大型电力集团公司的档案制度

大型电力集团公司的档案制度一、总则1.目的为加强大型电力集团公司（以下简称"集团公司"）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各单位。3.档案定义本制度所称档案，是指集团公司在各项活动中直接形成的，对国家、社会和公司具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质、电子、声像等载体的文件材料。二、档案管理体制与职责1.管理体制集团公司实行统一领导、分级管理的档案管理体制。集团公司档案工作由办公厅负责归口管理，各单位档案工作接受集团公司办公厅的业务指导和监督。2.职责分工办公厅职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定集团公司档案管理制度并组织实施。负责集团公司总部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导、监督和检查所属各单位的档案工作，组织档案业务培训和经验交流。组织开展档案信息化建设，推进档案资源共享。所属单位职责贯彻执行集团公司档案管理制度，建立健全本单位档案管理工作机制。负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。定期向集团公司办公厅报送档案工作情况和统计报表。配合集团公司办公厅开展档案业务培训和经验交流等活动。三、档案收集与整理1.收集范围集团公司总部及所属各单位在生产、经营、管理、科研、基建等活动中形成的各类文件材料，包括但不限于：上级机关下发的与本单位有关的文件、指示、通知等。本单位形成的各类会议文件、决议、决定、工作计划、总结、报告等。生产技术文件，如设计图纸、技术标准、操作规程、试验报告等。经营管理文件，如合同协议、财务报表、市场营销资料等。科研项目文件，如项目申报书、研究报告、成果鉴定材料等。基建项目文件，如可行性研究报告、初步设计文件、施工图、竣工验收文件等。人事档案，包括员工的履历、考核、任免、奖惩等材料。声像档案，如照片、录音、录像等反映公司重要活动和事件的资料。电子文件，包括办公自动化系统、业务应用系统等产生的电子文档。集团公司所属单位应按照国家和集团公司有关规定，及时收集整理本单位在改制、重组、产权变动等过程中形成的档案，并向集团公司办公厅移交。2.收集要求各部门和人员应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料移交档案部门，不得据为己有或拒绝归档。归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清楚，签署完备，格式规范。电子文件应符合国家有关标准和规范，确保其真实性、完整性和可读性。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。纸质文件应进行分类、编号、编目、装订等工作；电子文件应进行分类、命名、著录等，并与纸质文件建立关联。声像档案应进行分类、编号、编目，并配以文字说明，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息。四、档案保管1.保管场所集团公司总部及所属各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。2.保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映集团公司主要职能活动和历史面貌的，对集团公司和国家具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：凡是反映集团公司一般工作活动，在较长时间内对集团公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。短期保管的档案：凡是反映集团公司一般性工作活动，在较短时间内对集团公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。3.档案整理与上架按照整理要求对档案进行进一步的细化整理，编制档案目录，建立档案检索体系。将整理好的档案按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。4.档案安全管理建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的日常维护和管理。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。严格执行档案借阅、利用制度，确保档案在借阅、利用过程中的安全。加强对档案信息安全的管理，采取必要的技术措施，防止档案信息泄露。五、档案鉴定与销毁1.鉴定组织与标准集团公司成立档案鉴定工作领导小组，负责组织档案鉴定工作。档案鉴定应根据国家有关规定和集团公司档案保管期限划分标准，结合档案的实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，确定档案的保管期限和价值。2.鉴定程序各单位档案部门定期对保管期满的档案进行初步鉴定，提出存毁意见，填写档案鉴定表。档案鉴定工作领导小组对档案部门提出的存毁意见进行审核，形成鉴定报告。对确无保存价值的档案，经集团公司主管领导批准后进行销毁。3.销毁程序编制档案销毁清册，注明档案的名称、卷号、册数、起止日期、保管期限等内容。档案销毁清册应经档案部门负责人和单位主管领导签字确认。档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和合理使用。2.利用方式提供档案原件查阅、借阅。根据利用者需求，提供档案复印件、摘录等。利用档案信息进行编研，形成专题资料、参考材料等供利用者参考。3.利用手续集团公司总部及所属各单位内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅（借阅）申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案部门办理查阅（借阅）手续。外单位人员查阅、借阅集团公司档案，应持有单位介绍信，经集团公司办公厅负责人批准后，到档案部门办理查阅（借阅）手续。查阅、借阅档案应在档案部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案部门。如需带出档案部门，应另行办理审批手续，并限期归还。查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案部门。七、档案信息化建设1.建设目标建立集团公司统一的档案信息管理系统，实现档案资源的数字化存储、网络化管理和共享利用，提高档案管理工作效率和服务水平。2.建设内容档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立电子档案数据库。档案信息管理系统建设：开发或选用适合集团公司档案管理需求的信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。档案资源共享平台建设：建立档案资源共享平台，实现集团公司内部档案信息的共享和交换。3.数据管理加强对档案数字化数据的质量管理，确保数据的准确性、完整性和规范性。建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。加强对档案信息系统的安全管理，采取防火墙、加密、身份认证等技术措施，保障档案信息安全。八、监督与考核1.监督检查集团公司办公厅定期对所属各单位档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管安全状况、档案利用服务水平等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求被检查单位限期整改。2.考核评价建立档案工作考核评价机制，对所属各单位档案工作进行量化考核评价。考核评价内容包括档案工作组织管理、档案业务建设、档案信息化建设、档案利用服务等方面。考核评价结果作为对各单位年度综合考核评价的重要依据之一。3.奖惩措施对档案