信息管理工作规定制度

信息管理工作规定制度一、总则（一）目的为加强本单位信息管理工作，规范信息的收集、整理、存储、使用、传递和销毁等流程，确保信息的准确性、完整性、安全性和及时性，提高工作效率，保障单位各项工作的顺利开展，特制定本规定制度。（二）适用范围本规定制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中涉及的各类信息管理活动，包括但不限于文件、数据、资料、档案等。（三）基本原则1.真实性原则：信息应如实反映客观事实，不得虚假、夸大或歪曲。2.完整性原则：确保信息涵盖所有必要的要素，避免信息缺失。3.安全性原则：采取有效措施保护信息不被泄露、篡改或丢失，保障信息安全。4.及时性原则：信息的收集、处理和传递应及时，以便为决策提供及时准确的依据。5.保密性原则：对涉及单位机密、商业秘密和个人隐私的信息严格保密。二、信息管理职责分工（一）信息管理部门职责1.负责制定和完善信息管理工作的相关制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划单位信息资源，建立信息管理系统和数据库，实现信息的集中管理和共享。3.负责信息的收集、整理、分类、存储和维护，确保信息的准确性和完整性。4.对信息的使用和传递进行监督和管理，确保信息的合法合规使用。5.组织开展信息安全管理工作，制定信息安全策略，实施安全防护措施，定期进行信息安全检查和评估。6.负责对员工进行信息管理知识和技能的培训，提高员工的信息管理意识和能力。7.协调与外部信息机构的关系，及时获取和处理相关信息。（二）各部门信息管理职责1.负责本部门信息的收集、整理和初步审核，确保信息的真实性和准确性。2.按照规定的流程和标准，及时将本部门的信息报送至信息管理部门。3.负责本部门信息系统的使用和维护，确保信息系统的正常运行。4.对本部门涉及的机密信息、商业秘密和个人隐私信息进行严格保密，采取必要的安全措施。5.根据工作需要，合理使用信息管理部门提供的信息资源，不得擅自扩大使用范围或泄露给无关人员。（三）员工信息管理职责1.遵守信息管理工作规定制度，积极配合信息管理部门和本部门做好信息管理工作。2.及时、准确地收集和整理个人工作中产生的各类信息，并按要求提交给本部门。3.妥善保管和使用与工作相关的信息，不得擅自传播、泄露或篡改信息。4.发现信息安全问题或信息异常情况时，及时向本部门负责人或信息管理部门报告。三、信息收集（一）收集范围1.单位内部产生的文件、报告、报表、数据、记录等各类工作信息。2.上级部门下发的文件、通知、指示等相关信息。3.外部机构发布的与单位业务相关的政策法规、行业动态、市场信息等。4.其他与单位工作有关的信息。（二）收集渠道1.内部沟通渠道：通过会议、汇报、工作群、电子邮件等方式收集本部门及其他部门的信息。2.外部信息源：利用互联网、报纸、杂志、行业论坛、专业数据库等渠道收集外部信息。3.实地调研：通过实地考察、走访客户、参加行业展会等方式获取一手信息。4.信息系统：从单位内部的各类信息系统中提取相关信息。（三）收集要求1.明确信息收集的责任人，确保信息收集工作的落实。2.收集信息应全面、准确、及时，避免遗漏重要信息。3.对于收集到的信息，应进行初步的整理和分类，便于后续处理。4.对于涉及多个部门或需要跨部门协作收集的信息，相关部门应积极配合，确保信息收集工作的顺利进行。四、信息整理（一）整理原则1.按照信息的主题、类别、时间等因素进行分类整理，确保信息的条理清晰。2.对信息进行筛选和甄别，去除重复、无效或错误的信息。3.对信息进行必要的编辑和排版，提高信息的可读性。（二）整理方法1.分类法：根据信息的属性和特征，将其分为不同的类别，如文件类、数据类、资料类等，每个类别再进一步细分。2.索引法：建立信息索引，方便快速查找和检索信息。索引可以按照信息的关键词、标题、日期等进行编制。3.标注法：对重要信息进行标注，如标注关键数据、重点内容、敏感信息等，以便于快速识别和处理。（三）整理流程1.信息收集人员将收集到的信息提交给本部门负责人进行初步审核和整理。2.本部门负责人对信息进行进一步的筛选、分类和标注后，将整理好的信息提交给信息管理部门。3.信息管理部门对各部门提交的信息进行汇总和统一整理，建立信息档案，并将整理后的信息录入信息管理系统。五、信息存储（一）存储方式1.电子存储：利用服务器、硬盘、光盘、U盘等电子存储设备存储信息，建立电子信息库。2.纸质存储：对于重要的文件、档案等信息，进行纸质打印并归档保存。（二）存储要求1.电子信息应进行定期备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或外接存储设备。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和时间顺序进行排列，便于查找和管理。3.对存储的信息进行分类标识，明确存储位置和保管期限。4.建立存储信息的访问权限管理制度，限制未经授权人员对信息的访问。（三）存储环境1.电子信息存储设备应放置在安全、干燥、通风的环境中，避免受到物理损坏和电磁干扰。2.纸质档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保存。六、信息使用（一）使用原则1.信息的使用应符合单位的业务需求和工作目标，确保信息的有效利用。2.使用信息时应遵循保密规定，不得泄露涉及单位机密、商业秘密和个人隐私的信息。3.对信息的使用应进行记录，以便于追溯和审计。（二）使用流程1.员工根据工作需要，向本部门负责人提出信息使用申请。2.本部门负责人对申请进行审核，批准后签字确认，并告知信息管理部门。3.信息管理部门根据申请内容，提供相应的信息，并记录信息的使用情况。4.使用信息的员工应按照规定的用途使用信息，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。（三）信息共享1.建立信息共享机制，明确信息共享的范围、方式和流程。2.对于需要共享的信息，信息管理部门应进行统一管理和协调，确保信息的及时、准确共享。3.在信息共享过程中，应严格遵守保密规定，对共享信息的使用进行监督和管理。七、信息传递（一）传递方式1.内部传递：通过单位内部的办公自动化系统、电子邮件、工作群、纸质文件等方式进行信息传递。2.外部传递：根据与外部机构的合作需求，通过电子邮件、传真、快递、会议等方式进行信息传递。（二）传递要求1.明确信息传递的责任人，确保信息传递的及时性和准确性。2.对于重要信息的传递，应采用加密或安全的传递方式，确保信息安全。3.在信息传递过程中，应注明信息的来源、目的和传递时间，以便于跟踪和查询。4.接收信息的部门或人员应及时对信息进行确认和处理，如有疑问或需要反馈的信息，应及时与传递方沟通。（三）传递流程1.信息产生部门或人员将信息整理后，按照规定的传递方式发送给接收方。2.接收方收到信息后，应及时进行签收和登记，并对信息进行审核和处理。3.如接收方发现信息存在问题或不符合要求，应及时与传递方联系，要求重新传递或进行补充说明。八、信息安全管理（一）安全策略制定1.信息管理部门制定信息安全策略，明确信息安全目标、原则和措施。2.信息安全策略应包括访问控制、数据加密、用户认证、安全审计等方面的内容。3.定期对信息安全策略进行评估和更新，确保其有效性和适应性。（二）安全防护措施1.安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对信息系统进行安全配置，设置用户权限，限制非法访问。3.对重要信息进行加密存储和传输，确保信息在传输过程中的保密性。4.定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全的位置，以便在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）安全审计与监控1.建立信息安全审计机制，对信息系统的操作日志、访问记录等进行审计和分析，及时发现安全问题。2.利用安全监控工具对信息系统的运行状态进行实时监控，及时发现异常情况并进行处理。3.定期开展信息安全检查和评估，发现安全隐患及时整改。（四）应急处理1.制定信息安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对信息安全事件的能力。3.发生信息安全事件时，应立即启动应急预案，采取措施进行应急处理，防止事件扩大，并及时向上级报告。九、信息保密管理（一）保密制度建立1.制定信息保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。2.保密制度应涵盖单位机密、商业秘密和个人隐私信息等方面的内容。3.对涉及保密信息的部门和人员进行保密培训，提高保密意识。（二）保密措施实施1.对保密信息进行标识，明确保密等级和保密期限。2.限制保密信息的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。3.在信息存储、传输和使用过程中，采取加密、隔离等保密措施。4.对涉及保密信息的设备、场所等进行严格管理，防止信息泄露。（三）保密监督与检查1.信息管理部门定期对保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。3.加强对保密信息的动态管理，根据工作需要及时调整保密范围和保密措施。十、信息销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无留存价值的信息。2.因业务调整、机构变更等原因不再需要的信息。3.涉及违法违规或机密泄露等问题的信息。（二）销毁方式1.电子信息的销毁：采用数据擦除、格式化、物理损坏等方式进行销毁，确保数据无法恢复。2.纸质信息的销毁：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保纸质文件无法再使用。（三）销毁流程1.信息管理部门对需要销毁的信息进行清理和登记，填写信息销毁申请表。2.信息销毁申请表经部门负责人审核、分管领导批准后，交由信息管理部门组织实施销毁。3.在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销