职业卫生档案管理规定

职业卫生档案管理规定一、总则1.目的为加强公司职业卫生档案管理，有效预防、控制和消除职业病危害，保障员工的职业健康权益，根据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司及所属各部门职业卫生档案的管理。3.定义职业卫生档案是指公司在职业卫生管理活动中形成的，能够准确、完整反映公司职业卫生工作全过程的文件、资料、记录、数据等材料的总和。二、管理职责1.公司职业卫生管理部门职责负责制定和完善职业卫生档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门职业卫生档案的收集、整理、归档工作。负责审核职业卫生档案的内容，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。建立公司职业卫生档案总目录，定期对档案进行检查、维护和更新。按照法律法规要求，向有关部门报送职业卫生档案相关资料。2.各部门职责负责本部门职业卫生档案的收集、整理、归档工作，并指定专人负责档案管理。确保本部门职业卫生档案资料的及时、准确、完整，按照规定的时间和要求将档案移交公司职业卫生管理部门。配合公司职业卫生管理部门开展职业卫生档案的审核、检查等工作。三、档案内容1.职业卫生管理文件国家和地方有关职业卫生的法律法规、规章、标准、规范性文件等。公司制定的职业卫生管理制度、操作规程、应急预案等。2.职业病危害项目申报材料职业病危害项目申报表。公司基本情况、工作场所职业病危害因素种类、分布情况以及接触人数等资料。3.职业病危害因素检测与评价资料定期委托有资质的职业卫生技术服务机构进行职业病危害因素检测的报告。职业病危害现状评价报告。4.职业健康监护档案员工职业健康检查表，包括上岗前、在岗期间、离岗时的职业健康检查报告。职业健康监护档案登记表，记录员工基本信息、职业史、职业病危害接触史、历次职业健康检查结果等。员工职业健康检查异常情况的复查记录及处理结果。5.防护用品管理档案防护用品采购计划、采购合同、验收记录等。防护用品发放记录，包括员工姓名、工种、防护用品名称、型号、发放时间等。防护用品定期检查、维护、更换记录。6.职业卫生培训档案职业卫生培训计划。培训教材、教案、课件等。培训签到表、培训记录、考核试卷及成绩等。7.职业卫生宣传资料职业卫生宣传海报、宣传册、宣传单页等。职业卫生知识讲座、培训活动的照片、视频等资料。8.职业卫生设施档案职业卫生防护设施设计资料、图纸。职业卫生防护设施采购合同、验收报告。职业卫生防护设施运行、维护、检修记录。9.职业卫生事故档案职业卫生事故报告（包括事故发生时间、地点、经过、原因、危害程度等）。事故调查处理报告（包括事故调查组成员、调查过程、事故原因分析、处理措施等）。事故整改措施及落实情况记录。四、档案建立与归档1.档案建立各部门应按照本规定的要求，及时收集、整理本部门职业卫生相关资料，建立职业卫生档案。职业卫生档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理，确保档案资料的一致性和可追溯性。2.归档要求归档的文件资料应齐全、完整、真实、有效，字迹清晰，签字盖章手续完备。档案资料应按照分类标准进行分类整理，编制目录，便于查找和使用。电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。各部门应在每年年底前将本年度职业卫生档案移交公司职业卫生管理部门统一归档。五、档案保管与借阅1.档案保管公司职业卫生管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.档案借阅因工作需要借阅职业卫生档案的，应填写《职业卫生档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经部门负责人和公司职业卫生管理部门负责人批准后，方可借阅。档案借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，不得擅自将档案带出公司。档案借阅期限一般不超过[具体期限]天，如需延期借阅，应办理续借手续。档案借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案内容和数量，确认无误后办理归还手续。六、档案更新与销毁1.档案更新职业卫生档案应根据公司职业卫生管理工作的实际情况及时进行更新，确保档案资料的时效性和准确性。当职业卫生管理相关法律法规、标准、制度等发生变化时，应及时对档案中的相应内容进行修订。当公司职业卫生管理工作有新的开展、新的记录产生时，应及时补充到档案中。2.档案销毁对于已超过保管期限或失去保存价值的职业卫生档案，应按照公司档案销毁管理制度进行销毁。档案销毁前，应编制《职业卫生档案销毁清单》，注明档案名称、数量、销毁原因等，经公司职业卫生管理部门负责人和公司分管领导批准后，方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。七、监督与考核1.监督检查公司职业卫生管理部门应定期对各部门职业卫生档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的建立、归档、保管、借阅、更新、销毁等情况。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.考核评价将各部门职业卫生档案管理工作纳入公司职业卫生管理考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励