工程签证、结算事项告知函

工程签证、结算事项告知函尊敬的[施工单位名称]：

您好！

为了确保工程顺利推进，规范工程签证及结算流程，保障双方的合法权益，现就工程签证与结算的相关事项郑重告知贵方，请贵方仔细阅读并严格遵照执行。

一、工程签证事项

（一）签证定义及范围工程签证是指在施工过程中，由于各种原因导致施工内容与原合同约定不一致，需要对工程价款、工期等进行调整而办理的书面证明文件。签证范围主要包括但不限于以下方面：1.设计变更：因设计单位提出的设计修改、补充通知等引起的工程变更，如建筑结构调整、装修做法改变、设备选型变更等。2.现场条件变化：施工场地地质条件与勘察报告不符、地下障碍物处理、周边环境对施工的影响等。3.施工工艺调整：为保证工程质量、安全或满足施工规范要求，对原施工工艺进行的调整，如特殊地基处理方法的采用、防水施工工艺的变更等。4.工程洽商：建设单位、监理单位、施工单位等就工程实施过程中出现的问题进行协商并达成一致意见的书面记录，包括施工进度调整、施工顺序变更、工作内容增减等。

（二）签证办理流程1.提出申请：当发生需要签证的事项时，贵方应在该事项发生后的[X]个工作日内，向监理单位提交工程签证申请表（格式见附件1），详细说明签证事项的原因、内容、涉及的工程量及对工期、造价的影响等。2.审核评估：监理单位在收到签证申请表后的[X]个工作日内，对签证事项进行审核，核实情况属实后签署意见，并报送建设单位。建设单位将组织相关人员对签证事项进行现场勘查和评估，必要时将邀请设计单位、造价咨询单位等参与。3.审批确认：建设单位在收到监理单位报送的签证申请及相关资料后的[X]个工作日内，根据勘查评估结果进行审批。如审批通过，将在签证申请表上签署同意意见，并加盖建设单位公章；如审批不通过，将书面通知贵方说明理由。4.签证实施：经建设单位审批确认的签证事项，贵方应按照签证内容及时组织实施。在实施过程中，应做好相关记录，包括施工照片、视频、材料用量清单等，作为签证结算的依据。5.签证资料整理：签证事项完成后，贵方应在[X]个工作日内将完整的签证资料报送监理单位审核。签证资料应包括签证申请表、现场勘查记录、设计变更文件、施工记录、费用计算书等相关证明材料（格式见附件2）。监理单位审核通过后，报送建设单位存档。

（三）签证要求1.真实性：签证事项必须真实发生，贵方应提供充分、有效的证据证明签证内容的真实性。如发现签证资料虚假，建设单位将不予认可，并追究贵方的责任。2.准确性：签证申请表及相关资料应填写准确、清晰，工程量计算应依据规范、合理，费用计算应符合合同约定及相关计价规定。3.时效性：贵方应严格按照规定的时间节点办理签证申请及相关手续，逾期提出的签证申请，建设单位有权不予受理。4.完整性：签证资料应齐全、完整，能够充分反映签证事项的全貌。缺少任何一项必要资料，将影响签证的审核与结算。

二、工程结算事项

（一）结算定义及范围工程结算是指工程项目竣工后，施工单位按照合同约定及相关规定，向建设单位提交工程竣工结算报告及结算资料，建设单位对该报告进行审核，并最终确定工程价款的过程。结算范围包括合同范围内的全部工程内容以及经批准的工程签证、变更等增加或减少的工程费用。

（二）结算办理流程1.提交申请：工程竣工后，贵方应在工程竣工验收合格后的[X]个工作日内，向建设单位提交工程竣工结算申请表（格式见附件3），并附上完整的工程竣工结算报告及结算资料（格式见附件4）。结算报告应包括工程概况、结算依据、结算范围、结算造价明细等内容；结算资料应包括工程竣工图纸、工程变更资料、签证资料、施工日志、材料设备采购发票、结算清单等相关证明文件。2.初审：建设单位在收到贵方提交的工程竣工结算申请及相关资料后的[X]个工作日内，将组织初审工作。初审将由建设单位委托的造价咨询单位进行，造价咨询单位将对结算资料的完整性、准确性以及结算造价进行初步审核，并出具初审报告。3.反馈意见：造价咨询单位在初审过程中如发现问题，将及时与贵方沟通反馈。贵方应在收到反馈意见后的[X]个工作日内，对存在的问题进行核实并提供补充资料或作出合理说明。4.终审：贵方按照造价咨询单位的反馈意见完成整改后，建设单位将组织终审工作。终审将由建设单位、监理单位、造价咨询单位及贵方共同参与，对工程竣工结算报告进行全面审核。如双方对结算造价存在争议，将通过协商或委托有资质的工程造价鉴定机构进行鉴定解决。5.结算确认：经过终审，双方对工程竣工结算造价达成一致意见后，将签署工程竣工结算确认书（格式见附件5）。建设单位将按照合同约定及结算确认书支付工程结算款。

（三）结算要求1.资料齐全：贵方提交的工程竣工结算资料应完整、真实、有效，能够准确反映工程实际完成情况。资料不全或不符合要求的，建设单位有权要求贵方补充或修正，否则将影响结算审核进度。2.计价规范：工程结算造价应按照国家及地方现行的工程造价计价规范、定额标准以及合同约定进行计算。对于合同未明确约定的计价事项，应遵循公平、合理、合法的原则确定。3.结算时效：贵方应严格按照规定的时间节点提交工程竣工结算申请及相关资料，逾期提交的，建设单位有权根据实际情况进行处理，由此造成的损失由贵方自行承担。4.诚信合作：在工程结算过程中，贵方应秉持诚信合作的态度，积极配合建设单位及相关审核单位的工作。如发现贵方存在故意高估冒算、虚报结算造价等不诚信行为，建设单位将依法追究贵方的责任，并按照合同约定扣除相应的款项。

三、其他事项

（一）沟通协调机制为确保工程签证及结算工作的顺利进行，建立良好的沟通协调机制至关重要。贵方在办理签证及结算过程中如有任何疑问或需要沟通协调的事项，请及时与建设单位指定的联系人[联系人姓名]联系，联系电话：[电话号码]，邮箱：[邮箱地址]。同时，建设单位也将定期组织召开工程签证及结算工作协调会，共同解决工作中出现的问题。

（二）违约责任1.若贵方未按照本告知函规定的流程、时间节点及要求办理工程签证及结算事项，导致签证申请未被批准、结算审核延误或结算造价不准确等后果，贵方应承担相应的责任，并赔偿由此给建设单位造成的损失。2.若贵方在工程签证及结算过程中存在弄虚作假、恶意欺诈等行为，建设单位有权解除合同，并要求贵方返还已支付的工程款及利息，同时贵方应按照合同总金额的[X%]向建设单位支付违约金。如给建设单位造成其他损失的，贵方还应承担赔偿责任。情节严重的，建设单位将依法追究贵方的法律责任。

（三）争议解决在工程签证及结算过程中，如双方发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。

希望贵方能够认真对待工程签证及结算工作，严格按照本告知函的要求执行。如有任何疑问，请随时与我们