涉外活动管理制度

涉外活动管理制度一、总则1.目的为规范本单位涉外活动的管理，确保涉外活动的顺利开展，维护国家利益和单位形象，促进对外交流与合作，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位与境外机构、组织或个人之间开展的各类涉外活动，包括但不限于商务洽谈、学术交流、文化合作、教育培训、技术引进等。3.基本原则遵守国家法律法规和外事纪律，维护国家主权、安全和利益。坚持平等互利、友好协商的原则，促进中外双方的共同发展。注重实效，确保涉外活动的质量和效益。严格审批，加强管理，确保涉外活动的规范性和安全性。

二、管理机构与职责1.外事工作领导小组成立外事工作领导小组，由单位主要领导担任组长，分管外事工作的领导担任副组长，相关部门负责人为成员。职责：贯彻执行国家有关外事工作的方针、政策和法律法规，制定本单位外事工作的规章制度和发展规划。审议决定本单位重大外事事项，协调解决外事工作中的重大问题。监督检查本单位外事工作的执行情况，对违反外事纪律的行为进行处理。2.外事工作归口管理部门设立外事工作归口管理部门，负责本单位外事活动的日常管理工作。职责：负责制定和完善外事活动的具体操作流程和规范，指导和协助各部门做好涉外活动的策划、组织和实施工作。审核各类涉外活动的申请，办理相关审批手续，协调解决外事活动中的具体问题。负责与上级外事部门、驻外使领馆等相关机构的沟通与联系，及时了解和掌握外事政策法规的变化。负责外事活动的档案管理工作，收集、整理和保存外事活动的相关资料和文件。3.各部门职责各部门负责本部门涉外活动的具体组织和实施工作，并指定专人负责外事联络。职责：按照本单位外事工作的总体要求和部署，结合本部门实际情况，制定本部门涉外活动计划，并报外事工作归口管理部门备案。负责本部门涉外活动的前期准备工作，包括与外方沟通协调、拟定活动方案、办理相关手续等。组织实施本部门涉外活动，确保活动的顺利进行，并及时向外事工作归口管理部门报告活动进展情况。负责本部门涉外活动的总结和反馈工作，总结经验教训，提出改进建议，不断提高外事工作水平。

三、涉外活动审批程序1.活动申请各部门开展涉外活动前，应填写《涉外活动申请表》，详细说明活动的目的、内容、时间、地点、参与人员、经费预算等情况，并附上活动方案和相关背景资料。《涉外活动申请表》经部门负责人签字后，报外事工作归口管理部门审核。2.审核与审批外事工作归口管理部门对《涉外活动申请表》及相关材料进行审核，重点审核活动的合法性、必要性、安全性和可行性。对于一般性涉外活动，由外事工作归口管理部门负责人审批；对于重大涉外活动，需报外事工作领导小组审议决定，并按规定报上级外事部门审批。3.审批结果通知外事工作归口管理部门将审批结果及时通知申请部门。经批准的涉外活动，申请部门应严格按照审批意见组织实施；未经批准的涉外活动，不得擅自开展。

四、涉外活动组织与实施1.活动策划申请部门应根据活动目的和要求，精心策划活动方案，明确活动主题、内容、形式、议程、参与人员等细节，确保活动具有针对性和实效性。活动方案应充分考虑外方的文化背景、风俗习惯和宗教信仰，尊重外方的意见和建议，避免因文化差异而产生误解或冲突。2.人员选派选派参与涉外活动的人员应具备良好的政治素质、业务能力和外语水平，熟悉外事礼仪和相关政策法规。人员选派应严格按照规定程序进行，经所在部门推荐，外事工作归口管理部门审核，报单位领导批准。参与涉外活动的人员应提前接受外事培训，了解外事纪律和注意事项，掌握必要的外事知识和技能。3.活动准备申请部门应按照活动方案的要求，做好各项准备工作，包括场地布置、设备调试、资料准备、礼品采购等。对于涉及重要嘉宾或敏感问题的涉外活动，应提前与外方沟通协调，确保活动安排符合双方意愿。活动准备过程中，应注意保密工作，妥善保管相关资料和文件，防止泄露国家机密和单位商业秘密。4.活动实施活动实施过程中，应严格按照活动方案和外事纪律的要求进行，确保活动的顺利进行。参与涉外活动的人员应遵守外事礼仪，尊重外方人员，言行举止得体，展现良好的形象和素质。活动期间，应加强安全管理，做好安全防范措施，确保人员和财产的安全。如发生突发事件，应及时采取有效措施进行处理，并向上级主管部门报告。5.活动总结涉外活动结束后，申请部门应及时进行总结，撰写活动总结报告，内容包括活动的基本情况、取得的成效、存在的问题及改进建议等。活动总结报告经部门负责人签字后，报外事工作归口管理部门备案。外事工作归口管理部门应定期对涉外活动进行总结分析，总结经验教训，不断完善外事工作管理机制。

五、外事纪律与保密规定1.外事纪律严格遵守国家法律法规和外事纪律，不得有任何损害国家利益和单位形象的行为。尊重外方人员的文化背景、风俗习惯和宗教信仰，不得发表不当言论或做出不尊重对方的行为。严格按照外事审批程序开展活动，不得擅自改变活动内容、时间、地点或参与人员等。严禁以任何形式从事营利性活动或谋取私利，不得接受外方的贿赂、礼品或其他不正当利益。严格遵守外事接待规定，不得超标准接待或铺张浪费。2.保密规定增强保密意识，严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，确保国家机密和单位商业秘密的安全。在涉外活动中，涉及国家机密和单位商业秘密的文件、资料、信息等，应妥善保管，不得随意泄露。如需对外提供相关资料，应按照规定程序进行审批。与外方人员交流时，应注意把握分寸，避免涉及敏感话题和机密信息。不得在公开场合谈论不宜公开的事项。参与涉外活动的人员离职或退休后，仍需遵守保密规定，不得泄露在职期间知悉的国家机密和单位商业秘密。

六、经费管理1.经费预算涉外活动经费预算应根据活动的实际需要进行编制，包括活动费用、人员费用、交通费用、住宿费用、餐饮费用、礼品费用等各项开支。经费预算应合理、准确，不得虚报、多报或重复计算。对于重大涉外活动，应单独编制经费预算，并报单位领导审批。2.经费审批涉外活动经费审批应与活动审批同步进行。申请部门应在《涉外活动申请表》中详细列出经费预算，并按照经费审批程序报外事工作归口管理部门审核，经单位领导批准后执行。经费使用应严格按照预算执行，不得擅自超支或改变用途。如需调整经费预算，应按照原审批程序重新办理审批手续。3.经费报销涉外活动结束后，申请部门应及时整理经费报销凭证，按照单位财务管理制度的规定进行报销。经费报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等相关证明材料。报销时应注明费用用途、金额、支付方式等信息，并经部门负责人签字确认。外事工作归口管理部门应对经费报销情况进行审核，确保经费使用符合规定。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。

七、外事档案管理1.档案内容外事档案包括涉外活动的申请文件、审批文件、活动方案、协议合同、会议纪要、总结报告、照片、音像资料等相关资料。外事档案应全面、准确地反映涉外活动的全过程，确保档案资料的完整性和真实性。2.档案整理外事工作归口管理部门应指定专人负责外事档案的整理工作，按照档案管理的有关规定，对各类外事档案进行分类、编号、装订、归档。外事档案应建立电子档案和纸质档案，实行双套制管理，确保档案资料的安全和可查性。3.档案保管与利用外事档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，确保档案资料不受损坏、丢失或泄露。建立健全外事档案查阅制度，严格控制档案查阅范围。因工作需要查阅外事档案的，应填写《外事档案查阅申请表》，经外事工作归口管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自摘抄、复制或带出档案资料。

八、监督与检查1.监督机制建立健全外事活动监督机制，外事工作领导小组定期对外事活动进行检查和指导，外事工作归口管理部门负责对涉外活动的日常监督管理。加强对参与涉外活动人员的监督，确保其严格遵守外事纪律和保密规定。对违反规定的行为，应及时进行纠正和处理。2.检查内容检查涉外活动是否按照审批意见组织实施，活动内容、时间、地点、参与人员等是否与审批一致。检查外事纪律和保密规定的执行情况，是否存在泄露国家机密和单位商业秘密、损害国家利益和单位形象等问题。检查经费使用情况，是否按照预算执行，经费报销是否符合规定。检查外事档案管理情况，档案资料是否完整、准确，查阅制度是否执行到位。3.问题处理对于检查中发现的问题，应