档案领导小组成立及制度与流程

档案领导小组成立及制度与流程一、引言档案作为组织和个人历史活动的真实记录，对于维护历史真实面貌、提供决策依据、保障合法权益等方面具有不可替代的重要作用。为了加强档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，特成立档案领导小组，并制定相应的制度与流程。

二、档案领导小组成立（一）领导小组组成人员档案领导小组由单位主要领导担任组长，各部门负责人为成员。具体成员如下：1.组长：[组长姓名]，[职务]2.成员：[部门1负责人姓名]，[部门1职务][部门2负责人姓名]，[部门2职务]......[部门n负责人姓名]，[部门n职务]

（二）领导小组职责1.全面领导和统筹规划本单位的档案管理工作，制定档案工作发展战略和方针政策。2.审议档案管理工作的重大事项，包括档案管理制度的制定与修订、档案资源建设规划、档案信息化建设方案等。3.协调解决档案管理工作中遇到的重大问题，如档案库房建设、档案设备购置、人员配备与培训等。4.监督检查档案管理工作的执行情况，确保档案管理制度的有效落实，对档案管理工作进行绩效考核和评估。5.指导和推动档案管理工作的创新与发展，促进档案管理工作与单位各项业务工作的深度融合。

（三）领导小组会议制度1.定期会议档案领导小组原则上每季度召开一次定期会议，如有特殊情况可临时召开。会议由组长召集并主持，会议主要内容包括总结上一阶段档案管理工作情况，分析存在的问题，研究部署下一阶段档案管理工作任务。会议应形成纪要，纪要由档案管理部门负责整理，经组长审定后印发各成员，并作为档案管理工作的重要参考依据。2.临时会议当档案管理工作出现重大问题或需要紧急决策时，由组长决定召开临时会议。临时会议根据实际需要确定参会人员和会议议程，会议应及时研究解决相关问题，并形成决议。

三、档案管理制度（一）档案收集制度1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案归档范围和保管期限的要求，及时将本部门形成的各类文件材料收集齐全、完整。2.档案收集范围包括但不限于：上级文件、本单位文件、会议文件、工作计划与总结、财务报表、业务合同、技术资料、人事档案等。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门在文件材料形成后，应在规定时间内移交至档案管理部门。一般文件材料应在次年上半年移交，重要文件材料应随时移交。5.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案，应及时退回原部门补充完善。

（二）档案整理制度1.档案管理部门应按照国家有关档案整理规范和本单位档案分类方案，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目和装订。2.档案分类应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.档案编号应具有唯一性和系统性，便于标识和检索。编目应准确、详细地反映档案的内容和形式特征，包括题名、责任者、日期、文号、页数等。4.档案装订应整齐、牢固，采用符合档案保护要求的装订材料，确保档案的安全和美观。5.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，对字迹模糊或易退变的档案应进行抢救性处理，以延长档案的使用寿命。

（三）档案保管制度1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对不同载体的档案应分别存放，采取相应的保管措施。纸质档案应存放在档案密集架上，电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行定期备份。4.建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管中存在的问题。5.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、定期消毒等，确保档案的安全。

（四）档案利用制度1.明确档案利用的范围和对象，凡因工作需要查阅档案的单位内部人员和外部单位人员，均应按照规定办理查阅手续。2.单位内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。3.外部单位人员查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核，报单位分管领导批准后，方可查阅。4.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损。5.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行登记。复印或摘录的档案材料应与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。6.档案利用结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。

（五）档案鉴定与销毁制度1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家和相关领导组成，负责对到期档案进行鉴定。2.档案鉴定小组应根据国家有关档案鉴定的标准和本单位档案保管期限表，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。3.对已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，经档案鉴定小组审核，报单位分管领导批准后，予以销毁。4.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和纪检监察部门共同派员监销。销毁过程应进行详细记录，监销人员和档案管理人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.对涉及重要机密或敏感信息的档案，应按照国家有关保密规定进行特殊处理，严禁擅自销毁。

（六）档案统计制度1.档案管理部门应建立健全档案统计工作制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计内容包括档案数量、种类、归档率、完整率、利用率等指标，以及档案管理工作中的各项业务数据。3.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求及时报送，确保统计数据的准确性和及时性。4.档案管理部门应根据档案统计结果，总结档案管理工作中的经验教训，发现存在的问题，为档案管理工作的决策提供依据。

四、档案管理流程（一）档案收集流程1.各部门文件材料形成后，由部门兼职档案员负责收集，并进行初步整理。2.每年年初，各部门兼职档案员根据档案归档范围和保管期限的要求，对本部门上一年度形成的文件材料进行全面清查，确保文件材料收集齐全、完整。3.各部门兼职档案员将清查后的文件材料进行分类、装订，并填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随档案一并移交档案管理部门。4.档案管理部门在收到各部门移交的档案后，应及时进行核对、清点，对不符合要求的档案，通知原部门补充完善后重新移交。

（二）档案整理流程1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类方案进行分类。2.对分类后的档案进行编号，编号应遵循唯一性和系统性的原则，确保档案编号的科学性和规范性。3.根据档案编号，对档案进行编目，编目内容包括题名、责任者、日期、文号、页数等，确保编目信息的准确、完整。4.将编目后的档案进行装订，装订应整齐、牢固，采用符合档案保护要求的装订材料。5.对整理好的档案进行上架排列，按照档案类别和编号顺序依次存放，便于查找和利用。

（三）档案保管流程1.档案管理人员将整理好的档案按照类别和年度顺序，存放在档案库房的档案密集架上。2.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行通风换气，防止档案受潮、发霉。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，检查档案的数量、质量和完整性，发现问题及时处理。4.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、定期消毒等，确保档案的安全。5.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，便于对档案进行跟踪管理。

（四）档案利用流程1.单位内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，进行审核，审核通过后，安排档案管理人员提供档案查阅服务。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程符合规定。4.如需复印或摘录档案内容，查阅人员应填写《档案复印（摘录）申请表》，经档案管理部门负责人同意后，按照规定进行登记和复印（摘录）。5.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。6.外部单位人员查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核，报单位分管领导批准后，方可查阅。查阅流程与单位内部人员查阅流程相同。

（五）档案鉴定与销毁流程1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，初步确定需要鉴定的档案清单。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家和相关领导组成。3.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据国家有关档案鉴定的标准和本单位档案保管期限表，确定档案的存毁。4.对已失去保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、责任者、日期、文号、保管期限等信息。5.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核，报单位分管领导批准后，予以销毁。6.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和纪检监察部门共同派员监销。销毁过程应进行详细记录，监销人员和档案管理人员应在《档案销毁清册》上签字确认。

（六）档案统计流程1.档案管理部门定期对档案管理工作中的各项数据进行收集和整理，包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。2.根据收集到的数据，按照规定的统计指标和统计口径，进行统计分析，填写档案统计报表。3.档案统计报表应经档案管理部门负责人审核后，按照规定的时间和渠道报送上级主管部门和单位领导。4.档案管理部门应根据档案统计结果，总结档案管理工作中的经验教训，发现存在的问题，为档案管理工作的决策提供依据。

五、监督与考核（一）监督机制1.档案领导小组定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.档案管理部门应建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。3.设立举报信箱和举报电话，接受单位内部人员和外部单位人员对档案管理工作中违规行为的举报，对举报事项及时进行调查处理。

（二）考核制度1.制定档案管理工作绩效考核办法，明确考核指标、考核标准和考核程序。2.档案管理工作绩效考核指标包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等方面的工作质量和工作效率。3.档案管理部门每年对各部门的档案管理工