某五星级酒店印章管理制度

某五星级酒店印章管理制度一、总则1.目的为加强酒店印章管理，维护酒店的合法权益，保障酒店各项业务的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店总部及各部门、各分支机构使用的各类印章，包括但不限于行政公章、财务专用章、合同专用章、业务专用章等。3.印章管理原则印章管理遵循"严格审批、规范使用、安全保管、定期检查"的原则，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性。二、印章的种类及用途1.行政公章用于以酒店名义发布的各类公文、函件、证明、介绍信等，代表酒店的正式意志。2.财务专用章用于酒店财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。3.合同专用章用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。4.业务专用章用于酒店各业务部门在特定业务范围内使用的印章，如预订专用章、收银专用章等，具体用途根据各部门业务需求确定。三、印章的刻制与启用1.印章刻制酒店各部门因工作需要刻制印章，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核后报总经理审批。经批准后，由酒店行政部门统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。2.印章启用新刻制的印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并附印章印模。《印章启用申请表》经总经理审批后，由行政部门负责通知相关部门和人员印章正式启用，并将启用情况记录在《印章管理台账》中。四、印章的保管1.保管原则实行专人保管制度，每枚印章必须指定一名责任心强、政治素质高的人员作为保管人。印章保管人应妥善保管印章，不得随意将印章交予他人使用，确保印章安全。2.保管地点行政公章、财务专用章、合同专用章等重要印章应存放于酒店专门设置的保险柜中，保险柜钥匙由保管人妥善保管，密码由保管人及行政部门负责人掌握。业务专用章可根据实际情况存放在部门指定的安全地点，但必须确保印章安全。3.保管人职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。严格按照本制度规定的印章使用流程和审批权限使用印章，对每一次印章使用进行详细登记。定期检查印章的使用情况，发现异常及时向行政部门报告，并配合调查处理。如因工作调动或其他原因不再担任印章保管人，应及时办理印章交接手续。五、印章的使用1.使用流程申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核签字。审批：根据用印事项的性质和审批权限，分别报相关领导审批。一般事项由部门分管领导审批，重要事项需报总经理审批。登记：印章保管人在印章使用前，应在《印章使用登记簿》上详细记录用印时间、用印部门、用印事由、批准人、用印文件名称及份数等信息，并要求申请人签字确认。用印：印章保管人在确认审批手续齐全后，方可使用印章。用印时应确保印章清晰、端正，与用印文件内容一致。存档：用印完毕后，印章保管人应将《印章使用申请表》、用印文件等相关资料整理归档，以备查阅。2.使用审批权限行政公章：以酒店名义发布的各类公文、重要函件、证明、介绍信等，须经总经理审批。一般性文件、通知等，由部门分管领导审批。财务专用章：涉及资金收付、财务结算等重要财务业务的文件，须经财务总监审批。日常财务票据开具等一般性业务，由财务部门负责人审批。合同专用章：签订标的金额较大或涉及重要事项的经济合同，须经总经理审批。标的金额较小的经济合同，由部门分管领导审批。业务专用章：各业务部门使用业务专用章，须经部门负责人审批。涉及重要业务或金额较大的业务事项，还需报分管领导审批。3.禁止使用情况未经审批的文件、材料不得使用印章。空白纸张、空白介绍信等不得加盖印章。与酒店业务无关的文件、材料不得使用酒店印章。六、印章的停用与销毁1.印章停用因机构变动、业务调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并经总经理审批。行政部门负责通知相关部门和人员印章停用，并将停用情况记录在《印章管理台账》中。2.印章销毁停用的印章由行政部门统一保管，定期进行清理。对于已无使用价值的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用日期、销毁原因等信息，并附印章印模。《印章销毁申请表》经总经理审批后，由行政部门会同财务部门、审计部门等相关人员共同对印章进行销毁，并在《印章销毁记录》上签字确认。印章销毁记录应妥善保存，以备查阅。七、印章管理的监督与检查1.定期检查行政部门应定期对印章的保管、使用情况进行检查，确保印章管理符合本制度规定。检查内容包括印章存放是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。2.不定期抽查酒店管理层可根据工作需要，对印章管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，酒店将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。因违规使用印章给酒店造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则1.本制度由酒店行政部门负责解释和修订。2.本制度自发布之日起施行。附件：1.《印章刻制申请表》2.《印章启用申请表