.法务部门参与重大合同的商务谈判，从法律角度提供专业意见和建议。对合同文本进行法律审查，重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性以及潜在的法律风险。协助业务部门完善合同条款，确保合同符合法律法规和公司利益要求。负责处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。3.财务部门参与涉及财务条款的合同审核，对合同中的付款方式、结算周期、价格条款、税务条款等进行审查。评估合同对公司财务状况和现金流的影响，提出财务风险防范建议。负责审核合同的财务预算和成本控制情况，确保合同费用支出符合公司财务规定。4.其他相关部门根据合同涉及的具体业务和专业领域，相关部门参与合同会签，提供专业意见和建议，如涉及技术、质量、物流等方面的条款审核。三、合同会签流程1.合同发起业务部门根据业务需求，确定合同相对方，并进行初步沟通。沟通达成一致后，业务部门起草合同初稿，并填写《合同会签申请表》，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、合同对方、合同标的、合同金额、合同期限、主要条款等内容。同时，附上与合同相关的基础资料，如项目背景资料、合作方案、技术方案等，一并提交给部门负责人审核。2.部门初审业务部门负责人对合同初稿及相关资料进行初审，重点审查合同内容是否符合业务需求，条款是否清晰明确，权利义务是否对等，交易条件是否合理等。初审通过后，在《合同会签申请表》上签署意见，并将合同初稿及相关资料提交给法务部门进行法律审查。3.法律审查法务部门收到合同初稿后，对合同进行全面的法律审查。审查内容包括合同主体资格是否合法有效，合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在潜在的法律风险，是否明确双方的权利义务等。法务部门应在规定时间内完成法律审查，并在《合同会签申请表》上签署法律意见。如发现合同存在法律问题，应及时与业务部门沟通，提出修改建议，业务部门根据建议对合同进行修改完善后，再次提交法务部门审查，直至通过法律审查。4.财务审查财务部门收到经法律审查通过的合同初稿后，对合同中的财务条款进行审查。审查内容包括付款方式是否合理，结算周期是否符合公司规定，价格条款是否符合市场行情和公司财务预算，税务条款是否明确合规等。财务部门应在规定时间内完成财务审查，并在《合同会签申请表》上签署财务意见。如发现财务条款存在问题，应及时与业务部门沟通，提出修改建议，业务部门根据建议对合同进行修改完善后，再次提交财务部门审查，直至通过财务审查。5.其他部门会签根据合同涉及的具体业务和专业领域，如需其他部门参与会签，业务部门应将合同初稿及相关资料提交给相关部门进行会签。相关部门应在规定时间内完成会签，并在《合同会签申请表》上签署意见。如发现合同存在问题，应及时与业务部门沟通，提出修改建议，业务部门根据建议对合同进行修改完善后，再次提交相关部门会签，直至通过所有相关部门会签。6.分管领导审批经各部门会签通过的合同，由业务部门提交给分管领导进行审批。分管领导根据合同的具体情况，对合同的必要性、可行性、风险等进行全面评估，并在《合同会签申请表》上签署审批意见。如分管领导认为合同存在问题，应提出修改意见，业务部门根据意见对合同进行修改完善后，再次提交分管领导审批，直至通过审批。7.总经理审批分管领导审批通过的合同，由业务部门提交给总经理进行最终审批。总经理根据公司整体战略和业务发展需要，对合同进行全面审核，并在《合同会签申请表》上签署审批意见。总经理审批通过的合同，方可正式签订。8.合同签订合同经总经理审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。签订合同前，应确保合同文本与审批通过的内容一致，并加盖公司公章或合同专用章。合同签订后，业务部门应将合同原件一份交至公司档案室存档，一份自留，并将合同副本分发给相关部门，以便跟踪合同履行情况。四、合同会签时间要求1.各部门应在收到合同会签文件后的[X]个工作日内完成会签并反馈意见。如遇特殊情况需要延长会签时间，应提前向业务部门说明原因。2.法务部门和财务部门应在收到合同会签文件后的[X]个工作日内完成审查并反馈意见。对于重大复杂合同，审查时间可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。五、合同变更与解除1.合同变更合同履行过程中，如需对合同内容进行变更，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同双方权利义务的影响。按照合同会签流程，将《合同变更申请表》及变更后的合同文本提交各部门进行会签审批。经各部门会签审批通过后，方可签订合同变更协议。2.合同解除合同履行过程中，如需解除合同，业务部门应填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、依据及对合同双方权利义务的影响。按照合同会签流程，将《合同解除申请表》提交各部门进行会签审批。经各部门会签审批通过后，方可办理合同解除手续。合同解除后，业务部门应及时清理合同履行情况，处理相关善后事宜，并将合同解除情况通知相关部门。六、合同履行跟踪与监督1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的条款和时间要求，组织实施合同内容，并及时向相关部门反馈合同履行情况。2.法务部门负责对合同履行过程中的法律风险进行跟踪和监督，及时发现并解决可能出现的法律问题。如发现合同履行过程中存在重大法律风险，应及时向公司领导汇报，并提出法律建议和解决方案。3.财务部门负责对合同的付款情况进行跟踪和监督，确保合同款项按照合同约定及时支付，并对合同的财务收支情况进行核算和分析。如发现合同付款存在问题，应及时与业务部门沟通，采取相应措施进行处理。4.公司建立合同履行跟踪检查制度，定期对合同履行情况进行检查和评估。业务部门应定期向公司领导汇报合同履行情况，对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时报告并提出解决方案。七、合同档案管理1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交至公司档案室存档。档案室应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、归档，确保合同档案的完整性和安全性。2.合同档案应包括合同文本、合同会签申请表、相关部门的审查意见、审批文件、往来信函、补充协议等与合同相关的资料。3.查阅合同档案应履行必要的审批手续，经批准后方可查阅。查阅人员应爱护合同档案，不得擅自涂改、抽取、销毁合同档案资料。八、合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据资料，并向法务部门通报情况。法务部门应会同业务部门分析纠纷原因，研究解决方案，制定应对策略。2.对于合同纠纷，应首先尝试通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，可根据合同约定或相关法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等法律途径解决。3.在合同纠纷处理过程中，公司各部门应积极配合，提供必要的支持和协助。法务部门负责处理与合同纠纷相关的法律事务，维护公司的合法权益。九、责任追究1.公司建立合同管理责任追究制度，对在合同签订、履行、会签过程中因故意或重大过失给公司造成损失的部门和个人，依法依规追究其责任。2.责任追究方式包括但不限于批评教育、责令改正、扣发绩效奖金、赔偿经济损失等；构成违纪违法的，移交纪检监察部门或司法机关处理。3.因合同承办部门未及时、准确提供合同基础资料或未如实说明合同情况，导致其他部门在会签过程中出现失误或延误的，由合同承办部门承担相应责任。4.因法务部门审查失误或未及时发现合同法律风险，给公司造成损失的，由法务部门承担相应责任。5.因财务部