审计资料交接保管退回制度和取证汇报办法

审计资料交接保管退回制度和取证汇报办法一、总则1.目的为规范审计工作中资料的交接、保管及退回流程，确保审计证据的有效收集、整理和汇报，提高审计工作质量和效率，保障审计工作的顺利开展，特制定本制度和办法。2.适用范围本制度和办法适用于公司内部审计部门开展的各类审计项目，包括财务审计、经济责任审计、专项审计等。3.基本原则真实性原则：交接、保管和退回的资料应真实、准确、完整地反映被审计事项的实际情况。完整性原则：确保审计过程中涉及的各类资料无遗漏，涵盖从审计计划制定到审计报告出具的全过程相关资料。及时性原则：资料的交接、保管和退回应按照规定的时间节点进行，避免延误影响审计工作进度。保密性原则：对审计过程中涉及的被审计单位商业秘密、敏感信息等予以严格保密。

二、审计资料交接制度1.交接准备在审计项目实施前，审计组应制定详细的审计资料需求清单，明确需要被审计单位提供的资料种类、内容和格式要求。审计组应提前与被审计单位沟通，告知资料交接的时间、地点和方式等相关事宜。2.交接流程被审计单位应指定专人负责与审计组进行资料交接。交接时，双方应填写《审计资料交接清单》，详细记录资料的名称、数量、交接时间、交接人等信息。交接清单应由双方签字确认，一式两份，双方各执一份。对于电子资料，应注明存储介质及存放路径，并确保其可读取和完整性。审计组接收资料后，应对资料的完整性和准确性进行初步核对。如发现资料存在缺失、不清晰或不符合要求等情况，应及时与被审计单位沟通，要求其补充或更正。3.特殊资料交接对于涉及国家机密、商业秘密等特殊资料，被审计单位应按照相关法律法规和公司保密制度的要求，对资料进行加密、标注密级等处理，并在交接时向审计组进行特别说明。审计组应严格遵守保密规定，对特殊资料采取专门的保管措施，防止信息泄露。未经被审计单位同意，不得擅自将特殊资料提供给第三方或用于与审计项目无关的其他用途。

三、审计资料保管制度1.保管责任审计组负责审计资料的保管工作，指定专人作为资料保管责任人，确保资料的安全、完整和有序存放。保管责任人应熟悉审计资料的内容和性质，掌握资料的存放位置和保管要求，定期对资料进行检查和整理，防止资料损坏、丢失或被篡改。2.保管方式审计资料应按照类别、项目阶段等进行分类存放，建立清晰的档案目录和索引，便于查找和使用。对于纸质资料，应存放在专用的档案柜中，按照档案管理的要求进行装订、编号和标识。对于电子资料，应存储在安全的存储设备上，并进行备份，同时建立电子资料的存储目录和索引，确保能够快速准确地检索到所需资料。审计资料保管场所应具备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗等，以保证资料的质量不受影响。3.借阅与使用管理审计组内部人员因工作需要借阅审计资料时，应填写《审计资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、用途、预计归还时间等信息，经审计组长批准后，方可借阅。借阅人员应在规定的时间内归还所借资料，不得擅自转借他人或用于非审计工作目的。如因特殊情况需要延长借阅时间，应提前向审计组长说明并办理续借手续。非审计组人员因工作需要查阅审计资料时，应经审计部门负责人批准，并在审计组人员的陪同下进行查阅。查阅过程中，不得对资料进行摘抄、复制、拍照等操作，如确有需要，应另行办理相关审批手续。

四、审计资料退回制度1.退回条件审计项目结束后，审计组应及时对审计资料进行清理和核对，确认无需要留存的资料后，将资料退回被审计单位。如发现审计资料存在以下情况，审计组应在与被审计单位沟通后，决定是否退回以及退回的范围和方式：资料与审计事项无关或已失去证明价值；资料存在虚假、伪造等问题，经核实后无需留存；按照法律法规或公司规定，不应由审计部门留存的资料。2.退回流程审计组应编制《审计资料退回清单》，详细列出拟退回资料的名称、数量、交接时间等信息，并经审计组长审核签字。将《审计资料退回清单》送达被审计单位，与被审计单位指定的接收人员进行核对，双方在清单上签字确认。审计组按照双方确认的退回清单，将资料退还给被审计单位。对于电子资料，应确保其存储介质及相关数据已成功交接给被审计单位。3.退回后的资料管理被审计单位接收退回资料后，应对资料进行妥善保管，以备后续查阅或其他用途。如被审计单位对退回资料存在疑问或发现资料存在其他问题，应及时与审计组沟通，审计组应根据实际情况进行解释或协助处理。

五、审计取证汇报办法1.取证原则审计证据应具有充分性、适当性和相关性，能够支持审计结论和建议。审计人员应按照审计程序和方法，客观、公正地收集审计证据，确保证据的真实性和可靠性。对于重要事项的审计证据，应采取多种取证方式进行相互印证，提高证据的证明力。2.取证方法文件审查：查阅被审计单位的会计凭证、账簿、报表、合同协议、文件档案等资料，获取与审计事项相关的书面证据。实地观察：对被审计单位的经营场所、实物资产等进行实地查看，核实资产的存在性、完整性和使用状况等情况。询问访谈：与被审计单位的相关人员进行面对面的询问和访谈，了解审计事项的背景、过程、原因等情况，获取口头证据。函证：向被审计单位的往来单位、银行等发出询证函，核实相关账目和交易的真实性和准确性。分析性复核：对被审计单位的财务数据和非财务数据进行分析比较，发现异常变动和潜在问题，为审计取证提供线索和方向。3.证据整理与记录审计人员应及时对获取的审计证据进行整理和分类，按照证据的来源、性质、证明事项等进行编号和标识，确保证据的条理清晰。对每份审计证据应详细记录其名称、内容、获取时间、获取方式、提供者等信息，并由审计人员签字确认。对于重要的审计证据，还应附上相关的说明和解释。审计证据应形成书面记录，如审计工作底稿、证据清单等。审计工作底稿应包括审计事项的名称、审计目标、审计程序、审计证据及结论等内容，做到内容完整、记录清晰、结论明确。4.汇报要求审计人员应定期向审计组长汇报审计取证情况，包括已获取的证据种类、数量、证明事项以及发现的问题和疑点等。在审计项目实施过程中，如发现重大问题或重要线索，审计人员应及时向审计组长和审计部门负责人汇报，以便采取进一步的措施和决策。审计报告阶段，审计人员应将整理好的审计证据及相关分析结果纳入审计报告，作为支持审计结论和建议的依据。审计报告应客观、准确地反映审计过程和结果，对审计证据的引用应恰当、充分，确保审计报告具有说服力。5.汇报方式日常汇报可采用口头汇报或书面汇报的方式，具体根据审计项目的实际情况和汇报内容的重要性确定。口头汇报应简洁明了，重点突出；书面汇报应形成详细的汇报材料，包括审计取证情况概述、主要证据及分析、存在问题及建议等内容。对于重要事项或重大问题的汇报，应采用专题汇报的形式，由审计人员向审计部门负责人或公司管理层进行详细汇报，并提供相关的审计证据和分析资料，以便决策层全面了解审计情况，做出正确的决策。

六、监督与考核1.监督机制审计部门应建立健全对审计资料交接、保管和退回制度以及取证汇报办法执行情况的监督检查机制，定期或不定期对审计项目的资料管理和取证汇报工作进行检查。监督检查内容包括资料交接手续是否齐全、资料保管是否规范、资料退回是否及时准确、取证是否符合要求、汇报是否及时完整等方面。对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关责任人限期整改，并对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到有效解决。2.考核措施将审计资料管理和取证汇报工作纳入审计人员的绩效考核体系，对在资料交接、保管、退回以及取证汇报等环节表现优秀的审计人员给予适当的奖励。对于违反本制度和办法的审