人事档案借用制度

人事档案借用制度一、总则1.目的为了规范公司人事档案的借用管理，确保人事档案的安全与完整，维护员工的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工因工作需要借用人事档案的情况。3.原则人事档案借用应遵循严格审批、限时归还、安全保密的原则。

二、档案借用申请1.申请主体公司内部各部门及员工因工作需要借用人事档案时，需填写《人事档案借用申请表》。2.申请内容申请表应详细填写借用档案的部门、申请人姓名、借用目的、借用档案清单、预计归还日期等信息。3.审批流程部门负责人对借用申请进行审核，签署意见后报人力资源部门。人力资源部门负责人对借用申请进行审批，重点审核借用目的的合理性、预计归还日期的可行性等。经人力资源部门负责人审批同意后，申请表交档案管理人员办理档案借用手续。

三、档案借用审批1.审批标准借用目的应与工作需要紧密相关，具有明确的用途和必要性。借用期限应合理，根据工作实际需求确定，一般不超过[具体期限]。借用档案的清单应准确、完整，确保所借档案为工作所需。2.特殊情况审批对于因特殊原因需要延长借用期限或借用非本部门员工档案的情况，需提前向人力资源部门提出书面申请，详细说明原因及延长期限或借用他人档案的必要性，经人力资源部门负责人及公司领导审批同意后方可办理。

四、档案借用手续办理1.档案交接档案管理人员根据审批通过的申请表，与借用申请人进行档案交接。交接时，双方应仔细核对档案清单，确认档案的数量、内容、完整性等，并在《人事档案借用登记表》上签字确认。2.借用登记档案管理人员对档案借用情况进行详细登记，记录借用日期、借用部门、申请人姓名、借用档案清单、预计归还日期等信息，形成《人事档案借用登记表》。3.借阅凭证发放档案管理人员向借用申请人发放《人事档案借阅证》，借阅证上应注明借用档案的清单及借用期限等信息。借用申请人应妥善保管借阅证，不得转借他人。

五、档案借用期限与归还1.借用期限一般情况下，人事档案借用期限不超过[具体期限]。如有特殊情况需要延长借用期限，借用申请人应提前[具体天数]向人力资源部门提出书面申请，经审批同意后方可延长。2.归还要求借用申请人应在规定的归还日期前将借用的档案归还至档案管理人员处。归还时，档案管理人员应仔细核对档案的数量、内容、完整性等，确认无误后在《人事档案借用登记表》上注明归还日期，并收回《人事档案借阅证》。如发现档案有损坏、丢失等情况，借用申请人应及时向人力资源部门报告，并承担相应的责任。

六、档案借用期间的管理1.借用人员责任借用人员应妥善保管所借档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。借用人员不得将档案转借他人或带到规定场所以外的地方。借用人员应在借用期限内按时归还档案，如需延期使用，应提前办理延期手续。2.档案管理人员监督档案管理人员应定期对借用档案的情况进行检查和监督，确保借用人员遵守档案借用制度。如发现借用人员有违反制度的行为，应及时制止并向人力资源部门报告。3.安全保密措施借用人员在借用档案期间，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案内容。借用档案应存放在安全可靠的地方，防止档案丢失、损坏或被盗。如因工作需要对档案进行复印或摘录，应经人力资源部门负责人批准，并按照规定进行操作，复印件或摘录件应妥善保管，不得随意传播。

七、档案借用违规处理1.违规行为界定未经审批擅自借用人事档案。超过规定期限未归还档案。将档案转借他人或带到规定场所以外的地方。擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。泄露档案内容。因保管不善导致档案丢失、损坏。2.处理措施对于初次违反档案借用制度的员工，给予警告处分，并要求其立即改正违规行为。对于多次违反档案借用制度或造成严重后果的员工，将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。因借用人员违规行为导致公司遭受损失的，借用人员应承担相应的赔偿责任。

八、附则1.制度解释本制度由公司人力资源部门负责解释。2