备用金借支使用管理制度

备用金借支使用管理制度一、总则1.目的为了加强公司备用金的管理，规范备用金借支、使用和报销行为，提高资金使用效率，防范资金风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要借支备用金的情况。3.定义备用金是指公司为满足各部门临时性、小额资金需求而预先拨付给相关人员使用的款项。

二、备用金借支管理1.借支原则备用金借支应遵循"必需、合理、节约"的原则，严格控制备用金的借支额度和使用范围。备用金借支必须有明确的用途，严禁挪作他用。2.借支流程填写借支申请：借支人需填写《备用金借支申请表》，详细注明借支部门、借支人姓名、借支金额、借支用途、预计还款日期等信息。部门负责人审批：借支人所在部门负责人对借支事项的真实性、必要性和合理性进行审核，并签署审批意见。财务审核：财务部门对借支申请进行审核，重点审核借支金额是否在规定额度内、借支用途是否符合规定、预计还款日期是否合理等。审核通过后，财务负责人签署审批意见。总经理审批：根据公司规定，超过一定金额的备用金借支需报总经理审批。总经理对借支申请进行最终审批。借支款项：经各级审批通过后，借支人凭审批后的《备用金借支申请表》到财务部门办理借支手续，领取备用金。财务部门按照审批金额支付现金或通过银行转账方式将款项转入借支人指定账户。3.借支额度根据各部门业务性质和实际需求，设定不同的备用金借支额度上限。具体额度标准如下：采购部门：[X]元销售部门：[X]元行政部门：[X]元其他部门：[X]元如因特殊业务需要超过上述额度借支备用金的，需提前向财务部门说明情况，并经总经理特批。4.借支期限备用金借支期限原则上不得超过[X]天。如有特殊情况需要延长借支期限的，借支人应提前向财务部门提出申请，并说明原因，经财务部门同意后方可延长。对于超过借支期限未归还的备用金，财务部门将从借支人工资中扣除相应款项，直至备用金全部归还。

三、备用金使用管理1.使用范围备用金主要用于以下方面：零星办公用品采购；差旅费；业务招待费；小额市内交通费；其他经公司批准的临时性小额支出。2.使用规定备用金必须专款专用，不得用于与申请用途无关的支出。借支人应妥善保管备用金，确保资金安全。如因保管不善导致备用金丢失、被盗等，由借支人承担全部责任。备用金使用过程中应取得合法有效的票据，票据内容必须真实、完整、准确，与实际支出相符。对于不符合规定的票据，财务部门有权拒绝报销。借支人在使用备用金时，应按照财务规定的审批流程进行报销。报销时需填写《费用报销单》，并附上相关发票、收据等原始凭证。

四、备用金报销管理1.报销流程整理票据：借支人在完成备用金使用后，应及时整理相关票据，按照费用类别和时间顺序进行分类粘贴。填写报销单：借支人填写《费用报销单》，详细注明报销部门、报销人姓名、报销金额、报销用途、附件张数等信息，并在报销单上签字确认。部门负责人审核：借支人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。财务审核：财务部门对报销申请进行审核，重点审核票据的合法性、合规性、完整性，报销金额是否与借支金额相符，报销用途是否符合规定等。审核通过后，财务负责人签署审批意见。总经理审批：根据公司规定，超过一定金额的备用金报销需报总经理审批。总经理对报销申请进行最终审批。报销付款：经各级审批通过后，财务部门按照审批金额办理报销付款手续。如报销金额小于借支金额，借支人应将剩余备用金及时归还财务部门；如报销金额大于借支金额，财务部门将补足差额给借支人。2.报销期限借支人应在备用金使用完毕后的[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。逾期未报销的，财务部门将暂停其再次借支备用金的资格，并从借支人工资中扣除相应款项，直至报销手续办理完毕。3.报销标准各项费用的报销标准按照公司相关财务制度执行。具体报销标准如下：办公用品采购：应根据实际需求采购，严格控制采购数量和金额。对于单价在[X]元以上的办公用品，需经部门负责人批准后方可采购。差旅费：按照公司《差旅费管理制度》规定的标准执行，包括交通、住宿、餐饮等费用标准。业务招待费：应遵循必要、合理、节约的原则，严格控制业务招待费支出。业务招待费报销时需注明招待对象、招待事由等信息，并经部门负责人和总经理审批。市内交通费：原则上应优先选择公共交通工具出行，如需乘坐出租车，应注明出行事由和起止地点。市内交通费报销标准为每人每天不超过[X]元。

五、备用金盘点与清查1.定期盘点财务部门应定期对备用金进行盘点，确保备用金账实相符。盘点周期为[X]月/季/年。盘点时，财务人员应与借支人核对备用金余额，并检查备用金的使用情况和相关票据。盘点结束后，财务人员应编制《备用金盘点表》，详细记录盘点情况，包括借支人姓名、借支金额、已使用金额、未使用金额、盘点日期等信息。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。2.不定期清查公司审计部门或其他相关部门有权对备用金进行不定期清查，以检查备用金的管理和使用情况是否符合规定。清查时，相关部门应要求借支人提供备用金使用的相关票据和资料，并对备用金的使用情况进行核实。对于清查中发现的问题，如备用金使用不当、借支手续不全、票据不符合规定等，相关部门应及时提出整改意见，并督促借支人限期整改。

六、罚则1.对于违反本制度规定借支、使用备用金的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：对于借支备用金未按规定用途使用、挪作他用或逾期未归还的，责令其限期改正，并按照借支金额的[X]%收取违约金。对于因保管不善导致备用金丢失、被盗的，借支人应承担全部损失，并按照损失金额的[X]%给予罚款。对于在备用金报销过程中弄虚作假、虚报冒领的，除追回违规报销款项外，公司将视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分，情节严重的将依法追究法律责任。2.公司员工如发现其他人员违反备用金管理制度的行为，有权向公司财务部门或其他相关部门举报。对于经查实的举报，公司将给予举报人一定的奖励。

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