xx公司办公用品管理办法

xx公司办公用品管理办法一、总则（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，提高办公用品使用效率，节约办公成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构的办公用品管理。（三）基本原则1.按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。2.成本控制原则：在满足工作需求的前提下，尽量降低办公用品采购成本和使用成本。3.规范管理原则：建立健全办公用品管理制度，规范采购、领用、使用、保管等流程。二、管理职责（一）行政部门职责1.负责制定办公用品年度采购计划，并组织实施采购工作。2.负责办公用品的验收、入库、保管和发放工作。3.定期盘点办公用品库存，及时补充短缺物资。4.对各部门办公用品使用情况进行监督和检查，提出改进建议。（二）财务部门职责1.负责审核办公用品采购预算和费用报销。2.协助行政部门做好办公用品成本核算和控制工作。（三）各部门职责1.负责本部门办公用品需求的统计和申报工作。2.严格按照规定使用办公用品，不得随意浪费和挪用。3.配合行政部门做好办公用品的盘点和清理工作。三、办公用品分类及标准（一）办公文具类1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。2.纸制品：如复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹类：如档案盒、文件袋、资料册等。4.装订用品：如订书机、订书钉、胶水、胶棒等。5.桌面用品：如计算器、电话机、台历、笔筒等。（二）办公设备类1.电脑及周边设备：如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机等。2.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。（三）办公耗材类1.硒鼓、墨盒、碳粉等。2.打印纸、复印纸、传真纸等。（四）其他办公用品1.清洁用品：如拖把、扫帚、抹布、清洁剂等。2.劳保用品：如手套、口罩、安全帽等。（五）办公用品配置标准1.根据员工岗位和工作需求，制定不同岗位的办公用品配置标准，如办公文具的每月用量、办公设备的配备数量等。2.随着公司业务发展和实际情况变化，适时调整办公用品配置标准。四、办公用品采购管理（一）采购计划制定1.行政部门每年年底根据公司下一年度工作计划和各部门办公用品需求预测，编制办公用品年度采购计划。2.采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。3.采购计划经财务部门审核、公司领导审批后实施。（二）采购方式选择1.集中采购：对于通用性强、采购量大的办公用品，采用集中采购方式，由行政部门统一组织采购。2.分散采购：对于特殊规格、少量需求的办公用品，可由各部门自行采购，但需报行政部门备案。3.招标采购：对于金额较大的办公用品采购项目，应按照公司招标管理规定进行招标采购。（三）供应商选择与管理1.行政部门应建立办公用品供应商名录，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.定期对供应商进行评估和考核，如产品质量、交货期、售后服务等，对于不合格的供应商及时淘汰。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、付款方式等。（四）采购流程1.需求部门填写办公用品采购申请表，注明办公用品名称、规格、数量、需求日期等信息，经部门负责人审核后提交行政部门。2.行政部门根据采购申请表和年度采购计划，核实库存情况，如需采购则填写采购订单，选择合适的供应商进行采购。3.供应商按照采购订单要求将货物送达公司，行政部门组织验收。验收合格后办理入库手续，验收不合格的及时与供应商协商退换货。4.财务部门根据采购合同和验收单，审核无误后办理付款手续。五、办公用品库存管理（一）入库管理1.办公用品到货后，行政部门仓库管理人员应及时进行验收，核对办公用品的名称、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。2.验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写入库单，注明办公用品名称、规格、数量、入库日期等信息，并由仓库管理人员和验收人员签字确认。3.入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。（二）保管管理1.仓库应设置专门的办公用品存放区域，按照办公用品的类别、规格、型号等进行分类存放，确保摆放整齐、便于查找。2.仓库应保持通风、干燥、清洁，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保办公用品的质量安全。3.定期对办公用品进行盘点，做到账实相符。盘点时发现账实不符的，应及时查明原因并进行处理。（三）出库管理1.各部门因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明办公用品名称、规格、数量、领用日期等信息，经部门负责人审核后提交行政部门。2.行政部门仓库管理人员根据领用申请表，核实库存情况，如库存充足则办理出库手续，填写出库单，注明办公用品名称、规格、数量、出库日期等信息，并由仓库管理人员和领用人签字确认。3.出库单应一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交领用部门备查。六、办公用品使用管理（一）使用要求1.员工应爱护办公用品，按照正确的方法使用，不得随意损坏或丢弃。2.办公用品应专物专用，不得挪作他用。3.节约使用办公用品，如纸张双面打印、复印，减少不必要的浪费。（二）维修与更换1.办公设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门，行政部门安排专业人员进行维修。2.对于无法维修或维修成本过高的办公设备，行政部门应根据实际情况进行评估，提出更换建议，经公司领导审批后进行更换。3.办公耗材达到使用期限或出现质量问题时，应及时更换，确保办公设备正常运行。七、办公用品费用管理（一）预算管理1.财务部门根据公司年度工作计划和办公用品采购计划，编制办公用品费用预算。2.办公用品费用预算应包括采购费用、库存管理费用、维修费用等各项支出。3.办公用品费用预算经公司领导审批后作为控制办公用品费用的依据。（二）费用报销1.办公用品采购完成后，采购人员应及时整理相关发票、采购订单、验收单等报销凭证，按照公司财务报销制度进行报销。2.财务部门对报销凭证进行审核，审核无误后办理报销手续。3.各部门应严格控制办公用品费用支出，不得超出预算范围。如因特殊情况需要超出预算的，应提前申请并说明原因，经公司领导审批后方可报销。八、监督与检查（一）行政部门定期对各部门办公用品使用情