年度计划会议合同

年度计划会议合同编号：__________

甲方：XX科技有限公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

乙方：XX集团有限公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

鉴于甲方为提高公司运营效率，优化年度计划，特邀请乙方参与年度计划会议，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：通过召开年度计划会议，共同探讨甲方年度计划，优化资源配置，提升公司整体竞争力。

二、合同背景：甲方为加强内部管理，提高工作效率，特制定年度计划，现邀请乙方共同参与会议，共同推进计划实施。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.负责会议的组织与策划，包括确定会议时间、地点、议程等；

2.提前向乙方提供会议所需的资料，包括年度计划大纲、相关数据、背景信息等；

3.确保会议的顺利进行，提供必要的场地、设备和技术支持；

4.对乙方在会议中提出的意见和建议给予充分考虑，并在会后及时反馈处理结果；

5.保障乙方在会议期间的人身安全和合法权益；

6.按照协议约定，向乙方支付会议费用及相关补贴。

乙方责任和义务：

1.按时参加甲方组织的年度计划会议，并积极参与讨论；

2.提前向甲方提供参会所需的背景资料和相关信息；

3.在会议中就年度计划提出建设性意见和建议，协助甲方优化计划；

4.遵守会议纪律，尊重甲方及其他参会人员的意见；

5.对会议中涉及的商业秘密和敏感信息予以保密；

6.按照协议约定，承担其在会议中的费用。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按时参加会议，并有权对乙方的参会表现进行评价；

2.乙方有权要求甲方提供会议所需资料，并有权对甲方提出的年度计划提出意见和建议；

3.双方均有权在会议中表达自己的观点和立场；

4.双方均有权要求对方在会后对会议中提出的问题进行反馈和处理。

双方义务：

1.甲方有义务保障会议的顺利进行，提供必要的支持和协助；

2.乙方有义务按时参加会议，并积极参与讨论；

3.双方均有义务对会议中涉及的商业秘密和敏感信息予以保密；

4.双方均有义务按照协议约定，承担其在会议中的费用。

合同金额与支付方式：

本合同的总金额为人民币壹拾万元整（￥100,000.00），用于覆盖年度计划会议的相关费用，包括但不限于会议组织费用、场地租赁费用、资料制作费用、差旅费用及其他必要支出。

支付方式如下：

1.首付款：合同签订后五个工作日内，乙方应向甲方支付合同总金额的30%作为首付款，用于甲方开始筹备会议。

2.会议前支付：会议召开前十个工作日内，乙方应向甲方支付合同总金额的40%，用于会议当天所需的全部费用。

3.会议结束后支付：会议结束后十五个工作日内，甲方向乙方提供会议总结报告及相关发票后，乙方应向甲方支付合同总金额的20%。

4.尾款支付：自会议结束后三个月内，甲方完成年度计划执行情况反馈后，乙方应向甲方支付合同总金额的10%作为尾款。

支付条件：

1.甲方在收到乙方支付的款项后，应及时履行相应的合同义务，包括但不限于会议的组织、资料的准备和会议的召开。

2.乙方在支付款项时，应确保资金来源合法，并提供必要的支付凭证。

3.若因甲方原因导致会议未能按计划召开，甲方应退还乙方已支付的款项，并承担相应的违约责任。

4.若因乙方原因导致无法参加会议，乙方已支付的款项不予退还，但甲方应承担因乙方未能参会而产生的额外费用。

额外费用：

1.若实际发生的费用超出合同约定金额，双方应另行协商解决，并按实际发生费用支付。

2.任何未预见费用的发生，双方均应承担，并在会议结束后协商解决支付事宜。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未能按约定时间召开会议，或未能按照协议提供会议所需的资料和服务，甲方应向乙方支付合同总金额的10%作为违约金。

2.若乙方未能按时参加会议，或未按照约定支付款项，乙方应向甲方支付合同总金额的10%作为违约金。

3.若任何一方违反保密条款，泄露对方商业秘密，应承担相应的法律责任，并赔偿对方因此遭受的全部损失。

二、争议解决

1.本合同项下的任何争议，应首先通过友好协商解决。协商不成时，任何一方均有权将争议提交至合同签订地的人民法院诉讼解决。

2.若双方同意，争议也可提交至合同签订地或双方约定的仲裁机构进行仲裁。仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

3.争议解决过程中，双方应保持合作态度，尽量避免影响正常业务往来。

三、适用法律

本合同受中华人民共和国法律管辖，适用中华人民共和国法律的规定。

四、管辖法院

本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用合同签订地的人民法院管辖。

五、其他

1.若一方违约，另一方有权要求违约方承担违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。

2.若因不可抗力导致本合同无法履行或部分条款无法执行，受影响的一方应立即通知对方，并采取一切合理措施减轻不可抗力的影响。在此期间，合同各方均不承担违约责任。

3.本合同附件为本合同的有效组成部分，与本合同具有同等法律效力。

4.本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为一年。合同期满后，如双方无异议，可协商续签。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字盖章之日起生效。双方应在合同生效后五个工作日内完成首付款的支付，否则视为乙方放弃部分权利。

二、有效期

本合同的有效期为自生效之日起一年。合同期满后，如双方无异议且未出现违约情况，合同可自动续签一年。

三、变更条款

1.本合同内容的任何变更，均需经双方书面同意，并签署书面补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

2.任何变更均不影响本合同其他条款的效力。

四、终止条款

1.合同在以下情形下终止：

a.合同期满，双方未续签；

b.双方协商一致，决定终止合同；

c.因一方违约，另一方依法或依本合同约定解除合同；

d.出现不可抗力，导致合同无法履行，经双方协商一致解除合同。

2.合同终止后，双方应按照本合同约定结算相关费用，并处理善后事宜。

五、通知条款

1.双方应通过书面形式相互通知合同事项，包括但不限于变更地址、联系方式等。

2.通知应以挂号信、特快专递或双方约定的其他方式送达，自送达之日起视为通知到达。

六、争议解决

本合同的争议解决方式按照“违约与争议解决机制”部分的规定执行。

七、法律适用

本合同适用中华人民共和国法律，如有争议，应提交至合同签订地的人民法院诉讼解决。

八、其他

1.本合同未尽事宜，可由双方另行协商解决。

2.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方（盖章）：____________

乙方（盖章）：____________

签订日期：____年__月__日

附件：

1.会议议程：详细列出年度计划会议的时间安排、议程安排、参会人员名单等。

2.年度计划大纲：包括公司年度目标、关键绩效指标（KPIs）、主要业务板块计划等。

3.资料清单：列出会议所需的背景资料、相关数据、政策法规等。

4.会议场地租赁合同：如适用，提供会议场地租赁的合同副本。

5.设备清单：列出会议所需的设备、技术支持及相关服务合同。

6.参会人员名单：包括参会人员的姓名、职务、联系方式等。

7.差旅安排：详细说明参会人员的差旅费用预算、行程安排等。

8.预算报告：包括会议总预算、费用明细、支付计划等。

9.相关政策法规文件：如适用，提供与会议相关的政策法规文件副本。

10.商业秘密保护协议