办公用品管理规定

办公用具管理要求第一节总则第一条为有效控制办公费用,杜绝浪费,降低非生产性开支,结合企业实际情况,特制订本要求。第二条办公用具管理工作应遵照“物尽其用、以旧换新、杜绝浪费”标准。第二节管理及分类第四条综合办负责办公用具采购、日常保管、库存统计和发放,并负责控制办公费用。第五条办公用具分为非消耗性、消耗性、清洁用具及招待礼品四类,以下表所表示:类型项目名称非消耗性计算器、电话机、打孔机、剪刀、U盘、裁纸刀、白板、订书机、文件夹、光盘（盒）等各类文具;消耗性中性笔、笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、订书钉、笔芯、印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、曲别针、胸卡皮、电池、胶带、大头针等;色带、速印机墨、速印纸、软盘、影印液、晒图纸、硒鼓、信封等与文印相关各类物品;报销单、借款单、账本、入（出）库单、粘贴单、口曲纸等各类单据;清洁用具纸篓、拖布、毛巾、笤帚、垃圾袋、垃圾桶、洗洁净、香皂、洗手液、纸巾等全部与卫生清洁相关物品;招待礼品纸杯、纯净水、茶叶、保温瓶、饮料、礼品等。第三节办公用具申购第六条每个月25日前各部门责任人需填写《部门办公用具申请单》并将电子版发给综合办。申请单中应列清本部门下月各类办公用具需求,尽可能清楚描述品牌、型号、规格、数量,方便综合办统一安排采购。第七条采购人负责将各部门办公用具需求计划汇总,经综合办责任人审核同意后统一采购,任何部门或个人不准私自购置办公用具。第八条综合办在采购办公用具时应确保价格合理、透明。购置前应做好市场调查,充足掌握欲购物品性能、价格及附加优惠条件,多家（三家及以上）询价、比价、议价后再进行选择,以确保所购物品质优价廉。第九条各部门如需申请购置计划外物品时应填写《部门应急物品采购审批单》,根据审批权限,经本部门责任人审核,报综合办同意后安排采购。对随意申报造成物品积压,应根据企业相关奖惩要求进行处罚。第四节办公用具保管第十条办公用具入库前,综合办内勤应检验合格后再办理入库并建立台账。第十一条办公用具出库后应立刻登记销账,月底盘点应做到账、物相符。第十二条办公用具存放应符合物品特征要求,避免因保管不妥造成物品变质或损坏。第十三条内勤要做好各类库存用具统计工作,每个月出具办公用具库存报表,确保库存合理。对库存时间过长、有保质期要求、长久存放会贬值、已不再使用物品应明确列出,立刻汇报综合办责任人进行处理。第十四条购置办公用具应凭综合办责任人签批入库手续,方可办理财务报销。第五节办公用具领用第十五条各部门责任人应对本部门申请办公用具严格审核,降低无须要办公费用开支。第十六条各部门在领取办公用具时,能够旧换新办公用具必需提交旧物,综合办依据旧物实际数量给予发放。领用时,各部门应凭部门责任人签字领取,并在《办公用具领用单》上签字。第十七条各部门领取所需物品（包含:办公用具、招待用具及礼品）应先经部门责任人或相关领导签字后再到综合办领取。第十八条企业职员应本着节省标准使用办公用具,不得将办公用具随意丢弃废置。第二章办公费用控制管理要求第一节总则第一条为降低企业办公成本,降低行政管理费用开支,使钱、财、物效用达成最大化,特制订本要求。第二节行政费用预算管理标准第二条企业各项行政费用支出统一实施预算管理,应严格根据企业相关预算管理制度,每个月提前完成下月资金计划并上报。第三条各部门办公设备、办公用具采购需求,应根据企业《办公用具管理要求》要求,于每个月25日前报至综合办方便统一协调、采买。第四条除特殊情况外,各部门均应严格避免计划外采购。如必需进行采购,须由相关部门填写《应急物品采购审批单》,并报企业总经理审批后方可购置。第三节日常办公费用节省措施第五条文件打印、复印费用1、文件尽可能双面打印,自用文件利用回收单面废纸打印;2、复印纸由综合办统一保管,各部门或个人因工作需要时向综合办领取。第六条修缮费1、综合办设专员进行日常检验并定时盘点,对盘点丢失、损坏物品、设备立刻上报综合办责任人申请维修,同时应查明损坏原因,属于人为原因,应追究相关责任人责任;2、对于修缮完成物品、设备应立刻入库,以延长使用时间;3、加强对易毁损公共设施关键防范,以降低可能发生修复费用,防患于未然。第七条电话费控制1、企业内部之间工作交流可使用微信、QQ,尽可能不使用电话;2、通常情况下,尽可能不打长途电话,如确需拨打长途电话时应尽可能简短。第八条车辆使用费控制1、车辆使用费包含车辆燃油费、维护保养费、养路费、过途经桥费、保险费及其她费用;2、各部门应严格根据企业《车务管理要求》要求使用公务车辆。外出用车应提前申请,由综合办统一调度,合理派车,能够合办事情尽可能合办,降低车辆使用频率;3、驾驶员应提升成本节省意识,增强参与管理主动性和主动性。在行驶过程中应平稳驾车,降低熄火次数,适时更换机油,注意汽车保养。行驶过程中应计划出最好路线;4、燃油费:加油必需到指定加油站,由综合办人员陪同双方签字。出差加油须凭正规发票报销;5、严禁利用油品谋私利,一经发觉将根据企业相关要求严厉处理。第九条差旅费控制1、尽可能降低出差次数、人数;2、通常职员出差提倡乘坐火车、长途汽车等交通工具,尽可能不使用公车;凡可经过邮寄、电话、网络等形式进行沟通工作,尽可能不出差;3、同性他人员（高管以上人员除外）出差应尽可能选择两人共住一间。第十条水电费及绿植费用控制1、春秋季节不应使用空调。夏季:标准上室温低于30度时,不使用空调;6月份和立秋后,晚上九点后不使用空调;其它月份23:30—8:00（次日）不使用空调;空调开启后,白天温度设定在26度为宜。冬季:标准上室温低于0度时,开启使用空调,空调开启后,温度设定在20度为宜。不能频繁开启压缩机,停机后必需隔二到三分钟才能开机;2、办公照明用电:办公区域应尽可能使用节电很好节能灯;坚持各办公场所人少少开、人走灯灭标准;3、空调、饮水机、风扇等电器电源在最终一个人离创办公区域时全部关闭;4、应避免长流水现象,各部门发觉有漏水现象,应立刻通知综合办立刻维修;5、绿植应每隔三天