内业资料管理制度

内业资料管理制度一、总则1.目的为加强内业资料管理，确保内业资料真实、完整、准确、有效，实现内业资料的规范化、标准化、科学化管理，为项目建设、运营及各类检查提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于[公司名称]所有项目的内业资料管理工作，包括项目前期文件、施工过程资料、竣工验收资料等各类与项目相关的文件资料。3.管理原则内业资料管理遵循及时收集、分类整理、规范编制、妥善保管、方便查阅的原则，确保资料与项目建设同步进行，真实反映项目建设全过程。

二、管理职责1.项目经理职责全面负责项目内业资料管理工作的领导和协调，确保资料管理工作与项目建设整体目标相适应。审核重要内业资料，对资料的真实性、完整性、准确性负责。为内业资料管理工作提供必要的资源支持，包括人员、设备、资金等。2.项目技术负责人职责组织制定内业资料管理计划和方案，指导资料管理人员开展工作。审核施工过程中的技术资料、质量资料等，确保资料符合相关技术标准和规范要求。参与项目竣工验收资料的审核，对资料的技术准确性负责。3.资料管理人员职责负责内业资料的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。按照相关标准和规范要求，及时、准确地编制各类资料，确保资料格式统一、内容完整。定期对资料进行检查和核对，发现问题及时整改，保证资料的质量。建立资料管理台账，记录资料的收发、借阅等情况，做好资料的安全保密工作。4.各部门及岗位人员职责各部门负责本部门工作范围内相关资料的收集、整理和初步审核，并及时移交资料管理人员。项目各岗位人员应按照资料管理要求，做好各自工作中形成资料的记录和整理，确保资料真实、准确、完整。

三、资料收集与整理1.收集范围项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计文件等。施工过程资料，涵盖施工组织设计、施工图纸会审记录、技术交底记录、原材料及构配件质量证明文件、施工试验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。项目进度资料，如工程进度计划、进度报表、工程变更记录等。安全与文明施工资料，包括安全生产许可证、安全专项方案、安全检查记录、文明施工措施费使用记录等。质量管理资料，如质量管理制度、质量检验批验收记录、质量问题处理记录等。合同管理资料，包括工程承包合同、分包合同、物资采购合同、合同变更及结算资料等。竣工验收资料，如工程竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。其他与项目相关的资料，如来往函件、会议纪要、影像资料等。2.收集要求各部门及岗位人员应及时收集工作中产生的各类资料，确保资料的时效性。资料应真实、有效，严禁伪造、篡改资料。资料内容应完整，签字、盖章等手续齐全。收集的资料应字迹清晰、图表整洁，采用耐久性强的书写材料。3.整理原则按照资料的类别、形成时间、项目进展阶段等进行分类整理。遵循资料内在逻辑关系，对资料进行系统排列，便于查阅和使用。不同载体的资料应分别整理，如纸质资料、电子资料等。4.整理方法纸质资料应进行分类装订，每类资料应编制目录，标明资料名称、日期、页码等信息。电子资料应按照分类建立文件夹，文件夹命名应规范统一，文件命名应包含项目名称、资料类别、日期等关键信息。同时，应对电子资料进行备份，防止数据丢失。

四、资料编制与审核1.编制依据国家和地方现行的法律法规、标准规范，如《建设工程质量管理条例》、《建筑工程施工质量验收统一标准》等。项目相关的设计文件、合同文件、施工组织设计等。2.编制要求资料编制应内容完整、表述准确、逻辑清晰，符合相关标准规范和项目实际情况。资料格式应统一，采用规定的表格样式和填写要求。文字表述应简洁明了，数据准确无误，签字盖章等手续完备。3.审核流程资料编制完成后，由编制人进行自审，确保资料无明显错误和遗漏。自审合格后，提交部门负责人进行审核，部门负责人应对资料的完整性、准确性和合规性进行审查，并签署审核意见。部门负责人审核通过后，将资料提交项目技术负责人审核，技术负责人重点审核资料的技术内容是否符合要求，对不符合要求的资料提出修改意见。经技术负责人审核通过的资料，最终由项目经理进行终审，项目经理对资料的整体质量负责，审核通过后方可进行归档。

五、资料归档与保管1.归档范围经审核合格的各类内业资料均应进行归档，包括纸质资料和电子资料。2.归档时间项目前期文件应在文件形成后及时归档。施工过程资料应随工程进度同步归档，每月末对当月形成的资料进行整理归档。竣工验收资料应在项目竣工验收后一个月内归档。3.归档要求归档资料应齐全完整，按照分类目录顺序进行装订或存储。纸质资料应编制页码，逐页编号，目录与资料内容应对应一致。电子资料应存储在移动硬盘、光盘等存储介质上，并建立电子目录索引，便于查找。归档资料应填写《档案归档登记表》，注明资料名称、数量、归档日期等信息。4.保管期限内业资料保管期限应根据国家相关规定和项目实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管资料：保管期限为5年以内，如工程进度报表、一般性质量检验记录等。中期保管资料：保管期限为5年至20年，如施工组织设计、技术交底记录等。长期保管资料：保管期限为20年以上，如项目立项批复、可行性研究报告、竣工图等。5.保管措施设立专门的资料档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保资料安全。资料应分类存放，排列有序，便于查找和借阅。定期对资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保资料的完整性和准确性。对电子资料应定期进行备份，并进行异地存储，防止数据丢失。

六、资料查阅与借阅1.查阅规定因工作需要查阅内业资料的人员，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息。申请表经部门负责人签字同意后，提交资料管理人员办理查阅手续。资料管理人员应按照申请表要求提供资料，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、损毁、转借资料。查阅完毕后，查阅人员应及时将资料归还资料管理人员，资料管理人员应对资料进行核对，确保资料无损坏、丢失等情况。2.借阅规定外单位因工作需要借阅内业资料的，应提前向[公司名称]提出书面申请，说明借阅资料的名称、用途、借阅时间等，并加盖单位公章。申请经公司领导批准后，资料管理人员方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照。借阅期满后，借阅人员应按时归还资料，资料管理人员应对归还的资料进行认真检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。

七、资料保密与销毁1.保密规定内业资料涉及项目的技术秘密、商业秘密等重要信息，资料管理人员和查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露资料内容。严禁在非工作场所谈论资料内容，不得将资料带出资料档案室或转借无关人员。对涉及保密的资料，应采取加密存储、专人管理等措施，防止信息泄露。2.销毁规定对于超过保管期限且无保存价值的内业资料，应按照规定进行销毁。销毁资料前，应填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、保管期限等信息，经部门负责人审核、公司领导批准后实施。资料销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保资料无法恢复，并由专人负责监督销毁过程，销毁完毕后在《资料销毁申请表》上签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查阅。

八、监督与考核1.监督检查公司定期对内业资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、编制、归档、保管、查阅等环节。监督检查可采用查阅资料、现场查看、询问相关人员等方式进行，对发现的问题及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.考核机制建立内业资料管理工作考核机制，将资料管理工作纳入项目绩效考核体系。考核内容包括资料的完整性、准确性、规范性、及时性以及资料管理工作的组织协调