广州某公司采购管理制度-hugwlx

广州某公司采购管理制度--hugwlx一、总则1.目的为规范公司采购管理工作，确保采购活动的高效、有序进行，保证所采购物资和服务的质量，控制采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于广州某公司（以下简称"公司"）内所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和过度储备。质量优先原则：确保所采购物资和服务符合公司质量要求，满足生产经营需要。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝收受供应商贿赂等不正当行为。二、采购组织与职责1.采购部门采购部职责负责制定和执行公司采购计划，确保物资和服务按时、按质、按量供应。寻找、筛选、评估和管理供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购成本的控制和分析，提出降低采购成本的建议和措施。收集市场信息，了解行业动态，为公司采购决策提供参考依据。采购人员职责按照采购计划和审批流程，具体负责采购任务的实施，包括询价、比价、议价等。与供应商进行沟通协调，及时掌握物资供应情况，确保采购任务顺利完成。对采购物资和服务进行验收，发现问题及时与供应商协商解决。整理采购相关资料，建立采购档案，妥善保管采购文件和记录。2.需求部门提出采购需求：根据本部门的生产经营需要，及时、准确地向采购部门提出采购申请，明确采购物资和服务的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购评审：协助采购部门对供应商进行评估和选择，参与采购谈判，提供技术支持和质量要求方面的意见。验收采购物资：负责对采购回来的物资进行验收，确保物资符合本部门的使用要求，对验收结果负责。3.其他相关部门财务部负责审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用和支付安全。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和建议。质量管理部参与供应商质量管理体系的评估和审核，对采购物资的质量标准和检验方法提出意见。负责对采购物资进行抽检或检验，确保采购物资符合公司质量要求。三、采购流程1.采购申请需求部门填写采购申请表：需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间、用途等信息，并由部门负责人签字确认。提交采购申请：将填写完整的《采购申请表》提交给采购部门。紧急采购申请应提前说明紧急原因，并经相关领导特批。2.采购审批采购部门初审：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，核实申请的必要性、合理性和合规性。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。相关领导审批：初审通过的采购申请，根据公司的授权审批制度，提交给相应级别的领导进行审批。审批金额较小的采购申请由部门经理审批；审批金额较大的采购申请，需经总经理或其他授权领导审批。领导审批时应重点关注采购的必要性、预算合理性、质量要求等方面。3.采购实施制定采购计划：采购部门根据审批通过的采购申请，结合库存情况，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、供应商选择标准等内容。选择供应商供应商筛选：采购人员通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商库。根据采购物资或服务的特点和要求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商。供应商评估：对筛选出的潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制水平、价格水平、售后服务等方面。可以通过实地考察、问卷调查、样品检验、参考其他客户评价等方式进行评估。确定供应商：根据评估结果，选择综合表现最优的供应商作为合作伙伴。对于重要物资或服务的采购，采购部门应组织相关部门进行集体评审，确定最终供应商。采购谈判：采购人员与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中应充分了解市场行情，运用谈判技巧争取有利的采购条件，确保公司利益最大化。采购谈判应形成书面记录，作为采购合同的附件。签订采购合同：采购谈判达成一致后，采购人员根据谈判结果起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经双方签字盖章后生效。采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给需求部门、财务部等相关部门。4.采购验收到货通知：采购合同签订后，采购人员应及时跟踪供应商的交货情况，确保物资按时到货。物资到货前，采购人员应提前通知需求部门做好验收准备。验收准备：需求部门收到到货通知后，应安排专人负责验收工作。验收人员应熟悉采购物资的规格、型号、质量要求等信息，准备好验收所需的工具和文件，如验收标准、检验报告、质量证明文件等。验收实施：验收人员按照验收标准对采购物资进行逐一验收，检查物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。对于需要进行检验检测的物资，应委托专业机构进行检测。验收过程中发现问题，验收人员应及时与供应商沟通，要求其限期整改或更换物资。验收报告：验收工作完成后，验收人员应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括物资名称、规格、型号、数量、验收结果等内容。验收报告经验收人员签字确认后，提交给需求部门和采购部门。对于验收合格的物资，需求部门应办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。5.采购付款付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。财务审核：财务部收到付款申请后，对申请内容和相关凭证进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和准确性，以及付款金额是否符合合同约定。对于不符合要求的付款申请，财务部应及时与采购部门沟通，要求其补充或修改相关信息。领导审批：审核通过的付款申请，根据公司的授权审批制度，提交给相应级别的领导进行审批。审批金额较小的付款申请由部门经理审批；审批金额较大的付款申请，需经总经理或其他授权领导审批。付款执行：领导审批通过后，财务部按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款过程中应严格遵守财务管理制度，确保付款安全、准确。四、供应商管理1.供应商开发需求分析：根据公司采购需求和战略规划，分析潜在供应商市场，确定供应商开发的目标和方向。信息收集：通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户介绍等，建立供应商信息库。初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商，如无生产资质、信誉不佳等。实地考察：对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产能力、技术水平、售后服务等方面的情况。实地考察可以邀请相关部门人员一同参加，如质量管理部、技术部等。供应商评估：根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制水平、价格水平、售后服务等方面。评估可以采用打分制，设定各项评估指标的权重，计算供应商的综合得分。确定合作供应商：根据评估结果，选择综合得分较高的供应商作为合作供应商，并与其建立合作关系。对于重要物资或服务的供应商，应签订合作协议，明确双方的权利和义务。2.供应商评估与考核定期评估：采购部门每年至少对供应商进行一次全面评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。日常考核：采购人员在日常采购过程中，对供应商的表现进行实时考核，如交货及时性、产品质量稳定性等。对于出现问题的供应商，应及时记录并与供应商沟通，要求其限期整改。评估与考核结果应用：根据供应商评估与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可以给予更多的合作机会，如增加采购份额、优先付款等；对于表现较差的供应商，应及时采取措施进行改进，如减少采购份额、暂停合作等；对于连续多次考核不合格的供应商，应终止合作关系。3.供应商关系维护沟通与协调：采购人员应定期与供应商进行沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货期等信息，协调解决合作过程中出现的问题。合作交流：组织供应商与公司相关部门进行合作交流活动，如技术研讨会、质量改进会议等，促进双方的相互了解和合作。供应商激励：建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如颁发荣誉证书、给予价格优惠、提供培训机会等，激励供应商不断提高自身的服务水平和产品质量。五、采购风险管理1.风险识别市场风险：关注市场价格波动、原材料供应紧张等因素，可能导致采购成本增加或物资供应中断。质量风险：供应商提供的物资或服务不符合质量要求，可能影响公司生产经营活动的正常进行，甚至导致产品质量问题。供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等情况，可能导致物资供应中断或采购合同无法履行。合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致双方在合同履行过程中产生纠纷，给公司带来经济损失。法律风险：采购活动违反法律法规，可能导致公司面临法律诉讼和处罚。2.风险评估可能性评估：对识别出的风险进行可能性评估，判断风险发生的概率大小。可以采用定性评估方法，如高、中、低三个等级进行评估。影响程度评估：对风险发生后可能给公司带来的影响程度进行评估，评估内容包括对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响。可以采用定量评估方法，如计算风险发生后的损失金额等。风险等级确定：根据可能性评估和影响程度评估结果，确定风险等级。风险等级分为高风险、中风险和低风险三个等级，对于高风险应采取重点防范措施。3.风险应对措施市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，通过套期保值等方式规避价格波动风险。与多家供应商建立合作关系，确保原材料供应渠道多元化，降低供应中断风险。质量风险应对：加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对采购物资进行抽检或检验。在采购合同中明确质量标准和验收条款，对不符合质量要求的物资及时要求供应商整改或退货。供应商风险应对：对供应商进行全面评估和动态管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，要求供应商提供履约保证金或担保。定期对供应商进行考核，及时发现和解决供应商存在的问题。合同风险应对：加强采购合同管理，签订合同前仔细审查合同条款，确保合同条款明确、合理、合法。合同签订后，严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决。法律风险应对：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。在采购合同中明确法律适用条款，遇到法律纠纷及时咨询专业律师，依法维护公司的合法权益。六、采购预算管理1.预算编制采购部门根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算：采购预算应包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计采购金额等内容。采购预算编制过程中应充分考虑市场价格波动、公司生产经营变化等因素，确保预算的合理性和准确性。采购预算经财务部审核后，提交给公司管理层审批：财务部应重点审核采购预算的金额合理性、与公司财务状况的匹配性等方面。公司管理层审批通过后的采购预算作为年度采购工作的指导依据。2.预算执行采购部门严格按照采购预算执行采购任务：在采购过程中，应控制采购金额不超过预算额度，对于超出预算的采购申请，应按照公司的预算调整程序进行审批。财务部定期对采购预算执行情况进行监控和分析：及时发现预算执行过程中存在的问题，如采购金额偏差较大、预算执行进度缓慢等，并向采购部门反馈。采购部门应根据财务部的反馈意见，及时调整采购策略，确保预算执行的顺利进行。3.预算调整在预算执行过程中，如因市场价格波动、公司生产经营计划调整等原因，需要对采购预算进行调整的：采购部门应及时提出预算调整申请，详细说明调整的原因、调整的金额和调整后的预算安排。预算调整申请经财务部审核后，提交给公司管理层审批：审批通过后的预算调整申请作为采购预算的补充文件，指导后续的采购工作。七、采购档案管理1.采购档案内容采购申请文件：包括采购申请表、相关领导审批意见等。采购计划文件：采购计划、供应商选择记录等。采购合同文件：采购合同、补充协议、变更协议等。验收文件：采购验收报告、检验检测报告等。付款文件：付款申请表、发