外事工作管理制度

外事工作管理制度一、总则1.目的为了加强本单位外事工作的管理，规范外事活动程序，提高外事工作水平，促进对外交流与合作，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位与境外机构、组织、个人开展的各类外事活动，包括但不限于因公出国（境）访问、考察、培训、参加国际会议、接待境外来访团组等。3.基本原则外事工作应遵循国家有关法律法规和外交政策，坚持独立自主、平等互利、相互尊重的原则，严格执行外事审批程序，确保外事活动的合法性、合规性和安全性。

二、外事工作管理机构及职责1.外事工作领导小组成立外事工作领导小组，由单位主要领导担任组长，分管外事工作的领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。外事工作领导小组负责审议外事工作规划、政策和重大外事事项，协调解决外事工作中的重大问题。2.外事工作归口管理部门指定[具体部门名称]作为外事工作的归口管理部门，负责本单位外事工作的日常管理和协调。其主要职责包括：贯彻执行国家外事工作方针政策和有关法律法规，制定本单位外事工作规章制度和实施细则；负责因公出国（境）任务的审核、报批工作，办理相关手续；组织协调外事接待工作，安排来访团组的接待事宜；管理外事经费，审核外事活动经费预算和决算；负责外事文件、资料的收集、整理和归档工作；组织外事工作人员的培训和教育，提高外事业务水平；协助有关部门做好对外宣传和文化交流工作；完成外事工作领导小组交办的其他事项。3.其他部门职责各相关部门应按照职责分工，配合外事工作归口管理部门做好外事工作。具体职责如下：业务部门：负责提出外事活动需求，制定外事工作计划和方案，组织实施外事活动，并及时向外事工作归口管理部门报告外事活动进展情况。财务部门：负责外事经费的预算编制、审核、报销和管理，确保外事经费的合理使用。安全保卫部门：负责外事活动的安全保卫工作，制定安全保卫方案，确保外事活动的安全进行。宣传部门：负责外事活动的宣传报道工作，及时发布外事信息，展示本单位良好形象。

三、因公出国（境）管理1.出国（境）审批程序申请：因公出国（境）人员应提前填写《因公出国（境）申请表》，详细说明出国（境）的目的、任务、行程安排、在外停留时间等内容，并提交相关证明材料。申请表需经所在部门负责人审核同意后，报外事工作归口管理部门。审核：外事工作归口管理部门对因公出国（境）申请进行审核，重点审核出国（境）必要性、行程合理性、经费预算等内容。审核通过后，报外事工作领导小组审批。报批：外事工作领导小组审批通过后，按照国家有关规定报上级主管部门和外事部门审批。经批准后方可办理出国（境）手续。2.出国（境）任务管理因公出国（境）人员应严格按照批准的任务和行程执行，不得擅自更改行程、延长在外停留时间或增加出访国家（地区）。如有特殊情况需要变更，应提前向外事工作归口管理部门报告，并按照规定程序办理审批手续。因公出国（境）人员在外期间应遵守所在国家（地区）的法律法规和风俗习惯，尊重当地人民的宗教信仰和文化传统，维护国家和本单位的形象。因公出国（境）人员应按照规定及时提交出访报告，总结出访成果和经验教训，提出改进工作的建议和措施。出访报告应包括出访基本情况、主要成果、存在问题及建议等内容，并附相关照片、文件等资料。3.出国（境）经费管理因公出国（境）经费应严格按照国家有关规定和本单位财务制度执行，实行"一事一预算"，确保经费使用合理、合规、透明。出国（境）经费预算应包括国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费、签证费、保险费等项目，并根据实际情况进行合理安排。因公出国（境）人员应严格按照批准的经费预算使用经费，不得擅自扩大开支范围、提高开支标准。如需调整经费预算，应提前向外事工作归口管理部门报告，并按照规定程序办理审批手续。出国（境）经费报销应严格按照国家有关规定和本单位财务制度执行，提供真实、合法、有效的报销凭证。报销凭证应包括发票、机票、行程单、住宿清单、会议通知等内容，并经所在部门负责人和外事工作归口管理部门审核签字后，报财务部门报销。

四、外事接待管理1.接待计划制定外事接待工作应提前制定接待计划，明确接待规格、接待人员、接待日程安排、接待经费预算等内容。接待计划需经外事工作归口管理部门审核同意后，报外事工作领导小组审批。接待计划应根据来访团组的性质、目的、级别和人数等因素，合理安排接待规格和接待方式，体现热情友好、务实高效的原则。2.接待组织实施外事工作归口管理部门负责接待计划的组织实施，协调各相关部门做好接待工作。接待人员应提前做好各项准备工作，包括安排车辆、住宿、餐饮、会见、会谈、参观考察等事宜。在接待过程中，接待人员应严格遵守外事纪律和礼仪规范，尊重来访团组的风俗习惯和宗教信仰，热情友好地接待来访客人，确保接待工作顺利进行。外事接待工作结束后，外事工作归口管理部门应及时总结接待工作经验教训，整理接待资料，归档保存。3.接待经费管理外事接待经费应严格按照国家有关规定和本单位财务制度执行，实行"一事一预算"，确保经费使用合理、合规、透明。接待经费预算应包括住宿费、伙食费、公杂费、礼品费等项目，并根据实际情况进行合理安排。外事接待人员应严格按照批准的经费预算使用经费，不得擅自扩大开支范围、提高开支标准。如需调整经费预算，应提前向外事工作归口管理部门报告，并按照规定程序办理审批手续。接待经费报销应严格按照国家有关规定和本单位财务制度执行，提供真实、合法、有效的报销凭证。报销凭证应包括发票、住宿清单、餐饮发票、礼品清单等内容，并经所在部门负责人和外事工作归口管理部门审核签字后，报财务部门报销。

五、外事活动安全管理1.安全责任落实外事工作归口管理部门应会同安全保卫部门制定外事活动安全保卫方案，明确安全责任，落实安全措施。各相关部门应按照安全保卫方案的要求，做好外事活动的安全保障工作。外事活动主办部门应指定专人负责安全工作，加强对参与外事活动人员的安全教育和培训，提高安全意识和防范能力。2.安全风险评估在开展外事活动前，应进行安全风险评估，对可能存在的安全风险进行分析和评估，并制定相应的防范措施。安全风险评估应包括政治安全、人身安全、财产安全、食品安全、交通安全等方面的内容。根据安全风险评估结果，及时调整外事活动安排，采取必要的安全防范措施，确保外事活动的安全进行。3.安全应急处置外事活动主办部门应制定安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。在发生安全事故或突发事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，并及时向上级主管部门和外事部门报告。安全保卫部门应加强对外事活动现场的安全保卫工作，维护现场秩序，确保人员和财产安全。同时，应积极配合有关部门做好事故调查和处理工作。

六、外事文件与档案管理1.外事文件管理外事文件包括上级主管部门和外事部门下发的文件、本单位制定的外事工作规章制度、因公出国（境）审批文件、外事接待计划及相关文件等。外事工作归口管理部门应指定专人负责外事文件的收发、登记、传阅、保管等工作，确保文件的安全和完整。外事文件应按照文件类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查阅和使用。2.外事档案管理外事档案包括因公出国（境）人员的护照、签证、行程安排、出访报告、接待来访团组的相关资料等。外事工作归口管理部门应负责外事档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的真实、完整和有效。外事档案应按照档案管理规定进行分类编号，建立档案目录，便于查询和利用。档案保管期限应按照国家有关规定执行，重要档案应长期保存。

七、外事工作人员管理1.人员选拔与培训外事工作人员应具备良好的政治素质、业务能力、外语水平和沟通协调能力。外事工作归口管理部门应按照选拔标准，选拔政治素质高、业务能力强、外语水平好的人员从事外事工作。外事工作归口管理部门应定期组织外事工作人员参加培训和学习，不断提高外事业务水平和综合素质。培训内容包括国家外事政策法规、外事礼仪规范、外语知识、国际形势等方面的内容。2.外事纪律要求外事工作人员应严格遵守国家外事纪律和本单位外事工作规章制度，保守国家秘密和工作秘密，不得泄露外事活动中的敏感信息和商业机密。外事工作人员在外事活动中应遵守外事礼仪规范，尊重不同国家和地区的文化差异，展现良好的形象和素质。外事工作人