公司档案管理规定

公司档案管理规定一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的档案管理工作。3.定义本规定所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等资料。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、存储和保管。负责档案的收集、鉴定、销毁、统计等工作。组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。指导和监督公司所属各部门、分公司、子公司的档案管理工作。2.各部门档案管理职责负责本部门档案的收集、整理、分类、保管和移交工作。确定本部门兼职档案员，负责本部门日常档案管理工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。按照规定及时向公司档案管理部门移交应归档的档案。三、档案的形成与收集1.档案形成要求公司各部门在各项活动中应及时形成真实、准确、完整的文件材料，并按照档案管理的要求进行整理和归档。文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹应清晰、工整，签字盖章手续齐全。电子文件应采用通用格式，确保其真实性、完整性和可读性，并进行有效的备份存储。2.档案收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件，包括营业执照、公司章程、董事会决议、验资报告等。公司生产、经营、管理活动中形成的文件，如合同协议、业务报表、财务账目、工作计划、总结等。公司科研、技术开发活动中形成的文件，如科研项目申报书、研究报告、技术方案、专利文件等。公司会议活动中形成的文件，如会议通知、议程、纪要、决议等。公司人事管理活动中形成的文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核材料等。公司行政管理活动中形成的文件，如行政公文、规章制度、办公文件、印章使用记录等。公司固定资产管理活动中形成的文件，如固定资产购置合同、清单、卡片、维修记录等。公司对外宣传、公关活动中形成的文件，如宣传资料、新闻报道、广告策划等。其他具有保存价值的文件材料。3.档案收集程序各部门兼职档案员应定期对本部门形成的文件材料进行收集、整理，并于每年[具体时间]前将上一年度的档案移交公司档案管理部门。对于重大活动、重要项目形成的档案，承办部门应在活动结束或项目完成后[规定时间]内及时整理归档，并向公司档案管理部门移交。公司档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。四、档案的整理与分类1.档案整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于整理和检索，提高档案管理的效率。2.档案分类方法公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）：按照公司内部机构设置或业务性质进行分类，如综合管理类、市场营销类、财务管理类、技术研发类等。保管期限：根据档案的保存价值确定保管期限，分为永久、长期（[具体年限]年）、短期（[具体年限]年）。3.档案整理要求纸质档案应进行分类装订，编制页码，填写卷内目录和备考表，并按照分类顺序排列上架。电子档案应按照分类要求进行命名和存储，建立清晰的目录结构，并确保电子文件与纸质文件内容一致。声像档案应按照内容和时间顺序进行整理，标注相关信息，并与纸质档案或电子档案建立关联。五、档案的编号与编目1.档案编号公司档案编号采用"年度+机构代码+保管期限代码+顺序号"的结构。年度：用四位阿拉伯数字表示，如"2023"。机构代码：根据公司内部机构设置，采用两位或三位字母或数字表示，如"ZH"（综合管理部）、"SC"（市场营销部）等。保管期限代码：永久用"Y"表示，长期用"C"表示，短期用"D"表示。顺序号：按照档案整理顺序依次编写，用三位阿拉伯数字表示，如"001"。示例：2023ZHY001，表示综合管理部2023年度永久保存的第1份档案。2.档案编目档案编目是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，包括编制卷内目录、全引目录、档案检索工具等。卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目。全引目录应将卷内目录和卷内备考表合并编制，以反映档案的全貌。档案检索工具应根据实际需要编制，如卡片式目录、机读目录等，方便档案的查找和利用。六、档案的存储与保管1.档案存储场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，相对湿度控制在[适宜湿度范围]。2.档案存储方式纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照分类顺序排列上架，并进行标识。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。声像档案应采用适当的存储介质进行保存，如光盘、磁带等，并注明相关信息。3.档案保管期限公司档案保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。具体保管期限如下：永久保存：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、重大合同协议、财务报表等。长期保存：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如一般性业务文件、工作计划、总结等，保管期限为[具体年限]年。短期保存：凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，如临时性文件、一般性报表等，保管期限为[具体年限]年。4.档案保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。做好档案的保密工作，防止档案信息泄露。七、档案的利用与借阅1.档案利用原则公司档案利用应遵循"方便利用、严格审批、确保安全"的原则，在确保档案安全的前提下，为公司各项工作提供有效服务。2.档案利用方式查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请内容提供相应的档案，并做好查阅记录。借阅：因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[规定天数]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还时档案管理人员应进行认真核对。3.档案利用审批查阅、借阅涉及公司机密或重要档案的，需经公司分管领导批准。档案利用审批应严格按照规定的程序进行，确保审批意见明确、手续齐全。4.档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用人等情况进行详细记录。档案利用登记记录应妥善保存，以备查阅和统计分析。八、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点的原则，准确判定档案的保存价值。2.档案鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.档案鉴定标准根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，综合判定档案是否仍有保存价值。对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。4.档案销毁程序档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，并确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。九、档案信息化管理1.档案信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.档案信息化管理要求公司应按照档案信息化建设的要求，配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等硬件设施。档案管理部门应负责档案信息化系统的建设、维护和管理，确保系统的安全稳定运行。对纸质档案应进行数字化扫描，扫描图像应清晰、完整，并与电子档案进行挂接。电子档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、存储和管理，建立健全电子档案的元数据管理和安全保密制度。3.档案信息化安全管理加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。定期对档案信息化系统进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，并进行异地存储。建立档案信息化安全审计机制，对系统操作、数据访问等情况进行实时监控和审计，及时发现和处理安全问题。十、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方