某公司数字化管理ERP运行管理制度

某公司数字化管理ERP运行管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司数字化管理ERP系统的运行，确保系统稳定、高效、安全地运行，充分发挥ERP系统在企业管理中的作用，提高公司管理水平和运营效率，实现企业资源的优化配置。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在使用ERP系统进行业务操作和管理过程中的相关行为。3.基本原则（1）合法性原则：ERP系统的运行必须符合国家法律法规和相关政策要求。（2）安全性原则：确保系统数据的安全，防止数据泄露、篡改和丢失，采取有效的安全防护措施。（3）规范性原则：业务操作和数据录入应遵循统一的规范和标准，保证数据的准确性和一致性。（4）高效性原则：充分利用系统功能，提高工作效率，优化业务流程，减少人工干预。二、ERP系统管理职责1.信息部门职责（1）负责ERP系统的安装、配置、维护和升级，确保系统的稳定运行。（2）制定系统备份策略，定期进行数据备份，并妥善保管备份数据。（3）监控系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况，保障系统的正常使用。（4）对系统用户进行权限管理，根据岗位职责分配相应的系统操作权限。（5）负责与ERP系统供应商的沟通协调，及时获取系统更新和技术支持。2.业务部门职责（1）各业务部门负责本部门相关业务数据的录入、审核和维护，确保数据的准确、完整和及时。（2）严格按照系统操作规范进行业务操作，充分利用系统功能开展工作，及时反馈系统使用过程中发现的问题。（3）配合信息部门进行系统测试、优化和升级工作，提供相关业务需求和建议。3.管理层职责（1）负责审批ERP系统运行相关的重大决策，如系统选型、升级计划等。（2）监督ERP系统在公司的运行情况，协调各部门之间的工作，确保系统有效支持公司业务发展。（3）推动公司员工对ERP系统的认识和应用，营造良好的数字化管理氛围。三、系统操作规范1.用户账号管理（1）员工入职时，由所在部门提交账号申请，信息部门根据岗位职责创建相应的用户账号，并分配初始密码。（2）员工应妥善保管个人账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号异常，应及时通知信息部门进行处理。（3）员工离职时，所在部门应及时通知信息部门，信息部门在系统中注销该员工的账号。2.业务操作流程（1）各业务部门应根据公司实际业务情况，梳理并优化基于ERP系统的业务操作流程，明确各环节的操作要求和责任人。（2）业务人员在进行系统操作前，应熟悉相关业务流程和系统功能，按照规定的操作步骤进行操作。（3）对于关键业务操作，如涉及资金、物资等重要数据的变更，必须进行严格的审核，确保操作的准确性和合规性。3.数据录入与维护（1）数据录入人员应确保录入数据的真实性、准确性和完整性，不得随意编造或修改数据。（2）对于系统自动生成的数据，如财务凭证、库存数量等，相关人员应及时核对，确保数据与实际业务一致。（3）定期对系统数据进行清理和维护，删除无效或过期的数据，保证数据的时效性和有效性。4.系统查询与报表输出（1）员工可根据工作需要，在授权范围内查询系统数据。查询结果应妥善保存，以备后续工作参考。（2）如需输出系统报表，应按照规定的格式和要求进行操作，确保报表数据的准确无误。对于重要报表，应进行审核和审批后再行使用。四、系统安全管理1.网络安全（1）公司内部网络与外部网络进行物理隔离，防止外部非法网络访问。（2）安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，对网络流量进行监控和过滤，防范网络攻击和恶意软件入侵。（3）定期更新网络安全设备的规则库和病毒库，确保系统的安全性。2.数据安全（1）采用加密技术对重要数据进行加密存储和传输，确保数据在传输过程中的安全性。（2）建立完善的数据备份机制，定期将系统数据备份到磁带、光盘或其他存储介质上，并异地存放。备份数据应进行定期检查和恢复测试，确保数据的可用性。（3）严格控制数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。对涉及敏感信息的数据访问进行审计和记录。3.系统安全审计（1）信息部门定期对ERP系统的操作日志进行审计，检查系统操作的合规性和安全性。（2）对发现的异常操作和安全事件进行及时调查和处理，并记录处理结果。（3）根据系统安全审计结果，总结经验教训，不断完善系统安全管理制度和措施。五、系统培训与支持1.系统培训（1）信息部门负责制定ERP系统培训计划，根据员工岗位需求和系统功能特点，定期组织系统培训。（2）培训内容包括系统操作流程、功能应用、数据录入与查询等方面，确保员工能够熟练使用ERP系统开展工作。（3）鼓励员工积极参加系统培训，对培训表现优秀的员工给予适当奖励。2.在线支持（1）建立ERP系统在线支持平台，员工在系统使用过程中遇到问题可通过该平台提交问题反馈。（2）信息部门安排专人负责在线支持平台的问题解答和处理，及时回复员工的问题反馈，确保问题得到及时解决。3.现场支持对于复杂的系统问题或需要现场指导的情况，信息部门应及时安排技术人员到现场进行支持，协助业务人员解决问题。六、系统故障处理1.故障报告（1）当发现ERP系统出现故障或异常情况时，业务人员应立即停止相关操作，并及时向信息部门报告故障情况。（2）故障报告应包括故障发生的时间、地点、现象、影响范围等详细信息，以便信息部门快速定位和处理故障。2.故障处理流程（1）信息部门接到故障报告后，应立即启动故障处理流程，组织技术人员对故障进行诊断和排除。（2）对于一般性故障，技术人员应在规定时间内完成修复，并进行测试，确保系统恢复正常运行。（3）对于较为复杂的故障，信息部门应及时与ERP系统供应商沟通协调，寻求技术支持，共同制定解决方案，尽快恢复系统运行。3.故障记录与总结（1）每次系统故障处理完毕后，信息部门应详细记录故障发生的原因、处理过程和结果，形成故障报告。（2）定期对系统故障报告进行分析总结，找出故障发生的规律和趋势，采取相应的预防措施，避免类似故障的再次发生。七、系统升级与优化1.升级计划制定（1）信息部门应根据ERP系统供应商提供的系统升级信息和公司业务发展需求，制定系统升级计划。（2）系统升级计划应包括升级的目标、内容、时间安排、风险评估及应对措施等，确保升级工作的顺利进行。2.升级测试（1）在系统升级前，信息部门应组织相关人员对升级后的系统进行全面测试，包括功能测试、性能测试、兼容性测试等。（2）测试过程中应模拟实际业务场景，确保升级后的系统能够满足公司业务需求，且不会对现有业务造成影响。（3）对测试过程中发现的问题及时反馈给ERP系统供应商进行修复，待问题解决后再次进行测试，直至系统通过测试。3.升级实施与验收（1）在完成升级测试后，按照升级计划进行系统升级实施工作。升级过程中应密切关注系统运行状态，及时处理可能出现的问题。（2）系统升级完成后，由信息部门组织相关业务部门进行验收。验收内容包括系统功能是否正常、数据是否完整准确、性能是否满足要求等。（3）验收合格后，正式启用升级后的系统，并做好相关的文档记录和培训工作，确保员工能够熟练使用新系统。4.系统优化（1）信息部门定期收集业务部门对ERP系统的使用反馈和优化建议，对系统进行评估和分析。（2）根据评估结果，制定系统优化方案，对系统功能、业务流程、数据结构等进行优化调整，以提高系统的运行效率和用户体验。（3）系统优化工作应在不影响公司正常业务的前提下进行，优化完成后进行测试和验证，确保达到预期效果。八、考核与奖惩1.考核指标（1）系统操作规范性：考核员工是否按照系统操作规范进行业务操作，数据录入的准确性和完整性。（2）系统应用效果：考核各业务部门通过ERP系统开展业务工作的效率和质量提升情况。（3）系统安全管理：考核信息部门对系统安全管理措施的执行情况，是否发生系统安全事故。（4）培训与支持满意度：考核员工对ERP系统培训和支持工作的满意度。2.奖励措施（1）对于在ERP系统应用过程中表现优秀的员工，如系统操作熟练、能够提出创新性的应用建议并取得良好效果等，给予表彰和奖励。（2）对积极配合信息部门进行系统测试、优化和升级工作，提供有价值意见和建议的业务部门，给予一定的奖励。3.惩罚措施