中小企业办公用品管理制度

中小企业办公用品管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等流程，提高办公用品的使用效率，节约成本，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。

（三）管理原则1.按需采购原则：根据工作实际需要，合理安排办公用品的采购，避免浪费。2.归口管理原则：公司办公用品的管理由行政部门统一归口负责，各部门配合执行。3.勤俭节约原则：倡导全体员工节约使用办公用品，降低公司运营成本。

二、职责分工（一）行政部门职责1.负责制定办公用品管理制度，并监督执行。2.汇总各部门办公用品需求计划，统一编制年度、月度采购计划。3.负责办公用品的采购、验收、入库、保管、发放等工作。4.定期盘点办公用品库存，及时补充短缺物资。5.对各部门办公用品使用情况进行监督检查，提出改进建议。

（二）各部门职责1.负责本部门办公用品需求的统计和上报工作，确保需求信息准确、及时。2.按照规定的流程领用办公用品，并合理使用，杜绝浪费。3.协助行政部门做好办公用品的盘点工作，提供相关信息和数据。

（三）员工职责1.爱护办公用品，妥善保管，节约使用。2.按照规定的程序领用办公用品，不得私自取用或超量领用。3.发现办公用品损坏或丢失，及时向行政部门报告。

三、办公用品分类及标准（一）办公文具类1.书写工具：如中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔等。2.纸张类：如复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹类：如档案袋、文件盒、资料册等。4.装订用品：如订书机、订书钉、胶水、回形针、大头针等。5.桌面用品：如计算器、电话机、鼠标、键盘、笔筒等。

（二）办公设备类1.电脑及周边设备：如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机等。2.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。

（三）消耗材料类1.墨盒、硒鼓、色带等打印机、复印机耗材。2.打印纸、复印纸等纸张类耗材。3.清洁剂、消毒剂等清洁用品。

（四）其他类1.名片夹、名片盒、印章等。2.绿植、花卉等办公装饰用品。

（五）办公用品标准1.根据不同岗位和工作需求，制定办公用品配备标准，确保员工能够正常开展工作。2.对于常用办公用品，设定合理的领用数量上限，避免浪费。3.定期评估办公用品标准的合理性，根据实际情况进行调整。

四、采购管理（一）采购计划制定1.各部门应于每月[具体日期]前，将次月办公用品需求计划提交至行政部门。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息。2.行政部门汇总各部门需求计划后，结合办公用品库存情况，编制年度、月度采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、数量、预算金额、采购时间等内容。3.对于临时性、紧急性办公用品需求，各部门应及时通知行政部门，行政部门根据实际情况进行采购。

（二）供应商选择与管理1.行政部门负责建立办公用品供应商名录，通过招标、询价、比价等方式，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格、交货期、售后服务等条款。3.定期对供应商进行评估，根据供应商的供货质量、交货期、价格等情况，调整供应商名录，确保合作的稳定性和有效性。

（三）采购实施1.行政部门根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期等详细信息。2.供应商按照采购订单要求，将办公用品送达公司指定地点。行政部门负责组织验收，确保采购物品的质量、数量与采购订单一致。3.对于验收不合格的办公用品，行政部门应及时与供应商沟通，要求供应商更换或补货。如因供应商原因造成的损失，由供应商承担相应责任。

五、库存管理（一）入库管理1.办公用品到货后，行政部门仓库管理人员应及时进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、型号、数量、质量等是否与采购订单一致。2.验收合格的办公用品，仓库管理人员应办理入库手续，填写入库单。入库单应注明物品名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。3.将办公用品按照类别、规格、型号等进行分类存放，建立库存台账，记录办公用品的出入库情况。库存台账应包括物品名称、规格、型号、期初数量、入库数量、出库数量、期末数量、存放位置等信息。

（二）保管管理1.仓库应保持通风、干燥、整洁，确保办公用品的质量不受影响。2.对易受潮、易变质、易损坏的办公用品，应采取相应的保管措施，如密封保存、防潮处理、定期检查等。3.建立办公用品盘点制度，定期对库存进行盘点。盘点周期为[具体周期]，盘点结果应与库存台账进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。

（三）出库管理1.各部门领用办公用品时，应填写领用申请表，注明领用物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.行政部门仓库管理人员根据领用申请表，核实库存情况，如库存充足，予以发放，并在领用申请表上签字确认。如库存不足，应及时通知采购部门进行补货。3.仓库管理人员按照"先进先出"的原则发放办公用品，确保库存物品的新鲜度和质量。4.领用人员应在领用登记表上签字确认，领取办公用品后妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。

六、使用与节约（一）使用规范1.员工应按照办公用品的使用说明和操作规程正确使用办公用品，避免因操作不当造成损坏。2.对于电脑、打印机、复印机等办公设备，应定期进行维护保养，确保设备正常运行，延长使用寿命。3.在使用纸张类办公用品时，应双面打印、复印，减少纸张浪费。对于可重复使用的纸张，如文件草稿、内部资料等，应尽量使用电子文档形式保存。4.员工离职时，应将所领用的办公用品清理归还至行政部门仓库，如有丢失或损坏，应照价赔偿。

（二）节约措施1.加强节约办公用品的宣传教育，提高全体员工的节约意识，倡导勤俭节约的工作作风。2.对节约使用办公用品表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对浪费办公用品的行为进行批评教育，并视情节轻重给予相应处罚。3.定期检查各部门办公用品的使用情况，对发现的浪费现象及时进行纠正，提出改进措施，不断提高办公用品的使用效率。

七、费用管理（一）预算管理1.行政部门根据公司年度经营计划和办公用品使用情况，编制办公用品年度费用预算。办公用品年度费用预算应包括采购费用、库存管理费用、维修费用等各项支出。2.办公用品费用预算经公司领导审批后，作为年度费用控制的依据。行政部门应严格按照预算执行，确保费用支出在预算范围内。3.如因业务发展需要，办公用品费用预算不足时，行政部门应及时提交追加预算申请，经公司领导审批后，方可追加预算。

（二）报销管理1.办公用品采购费用报销时，应提供合法有效的发票、采购订单、入库单、领用申请表等相关凭证。报销凭证应与采购业务实际相符，不得弄虚作假。2.行政部门仓库管理人员应定期对办公用品采购费用进行统计和核算，确保费用报销的准确性和合理性。3.财务部门按照公司财务制度对办公用品费用报销进行审核，审核通过后予以报销。

八、监督与检查（一）监督机制1.行政部门负责对公司办公用品的管理情况进行日常监督检查，定期或不定期对各部门办公用品的使用、保管情况进行抽查。2.设立意见箱或举报电话，接受全体员工对办公用品管理中存在问题的监督和举报。对于员工反映的问题，行政部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。

（二）检查内容1.办公用品采购计划的执行情况，是否按照采购计划进行采购，有无超计划采购或采购不及时的情况。2.办公用品库存管理情况，库存台账是否准确，账实是否相符，库存物品是否妥善保管。3.办公用品领用情况，领用申请表是否填写规范，领用手续是否齐全，领用数量是否合理，有无浪费现象。4.办公用品使用情况，员工是否按照规定正确使用办公用品，办公设备是否定期维护保养。

（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或个人限期整改。2.对违反办公用品管理制度的部门或个人，行政部门应根据情节轻重给予相应的处罚，如批评教育、罚款、通报批评等。3.将办公用品管理情况纳入部门绩效考核体系，对办公用品管理工作表现优秀