档案保管及查阅制度

档案保管及查阅制度一、总则1.目的本制度旨在规范档案的保管与查阅工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的有效利用，为公司各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.职责分工档案管理部门负责制定和完善档案保管及查阅制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，确保档案的妥善保管。建立健全档案管理系统，对档案进行分类、编号、登记和存储。负责档案的日常整理、装订、编目等工作，提高档案管理的规范化水平。按照规定的程序和权限，受理档案查阅申请，提供档案查阅服务。各部门负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅工作，提供必要的协助和信息。严格遵守档案保管及查阅制度，确保本部门档案的安全和完整。

二、档案保管1.档案库房建设与管理档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案存放环境符合要求。库房应配备必要的温湿度调节设备，保持适宜的温湿度条件。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房内应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案架（柜）应标明档案类别、编号等信息。库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。2.档案的分类与编号档案管理部门应按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，对档案进行科学分类。常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。对每一类档案应编制统一的编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号应遵循一定的编码规则，例如可以采用数字编码、字母编码或数字与字母相结合的编码方式。在档案整理过程中，应根据档案的分类和编号，建立档案目录，详细记录档案的题名、日期、保管期限、存放位置等信息。档案目录应定期更新，确保其准确性和完整性。3.档案的装订与整理各类档案应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订材料应选用质量较好、不易损坏的纸张或装订线。对于纸张规格不一致的档案，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。折叠时应注意不要损伤档案内容，裱糊时应选用合适的胶水，避免胶水渗透到档案页面上。档案整理过程中，应去除档案中的金属物、订书钉等，防止档案在保管过程中受到损害。同时，应对档案进行编页、编目等工作，使档案更加规范有序。4.档案的存储与排列档案应按照分类和编号顺序进行存储，同一类档案应存放在相邻的档案架（柜）上。不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。档案存储应遵循便于查找、便于利用的原则，避免档案的积压和混乱。对于重要的档案或利用率较高的档案，应存放在便于取用的位置。在档案存储过程中，应定期对档案进行检查和盘点，及时发现档案的损坏、丢失等情况，并采取相应的措施进行处理。5.档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案一般是反映公司主要职能活动和历史面貌的重要档案，如公司章程、公司决议、重要合同协议等。长期保管的档案保管期限一般为16年至50年，如公司年度工作计划、财务报表等。短期保管的档案保管期限一般为1年至15年，如一般性的文件材料、会议记录等。档案保管期限届满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全和保密。

三、档案查阅1.查阅申请公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的目的、内容、范围等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，并填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字批准后，方可查阅。《档案查阅申请表》应包括申请人姓名、所在部门、查阅日期、查阅档案名称、查阅理由等内容。2.查阅审批档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应进行认真审核，核实申请人的身份和查阅理由是否合理。对于符合查阅条件的申请，应按照规定的审批权限进行审批。一般档案的查阅由档案管理部门负责人审批；重要档案或涉及公司机密的档案查阅，需经公司分管领导或总经理审批。审批通过后，档案管理部门应在《档案查阅申请表》上签署审批意见，并注明查阅期限、查阅地点等信息。3.查阅服务档案管理部门应根据审批意见，为申请人提供档案查阅服务。查阅档案时，应安排专人负责，确保档案的安全和完整。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，应保持安静，不得在档案上涂改、标记、抽取、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。复印或摘录的档案内容应与原件一致，不得擅自篡改。查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。4.查阅期限档案查阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长查阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并经审批同意。查阅人员应在规定的查阅期限内完成查阅工作，如逾期未归还档案或未完成查阅工作，档案管理部门有权收回档案，并暂停其查阅档案的资格。5.查阅登记档案管理部门应建立《档案查阅登记表》，详细记录档案查阅的申请人姓名、所在部门、查阅日期、查阅档案名称、查阅理由、审批意见、查阅期限、查阅地点、归还日期等信息。《档案查阅登记表》应妥善保管，以备查询和统计。档案管理部门应定期对档案查阅情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。6.档案保密查阅人员应对查阅过程中涉及的公司机密信息严格保密，不得泄露给任何无关人员。如因查阅人员泄露机密信息导致公司遭受损失的，应依法追究其责任。档案管理部门应对档案查阅过程进行监督，确保查阅人员遵守保密规定。对于涉及公司机密的档案，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、使用专用查阅设备等。

四、档案借阅1.借阅申请公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的目的、内容、范围、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，并填写《档案借阅申请表》，经公司分管领导签字批准后，方可借阅。《档案借阅申请表》应包括申请人姓名、所在部门、借阅日期、借阅档案名称、借阅理由、借阅期限等内容。2.借阅审批档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应进行认真审核，核实申请人的身份和借阅理由是否合理。对于符合借阅条件的申请，应按照规定的审批权限进行审批。一般档案的借阅由档案管理部门负责人审批；重要档案或涉及公司机密的档案借阅，需经公司分管领导或总经理审批。审批通过后，档案管理部门应在《档案借阅申请表》上签署审批意见，并注明借阅期限、归还日期等信息。3.借阅服务档案管理部门应根据审批意见，为借阅人办理档案借阅手续。借阅档案时，应向借阅人发放《档案借阅证》，并在档案上加盖"借阅专用章"。借阅人应妥善保管《档案借阅证》，不得转借他人。借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，并经审批同意。借阅人借阅档案后，应按照档案的保管要求进行保管，不得擅自拆封、涂改、转借、复印、摘录档案内容等。如因借阅人保管不善导致档案损坏或丢失的，应依法承担赔偿责任。4.归还档案借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还档案时，应将档案交至档案管理部门，并由档案管理人员对档案进行检查。如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，借阅人应及时说明原因，并承担相应的赔偿责任。档案管理部门在确认档案完好无损后，应在《档案借阅证》上注明归还日期，并收回《档案借阅证》。5.借阅登记档案管理部门应建立《档案借阅登记簿》，详细记录档案借阅的申请人姓名、所在部门、借阅日期、借阅档案名称、借阅理由、审批意见、借阅期限、归还日期等信息。《档案借阅登记簿》应妥善保管，以备查询和统计。档案管理部门应定期对档案借阅情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。

五、档案鉴定与销毁1.鉴定工作组织公司应成立档案鉴定工作小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。档案鉴定工作小组应由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成。档案鉴定工作小组应定期对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关规定和公司实际情况，制定明确的鉴定标准。鉴定标准应包括档案的内容重要性、历史价值、现实利用价值、保管期限等因素。对于具有重要历史价值、反映公司主要职能活动、对公司决策具有参考作用的档案，应予以保留；对于已失去保存价值、内容重复、无关紧要的档案，可予以销毁。3.销毁审批经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案的名称、数量、销毁理由等信息，并经档案鉴定工作小组审核后，报公司分管领导或总经理审批。审批通过后，档案管理部门应按照规定的程序组织档案销毁工作。销毁工作应指定专人负责，确保档案销毁过程的安全和保密。4.销毁方式档案销毁方式一般采用焚烧、粉碎等方式进行。对于涉及公司机密的档案，应采取更加严格的销毁措施，如在专门的销毁场所进行销毁，并安排专人监督销毁过程。在档案销毁过程中，应做好记录工作，记录档案销毁的时间、地点、方式、数量等信息。记录应妥善保管，以备查询。5.销毁监督档案管理部门应加强对档案销毁工作的监督，确保销毁工作按照规定的程序和标准进行。监督人员应在销毁现场进行全程监督，防止档案信息泄露。对于销毁的档案，应在《档案销毁清册》上签字确认，并