丕业经贸器械制度

丕业经贸器械制度一、总则1.目的为加强丕业经贸器械的管理，确保器械的正常使用、维护与安全，保障业务的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于丕业经贸所拥有的各类器械，包括但不限于办公设备、业务操作器械、运输工具等。3.职责分工行政部门：负责器械的采购、验收、登记、调配、报废等综合管理工作。使用部门：负责本部门器械的日常使用、保管、维护等工作，并配合行政部门进行相关管理。财务部门：负责器械采购资金的预算安排、费用核算及报销审核等工作。二、器械采购管理1.采购计划各使用部门根据业务需求和器械使用状况，提前[X]个月向行政部门提交器械采购申请计划，详细说明采购器械的名称、规格、数量、用途等。行政部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况、预算安排等因素进行审核与调整，形成年度器械采购总计划。2.供应商选择行政部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商数据库。根据采购器械的性质和要求，从供应商数据库中筛选出若干家符合条件的供应商进行询价。询价内容包括产品价格、质量标准、售后服务等。组织相关人员对询价供应商进行实地考察或资质审核，评估其生产能力、信誉状况、产品质量等，选择综合条件最优的供应商作为合作对象。3.采购合同签订与选定的供应商就采购器械的具体条款进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。采购合同应明确器械的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，行政部门应及时将合同副本分发给财务部门、使用部门等相关部门，以便各方做好相应准备工作。4.采购执行与验收行政部门按照采购合同要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保器械按时、按质、按量交付。器械到货前，通知使用部门和质量检验人员做好验收准备。到货时，由行政部门、使用部门和质量检验人员共同对器械进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、外观、质量证明文件等。如验收合格，填写验收报告并签字确认；如发现问题，及时与供应商沟通协商解决，直至验收合格为止。三、器械登记管理1.建立台账行政部门对每台器械建立详细的登记台账，记录器械的基本信息（包括名称、规格、型号、购置日期、购置价格、生产厂家等）、使用部门、存放地点、维护保养记录、维修记录、报废情况等内容。2.信息更新当器械的基本信息发生变更（如更换使用部门、存放地点变动等）时，使用部门应及时通知行政部门，行政部门在台账中进行相应更新。器械的维护保养、维修、报废等情况发生后，相关责任人应及时在台账中记录详细信息，确保台账信息的准确性和及时性。四、器械使用管理1.使用培训新采购的器械到货后，行政部门组织相关技术人员或供应商对使用部门的操作人员进行培训，使其熟悉器械的性能、操作方法、安全注意事项等。定期开展器械使用技能培训和知识更新培训，提高操作人员的业务水平和操作技能。2.操作规范使用部门应制定器械操作规程，并要求操作人员严格按照操作规程进行操作。操作规程应张贴在器械使用现场，便于操作人员随时查阅。操作人员在使用器械前，应检查器械的运行状况是否良好，确保无安全隐患后方可使用。使用过程中，应密切关注器械的运行状态，如发现异常情况应立即停机并报告相关负责人。3.使用记录操作人员应如实记录器械的使用时间、使用时长、使用内容等信息，使用记录应妥善保存，以备查阅和统计分析。五、器械维护管理1.维护计划行政部门根据器械的使用说明书、性能特点及使用频率等因素，制定年度器械维护保养计划。维护保养计划应明确维护保养的内容、时间间隔、责任人等。对于重要或关键的器械，可制定专项维护保养计划，确保器械始终处于良好的运行状态。2.日常维护使用部门负责器械的日常维护工作，包括清洁、润滑、紧固、检查等。操作人员在每次使用器械后，应进行简单的清洁和检查，发现问题及时处理或报告。定期对器械进行全面的维护保养，按照维护保养计划的要求进行各项维护工作，并做好维护记录。3.故障维修当器械出现故障时，使用部门应及时填写故障报告，说明故障现象、发生时间、可能原因等，并提交给行政部门。行政部门接到故障报告后，组织维修人员进行故障诊断和维修。对于一般性故障，维修人员应在规定时间内修复；对于复杂故障或需更换零部件的情况，应及时联系供应商或专业维修机构进行维修，并跟踪维修进度。维修完成后，维修人员应填写维修记录，详细记录故障原因、维修过程、更换零部件等信息，并由使用部门验收确认。六、器械存放管理1.存放环境要求根据器械的性能特点和保管要求，设置合适的存放环境。如对于精密仪器设备，应存放在温度、湿度适宜、防尘、防潮、防静电的房间内；对于易燃易爆器械，应存放在专门的危险物品仓库，并按照相关规定进行管理。2.分类存放按照器械的类别、型号、规格等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。同类器械应集中存放，不同类器械之间应保持一定的安全距离。3.库存盘点定期对器械库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[X]个月，盘点工作由行政部门组织，使用部门配合。盘点结束后，编制盘点报告，对盘点结果进行分析总结。如发现账实不符的情况，应及时查明原因并进行处理。七、器械报废管理1.报废条件器械已超过规定的使用年限，且无法正常使用或维修成本过高。因技术进步、业务调整等原因，器械已不再适用且无转让价值。器械存在严重质量问题，经维修后仍无法满足使用要求。2.报废申请使用部门发现器械符合报废条件时，填写器械报废申请单，详细说明器械的名称、规格、型号、购置日期、报废原因等，并提交给行政部门。3.报废鉴定行政部门接到报废申请单后，组织相关技术人员或专家对拟报废器械进行鉴定，确认是否符合报废条件。如鉴定通过，在申请单上签署意见。4.报废审批经鉴定同意报废的器械，报公司领导审批。审批通过后，方可进行报废处理。5.报废处理对于有回收价值的报废器械，行政部门联系专业的回收公司进行回收处理，并做好回收记录。对于无回收价值的报废器械，按照环保要求进行妥善处理，如报废电子设备应按照相关规定进行拆解、销毁等，防止对环境造成污染。八、监督与检查1.定期检查行政部门定期对器械的管理情况进行检查，检查内容包括采购管理、登记管理、使用管理、维护管理、存放管理、报废管理等方面。检查周期为[X]季度。2.专项检查针对特定的器械或管理环节，适时开展专项检查。如在重要业务活动前，对相关器械进行专项检