迅米外贸有限公司对俄罗斯广飞进出口有限公司的客户商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1介绍背景..........................................................3

1.1俄罗斯广飞进出口有限公司....................................3

1.2此次业务背景................................................3

2设计目的及意义...................................................3

3接待前期的准备...................................................4

3.1时间人数的确认..............................................4

3.2接待地点....................................................4

3.1.1接待地点...............................................4

3.1.2主要接待地点...........................................5

3.3提前告知天气................................................5

3.4接机安排....................................................5

3.5车辆安排....................................................5

3.6住宿安排....................................................6

3.7就餐安排....................................................6

4来访的日程计划流程...............................................7

4.1本部人员接待客户............................................8

4.2讯米外贸有限公司生产车间....................................9

5礼仪接待.........................................................10

5.1接待礼仪...................................................10

5.2餐桌礼仪...................................................10

6突发事件的控制与处理.............................................11

6.1基础医疗设施...............................................11

6.2客户意外事故...............................................11

7费用预算.........................................................11

8商务接待方案制定实施.............................................12

参考资料..........................................................13

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

讯米外贸有限公司对俄罗斯广飞进出口有限公司客

户的商务接待方案设计

1介绍背景

1.1俄罗斯广飞进出口有限公司

俄罗斯广飞进出口有限公司是一家主要进口台灯的企业。俄罗斯进出口有

限公司成立于1988年，总部位于俄罗斯卡卢加州，是一家专注于进口高品质台

灯产品的公司。主要负责销售：功能性台灯和装饰型台灯两类产品，包括桌面

式、夹式、落地式等各种类型。公司秉承“品质第一、服务至上”的经营理念，

注重产品质量和设计创新，并提供优质的售后服务。在产品特色方面，公司的

进口产品都是需要采用环保材料、节能灯泡，具有高亮度、无闪烁、护眼舒适

等特点，还拥有智能控制、触摸调光、USB充电等多种功能。公司服务产品覆盖

欧美、东南亚、中东等30多个国家和地区，具有广泛的市场和良好的口碑。

1.2此次业务背景

俄罗斯广飞进出口有限公司在2021年11月与本公司进行过一场业务往来，

现2023年再次进行业务往来。此次俄罗斯广飞进出口有限公司将于2023年花

费300万人民币采购一批新型台灯，要求台灯产品不仅功能强大、外观美观、

节能环保，而且还兼备了一些智能调控、音乐播放等多种功能。为了此次能够

合作的顺利进行，俄罗斯广飞进出口有限公司将于2023年1月3日来本公司现

场考察2天。此次俄罗斯广飞进出口有限公司的代表是总经理Jose，其陪同人

员有业务经理Paulo、物测员Rui、总经理秘书Maria、经理秘书Susan，共五

人进行考察。为了保障与俄罗斯广飞进出口有限公司的合作顺利进行，本公司

特别制定了商务接待方案。

2设计目的及意义

通过此次俄罗斯广飞进出口有限公司客户的到访参观考察，本公司希望能

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

够让俄罗斯广飞进出口有限公司了解本公司生产的产品，能够满足客户需求，

其产品创新性强、易使用、美观时尚，并且能够达到俄罗斯广飞进出口有限公

司的实际需求能够提升消费者的使用价值和满意度。现场考察能够更加有效地

促进本公司与俄罗斯广飞进出口有限公司之间的合作，能够把中国的产品推向

俄罗斯乃至东欧各国。

3接待前期的准备

3.1时间人数的确认

来访时间：2023年6月3日9：00——2023年6月4日15：00

到达时间：2023年6月3日9点整

人数：五人(其间三位男性，两位女性)

表1俄罗斯来访客户名单

姓名职位年龄身高生活习惯工作习惯

Jose总经理50175cm喜欢喝拿铁、喝性格直爽、工作严谨、

茶、喜欢打高尔爱干净有洁癖

夫

Paulo业务经39170cm喜欢喝卡布奇洛、性格保守、不喜欢工

理喜欢摄影作时有人打扰

Rui物测员34165cm喜欢中国传统工工作细心、喜欢实事

艺文化、喝茶求是人、喜欢安静

Maria总经理27160cm喜欢吃甜食、喜喜欢开朗、大方的人、

秘书欢自拍、海鲜过不喜欢懒惰的人

敏

Susan经理秘25163cm喜欢冰美式咖啡喜欢活泼的人

书

3.2接待地点

3.1.1接待地点

深圳宝安国际机场

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.1.2主要接待地点

（1）讯米外贸有限公司总部

（2）讯米外贸有限公司生产车间

3.3提前告知天气

（1）提前电话告知深圳的气候及温度

（2）告知来访人员带上春夏季节适合的服装

3.4接机安排

（1）提前备有俄罗斯广飞进出口有限公司五个来访人员的照片，方便及时

识别确认。

（2）安排行政部接待人刘华硕提前准备好写有发光的“Jose、Paulo、

Rui、Maria、Susan”名字的接机牌，在确定是从俄罗斯卡卢加州开往深圳宝安

国际机场飞机航班到达时，便举起接机牌以便来访人员他们可以看到。

(1)核对航班号、起降时间以及航站楼等信息，保证准确无误。提前和专

业的司机联系好，告知具体的接机时间、地点以及来访者的联系方式

等信息。

(2)确保车辆符合交通规定，车况良好，油量充足，车内外卫生整洁，车

上备有必要的应急设备。

(3)按需备好雨伞、饮用水、口罩等应急物品，确保行程安全、舒适。

(4)了解机场相关规定，包括停车、接送人员等信息，以便顺利完成接机

任务。

3.5车辆安排

（1）提前一周预定车辆，以防没有合适的车辆。

（2）当天提前1小时检查车辆内是否干净整洁，是否有异味，检查车辆状

况是否良好，有问题及时向租凭车行更换。

（3）提前了解来访人员的习惯状况，故安排租凭三辆双排五座轿车。

表2座位安排

车辆后排右座后排左座副驾驶

第一辆总经理Jose总经理秘书Maria本公司总经理秘书李梁

第二辆业务经理Paulo经理秘书Susan本公司接待人员马超

第三辆物测员Rui空本公司接待人员舒艾薇

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.6住宿安排

酒店：深圳福朋喜来登酒店

地址：广东省深圳福田区桂花路5号

深圳福朋喜来登酒店是一家五星级酒店，这家酒店位于福田中心区，交通

便利，周边商业中心和购物中心林立。酒店设施齐全，房间干净整洁，服务态

度好。距离火车站近，周边景区有深圳南山区景点：欢乐谷世界之窗、南山口

岸、中山公园等等。

表3房间安排

客户房间号入住时间

总经理Jose12342023年6月3日9：00

——6月4日15：00

业务经理Paulo12452023年6月3日9：00

——6月4日15：00

总经理秘书Maria12352023年6月3日9：00

——6月4日15：00

经理秘书Susan12672023年6月3日9：00

——6月4日15：00

物测员Rui12432023年6月3日9：00

——6月4日15：00

3.7吃饭安排

由行政部张浩负责预定饭店，了解来访人员忌口，合理安排饭店。本公司

所选择的饭店都是有中式风格的装修，以粤菜为主。

表4吃饭安排

时间饭店菜单人数

6月3日12：00鲍师傅餐厅清蒸活海鱼、10人

笋尖鲍片烩时蔬、

剁椒蒸凤爪、肉夹

馍（梅花肉）、

叉烧蜜汁焗鸭、红

烧大排、干烧明虾

球、瑶柱芙蓉蟹肉

羹、酸辣汤、甜品

如糯米糍、糖不甩、

汤圆

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

6月3日18：40田华酒店自助餐10人

6月4日6：00易向华茶餐厅菠萝油、鸳鸯奶茶、10人

豆浆油条、意大利

面、法式多士、汉

堡包

6月4日12：00小炒黄牛肉饭店小炒黄牛肉、干锅10人

鸡冠菌、青椒焖老

鸭、皱皮辣椒炒腊

牛肉、酸汤稻田鱼、

干锅紫土豆、干煸

四季豆、时令蔬菜、

淮山薏米排骨汤、

蒿子粑、凉拌皮蛋、

油爆花生米、凉拌

云耳、水果拼盘、

黑茶千两

4来访的日程计划流程

表5日程安排计划

日期具体时间行程

2023年6月3日9：00--11：30到达深圳宝安国际机场迎接客户入住

深圳福朋喜来登酒店，步行前往鲍师傅

餐厅

12：00--14：00鲍师傅餐厅吃饭，安排车辆前往外贸有

限公司

14：30--18：00参观讯米外贸有限公司生产车间

18：40--20：00田华酒店吃饭，安排车辆回深圳福朋喜

来登酒店

2023年6月4日8：00--9：00易向华茶餐厅吃早餐，稍作休息安排车

辆去深圳湾公园

9：30--11.30客户游玩深圳湾公园

12：00--14：00小炒黄牛肉饭店吃饭

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

14：30--14：30俄罗斯客户前往商业步行街，品尝当地

特色小吃，土特产

2023年6月4日15：00迎送俄罗斯客户

4.1总部人员接待客户

表6接待客户流程图

迎接客户迎送人员：徐孝义、张艾、李晓华、

海大华、张美丽、肖爱华

会务人员：张晓

要求：迎送人员随身携带对讲机，有问题随时汇报岗位可灵活变通;

准确掌握来访客户到达和离开的时间，及早通知会务人员，如有变

化应及时通知相关人员，迎接人员应提前到达迎接地点，送行人员

则应在客户离开之前到达送行地点，迎接人员要求在客户上车或离

开后方可自己离开。

座谈公司保洁部：罗爱芳、希简爱

应提前做好工作，确保公司环境优雅，洗手间无异

味。

会议室会议准备人员:张晓东、杜淮、肖舒

行政后勤管理中心接待人员:李萧萧

会议室要求：整洁干净、温度适宜、灯光合适;申请

接待部门提前准备公司简介(PPT)或相关资料;

行政后勤管理中心接待人员，提前做好会议室内插

座、话筒、网络安全检查工作，欢迎标语、座席位、

茶水、水果摆放布置。

参观线路全程陪同翻译人员：李潇、程浩

前台→研发中心→批量生产台灯零件→人工组装→测试区→维修区

一包装区→返回会议室

参观介绍展示厅产品负责人：张爱

详细介绍公司产品及应用，解答客户关于产品及应

用的各种疑问。

车间详细介绍产品的制作流程、产品质量保证流程等。

4.2讯米外贸有限公司生产车间接待

接待负责人：车间主任李华荣、车间组长王强

8

湖南商务职业技术学院毕业设计

（1）介绍各车间的功能：研发中心、摆放原材料的库房、批量生产台

灯零件、人工组装、测试区、维修区、包装区包装车间、成品区

（2）展示成品的制作生产线

图1参观生产线包装台灯图

（3）介绍严格的质检流程，工厂加上商品标签、包装好，发往仓库或直

接发往商家和消费者。俄罗斯客户清晰直观的感受到本公司产品是值得可靠的。

图2参观仓库库存和货物的包装发货图片

9

湖南商务职业技术学院毕业设计

5礼仪接待

5.1接待礼仪

（1）在接待客户时，要保持礼貌、热情的态度，尊重他们的文化习惯和社

交礼仪。

（2）身体姿势、手势、眼神等也是传递信息的重要手段，要注意自己的身

体语言，尽量避免行为上给客户带来不适。

（3）俄罗斯文化、政治、历史等话题都可能引起争议，建议在交流中尽量

避免这些敏感话题，以免引起不必要的误会。

（4）包括对客户姓名的正确称呼、餐桌礼仪、送礼等，这些细节体现了公

司的专业素质和对客户的尊重。

5.2餐桌礼仪

（1）餐具的使用是有讲究的，俄罗斯客户的到访迎接人员需要注意给客户

介绍刀叉的使用顺序、筷子的使用方法、勺子的使用方式等。

（2）Maria、Susan女士在场，迎接人员应当主动为女士拉开椅子，并在女

士坐下之前稍微向前推椅子，方便就餐。

（3）考虑到俄罗斯客户非常注重餐桌设计，要求铺上桌布并摆好餐具。用

餐时接待人员坐姿应该端正、自然，并稍微靠在椅背上，不要坐在座位边缘或

桌角。

（4）接待人员提前送上简单的招待食品，如面包、甜食等，表示欢迎和诚

意。

（5）就餐过程中，应当尽量避免使用手机和其他电子设备，以免打扰其他

用餐人。

6突发事件的控制与处理

6.1基础医疗设施

行政部李佳佳提前准备好此次客户基础医疗提前准备好一些基础药品，能

够为客户的健康护航。这些基础药品是最基本的、最重要的药品，主要涵盖了

预防、治疗和缓解常见疾病及其症状的药品。常见的基础药品包括止痛药（如

阿司匹林）、抗过敏药（如扑尔敏）、解热镇痛药（如对乙酰氨基酚）、退烧

10

湖南商务职业技术学院毕业设计

药（如布洛芬）、抗生素（如青霉素）等。在突发状况下能够迅速找到合适的

药品，也能够帮助我们避免因为某些常见疾病而频繁去医院就诊，节省时间和

经济成本。

6.2客户意外事故

如果发生了意外事故，如客户在公司内不慎摔倒受伤，突发性疾病等无法

处理的疾病，应该立即向由公司行政部张思思带去医院诊断报告，及时寻求医

疗救助，并记录好相关情况和处理过程。

7费用预算

此次费用预算由接待人员肖晓霞主要负责，向公司的财务部报账。费用主

要分为：单程机票的费用、餐费、车辆租赁费、酒店的费用、招待费、娱乐费、

翻译费、接机牌、礼物费用。

表7费用预算表

项目具体内容单价数量金额

餐费两次中餐、一次晚餐1月3日中午共1288元4次4701元

一次早餐1月3日晚上共1625元

1月4日早上早餐300元

1月4日中午共1488元

车辆租三辆奥迪a6，共租赁300元/天三台1800元

赁费用两天

酒店费B座标准套房两间B座标准套房1388元/天两天9280元

用B座豪华优选大床房B座豪华优选大床房

两间688元/天

B座高级单人房B座高级双人488元/天

招待费下午茶、咖啡、矿泉下午茶128元/次下午640元

水咖啡15元/杯茶2

红茶15元/壶次、咖

矿泉水2元/瓶啡6

杯、红

茶6

壶、矿

泉水

12瓶

翻译费外面请来的翻译人员600/天两天1200元

娱乐费嗨式KTV（中山广场）大包厢358元/间8小时一间358元

飞机票俄罗斯卡卢加州--深经济舱2400元/人五张12000元

圳宝安国际机场

11

湖南商务职业技术学院毕业设计

接机牌特别定制发光材料20元/份一份20元

礼物深圳土特产礼包深圳土特产礼包178元/五份1224元

铁观音份

铁观音128元/份

合计