哈肇内业档案管理办法定稿

哈肇内业档案管理办法定稿一、总则1.目的为加强哈肇项目内业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运营及后续维护提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于哈肇项目建设过程中形成的各类文件、资料、图纸等档案的管理，包括项目前期、设计、施工、监理、竣工验收等各个阶段。3.管理原则遵循集中统一管理、分类科学、流程规范、安全保密的原则，确保档案管理工作与项目建设同步进行，实现档案资源的优化配置和高效利用。二、档案管理职责1.项目档案管理领导小组成立由项目负责人任组长，各参建单位负责人为成员的项目档案管理领导小组，负责统筹协调项目档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，监督检查档案管理工作的执行情况。2.档案管理部门职责负责制定和完善项目档案管理制度，并组织实施。指导、监督各参建单位的档案管理工作，对档案工作进行定期检查和考核。集中统一管理项目各类档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。负责档案信息化建设，建立项目档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。3.参建单位档案管理职责各参建单位应明确本单位档案管理机构和人员，负责本单位形成档案的收集、整理、归档等工作，并接受项目档案管理部门的指导和监督。按照项目档案管理要求，制定本单位档案管理制度，确保档案工作与项目建设同步进行。负责向项目档案管理部门移交本单位在项目建设过程中形成的应归档文件材料。三、档案分类与编号1.档案分类项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计文件：初步设计、施工图设计等各类设计图纸、文件。施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程变更文件、施工记录、试验检测报告等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告等。竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。其他文件：与项目建设相关的会议纪要、来往信函、合同协议等。2.编号规则采用分类编号法，按照档案类别设置一级编号，每类档案再根据形成时间、内容等因素进行二级编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。四、档案收集与整理1.收集要求各参建单位应明确档案收集范围，按照规定及时收集本单位在项目建设过程中形成的各类文件材料。对重要会议、重大活动形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理。收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。2.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。分类科学，便于保管和利用。按照档案整理标准，对文件材料进行分类、装订、编目等工作。3.整理方法项目前期文件：按照文件形成时间顺序排列，编目成册。设计文件：按专业、阶段分类整理，图纸折叠成A4规格，图签外露。施工文件：按单位工程、分部工程、分项工程顺序整理，同一分项工程的文件材料集中排列。监理文件：按监理工作阶段和内容分类整理。竣工验收文件：按验收文件类别整理成册。其他文件：按文件性质和内容分类整理。五、档案归档1.归档时间项目前期文件在项目立项后及时归档。设计文件在设计完成并经审查后归档。施工文件随工程进度同步归档，分部工程完工后及时整理归档，单位工程竣工后一个月内完成全部归档工作。监理文件按监理工作阶段及时归档。竣工验收文件在项目竣工验收后三个月内归档。2.归档程序各参建单位整理好的档案，经本单位档案管理部门审核后，向项目档案管理部门移交。项目档案管理部门对接收的档案进行检查、核对，符合要求的予以接收归档，并办理交接手续。3.归档份数重要档案应一式两份，一份由项目档案管理部门保管，一份由项目建设单位或相关部门留存。其他档案根据实际需要确定归档份数。六、档案保管1.保管场所设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.保管方式档案应分类存放，上架排列，标识清晰。采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。3.档案清点与统计定期对档案进行清点，核对档案数量、完整性等情况，建立档案统计台账，及时掌握档案的动态变化。七、档案利用1.利用原则遵循保密、规范、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为项目建设、运营及相关工作提供及时、有效的档案信息服务。2.利用方式查阅利用：因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。借阅利用：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经项目负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。3.利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等，以便跟踪和统计档案利用情况。八、档案保密与安全1.保密制度建立档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。对档案查阅、借阅等环节进行严格管理，限制知悉范围，防止档案信息泄露。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得私自传播档案内容。2.安全措施加强档案库房的安全管理，安装必要的安全防护设施，如防火、防盗报警装置等。定期对档案库房进行安全检查，及时消除安全隐患。对档案信息化系统采取安全防护措施，防止网络攻击和数据丢失。九、档案信息化建设1.建设目标建立项目档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化流程档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用要求。图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，确保图像清晰、完整。数据录入：将档案目录信息和图像数据录入档案管理信息系统，建立准确的数据库。挂接存储：将图像数据与目录信息进行挂接，存储在档案服务器上。3.系统功能档案录入与管理：实现档案的在线录入、修改、删除等操作，对档案的基本信息、分类、编号等进行管理。检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，快速准确地查找所需档案。借阅管理：办理档案借阅手续，记录借阅情况，设置借阅期限和提醒功能。统计分析：对档案的数量、利用情况等进行统计分析，生成各类报表。安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密。十、档案鉴定与销毁1.鉴定工作定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作由项目档案管理部门组织，各参建单位相关人员参加，根据档案的重要性、保存价值等因素进行综合评估。2.销毁程序对已超过保管期限且无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经项目档案管理领导小组批准后，由档案管理部门指定专人进行销毁。销毁过程应进行登记，确保档案彻底销毁。十一、监督与考核1.监督检查项目档案管理部门定期对各参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况等。对发现的问题及时下达整改通知书，要求限