帐款票据管理制度

帐款票据管理制度一、总则1.目的为加强公司帐款票据的管理，规范帐款票据的日常操作流程，确保帐款及时回收，票据安全流转，维护公司的资金安全和正常经营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及帐款收付及票据管理的部门和人员，包括销售部门、采购部门、财务部门等。3.定义帐款：指公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向客户收取的款项，包括应收账款、应收票据等。票据：指在经济活动中使用的各类有价证券，如支票、汇票、本票等。二、帐款管理1.销售合同管理销售部门在与客户签订销售合同前，应仔细审核客户的信用状况，确保客户具备良好的付款能力和信用记录。对于信用状况不佳的客户，应采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。销售合同应明确约定付款方式、付款期限、结算账户等条款，确保帐款回收的及时性和准确性。合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.帐款跟踪与催收财务部门应建立帐款台账，详细记录每笔帐款的发生时间、金额、客户名称、付款期限等信息，并定期与销售部门核对，确保帐款信息的准确性和一致性。销售部门负责帐款的跟踪与催收工作，应在付款期限届满前[X]天，向客户发送催款通知，提醒客户按时付款。对于逾期未付款的客户，应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应的催收措施。催收措施包括电话催收、上门催收、发函催收、法律诉讼等。在采取催收措施时，应注意保留相关证据，如催款通知、沟通记录、客户反馈等，以备后续可能的法律纠纷使用。3.帐款核销客户付款后，财务部门应及时核对收款金额与帐款金额是否一致。如收款金额与帐款金额存在差异，应及时与销售部门沟通，查明原因，并进行相应的调整。帐款核销应遵循"谁经办、谁负责"的原则，由经办人员填写帐款核销申请单，注明核销金额、核销原因等信息，并附上相关的收款凭证。经销售部门负责人、财务部门负责人审核签字后，方可进行帐款核销。财务部门应定期对已核销的帐款进行复查，确保帐款核销的准确性和合规性。如发现已核销的帐款存在问题，应及时进行追溯调整，并追究相关人员的责任。三、票据管理1.票据种类与使用范围公司使用的票据主要包括支票、汇票、本票等。具体使用范围如下：支票：适用于同城范围内的款项结算，分为现金支票和转账支票。现金支票只能用于支取现金，转账支票只能用于转账。汇票：分为银行汇票和商业汇票。银行汇票适用于同城或异地结算，商业汇票适用于同城或异地的商品交易和劳务供应等款项结算。商业汇票又分为商业承兑汇票和银行承兑汇票，商业承兑汇票由付款人承兑，银行承兑汇票由银行承兑。本票：适用于同城范围内的款项结算，分为定额本票和不定额本票。2.票据的购买与保管财务部门指定专人负责票据的购买、保管和发放工作。票据购买人员应根据公司业务需要，定期到银行购买所需票据，并确保票据的真实性和完整性。票据保管人员应设立票据专用保险柜，将购买的票据妥善保管在保险柜内。保险柜钥匙和密码应由保管人员分别保管，不得交由他人代管。财务部门应建立票据登记簿，详细记录票据的购买日期、种类、号码、数量、起讫号码等信息，并定期与实际库存票据进行核对，确保帐实相符。3.票据的开具与使用业务部门在办理相关业务需要开具票据时，应填写票据开具申请单，注明开票日期、付款人名称、收款人名称、金额、用途等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门票据开具人员应根据票据开具申请单的内容，认真核对相关信息，确保票据内容的准确性和完整性。开具票据时，应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用圆珠笔或铅笔填写。票据的金额、日期、收款人名称不得更改，更改的票据无效。票据开具后，应加盖公司财务专用章或发票专用章，并由收款人签收确认。财务部门应将票据的记账联作为记账凭证的附件，妥善保管。4.票据的背书转让与贴现公司因业务需要将票据背书转让给其他单位时，应填写票据背书转让申请单，注明背书日期、被背书人名称、背书金额等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门票据背书转让人员应按照票据背书转让申请单的内容，在票据背面背书栏内依次背书，并加盖公司财务专用章或发票专用章。背书转让的票据，背书应当连续，背书人以背书转让汇票后，即承担保证其后手所持汇票承兑和付款的责任。公司因资金周转需要将票据贴现时，应选择合法合规的金融机构进行贴现，并签订贴现协议。贴现所得款项应及时足额存入公司银行账户，并按照相关规定进行账务处理。5.票据的挂失与止付如发现票据遗失或被盗，应立即向财务部门报告。财务部门应及时向票据的出票银行或承兑银行办理挂失止付手续，并在挂失止付后的[X]日内，依法向人民法院申请公示催告或提起诉讼。在办理挂失止付手续时，应填写挂失止付通知书，注明票据种类、号码、金额、出票日期、付款日期、付款人名称、收款人名称等信息，并加盖公司财务专用章或发票专用章。挂失止付通知书应一式三联，一联留存银行，一联交付款人，一联由公司留存备查。四、帐款票据风险防范1.信用风险评估销售部门应定期对客户的信用状况进行评估，建立客户信用档案，记录客户的基本信息、信用等级、信用额度、付款记录等信息。根据客户的信用状况，合理确定信用额度和付款期限，避免过度授信导致帐款回收风险。财务部门应定期分析帐款账龄结构，对逾期帐款进行重点监控，及时发现潜在的信用风险，并向销售部门反馈，以便采取相应的措施进行防范和化解。2.内部控制建立健全帐款票据管理制度，明确各部门和人员的职责权限，确保帐款票据管理工作的规范有序进行。加强对帐款票据业务流程的控制，实行不相容职务分离制度，如帐款的审批与收款、票据的开具与保管等职务应相互分离，防止舞弊行为的发生。定期对帐款票据管理工作进行内部审计，检查帐款票据管理制度的执行情况，发现问题及时整改，确保帐款票据管理工作的合规性和有效性。3.法律风险防范在帐款催收和票据管理过程中，如涉及法律纠纷，应及时咨询专业律师的意见，依法维护公司的合法权益。对于可能存在法律风险的帐款票据业务，应提前做好证据收集和保全工作，确保在法律诉讼中能够占据有利地位。加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和风险防范意识，避免因员工的不当行为导致公司面临法律风险。五、监督与考核1.监督检查财务部门负责对帐款票据管理工作进行日常监督检查，定期对帐款台账、票据登记簿等进行核对，确保帐款票据信息的准确性和完整性。公司内部审计部门应定期对帐款票据管理工作进行专项审计，检查帐款票据管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核指标建立帐款票据管理工作考核指标体系，对销售部门、财务部门等相关部门和人员的帐款回收情况、票据管理情况等进行考核。考核指标包括帐款回收率、逾期帐款率、票据差错率等。帐款回收率=本期实际收回帐款金额/本期应收回帐款金额×100%逾期帐款率=期末逾期帐款金额/期末应收帐款余额×100%票据差错率=本期票据开具或使用过程中出现差错的次数/本期票据开具或使用的总次数×100%3.奖惩措施根据帐款票据管理工作考核结果，对表现优秀的部门和人员给予奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书等。