信贷档案管理制度

信贷档案管理制度一、总则1.目的为加强信贷档案管理，规范信贷业务操作流程，确保信贷档案的真实、完整、有效和安全，为信贷业务决策、监督检查、风险防范等提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于[银行名称]各类信贷业务档案的管理，包括但不限于贷款、承兑、保函、信用证等业务。3.基本原则信贷档案管理应遵循集中统一、分类管理、真实完整、便于查询和保密安全的原则。

二、信贷档案管理职责分工1.信贷管理部门负责制定和完善信贷档案管理制度，并监督执行。指导、督促和检查信贷业务经办机构的信贷档案管理工作。定期对信贷档案进行检查和清理，确保档案质量。2.信贷业务经办机构负责信贷业务档案的收集、整理、立卷、归档和保管工作。确保信贷档案资料的真实、准确、完整，并及时移交。按照规定的保管期限和销毁程序，对信贷档案进行管理。3.档案管理部门负责信贷档案的集中保管和维护，提供档案查询服务。建立健全档案管理制度，确保档案的安全和保密。协助信贷管理部门和信贷业务经办机构做好档案管理工作。

三、信贷档案的分类与编号1.分类客户基本信息类：包括借款人及保证人的营业执照、公司章程、法定代表人身份证明、财务报表等资料。信贷业务合同类：借款合同、保证合同、抵押合同、质押合同等。信贷审批文件类：授信审批报告、贷款审批表、会议纪要等。贷后管理资料类：贷后检查报告、还款记录、逾期催收记录等。担保资料类：抵押物清单、评估报告、质押物清单、质权证明等。其他资料类：与信贷业务相关的其他文件、资料。2.编号信贷档案应按照一定的规则进行编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性和系统性，可采用"年份+业务类型+顺序号"的方式进行编制。例如，2023年的第一笔贷款业务档案编号为"2023DK001"。

四、信贷档案的收集与整理1.收集要求信贷业务经办人员应在业务发生过程中及时收集相关档案资料，确保资料的完整性。收集的档案资料应真实、有效，符合法律法规和银行内部规定的要求。对于外部提供的资料，应要求提供单位加盖公章或相关人员签字确认。2.整理要求对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案编号顺序排列。每份档案资料应编写目录，注明资料名称、日期、页码等信息。对破损或褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。

五、信贷档案的立卷与归档1.立卷要求按照信贷业务的种类和流程，将整理好的档案资料进行立卷。每卷档案应包含该笔信贷业务从受理到结清全过程的相关资料。卷内资料应排列有序，采用A4纸张规格，并左侧装订。2.归档要求信贷业务经办机构应定期将立卷后的信贷档案移交档案管理部门。档案管理部门在接收档案时，应进行认真核对，确保档案的数量、质量和完整性符合要求。对归档的信贷档案，应建立档案登记簿，详细记录档案的编号、名称、数量、归档日期等信息。

六、信贷档案的保管1.保管期限信贷档案的保管期限应根据业务性质和风险程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，适用于结清后5年内无重大风险隐患的信贷业务档案。中期保管期限为10年，适用于具有一定风险隐患或重要性较高的信贷业务档案。长期保管期限为永久，适用于涉及重大风险、法律纠纷或具有重要历史价值的信贷业务档案。2.保管条件档案管理部门应提供安全、防火、防潮、防虫、防盗的保管场所，确保信贷档案的安全。采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护。对保管期限届满的信贷档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。

七、信贷档案的查询与借阅1.查询规定本行内部人员因工作需要查询信贷档案的，应填写《信贷档案查询申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查询手续。查询人员应在档案管理部门指定的场所进行查询，不得擅自将档案带出。查询过程中，应遵守档案管理部门的相关规定，不得在档案上涂改、标记或损坏。2.借阅规定本行内部人员因工作需要借阅信贷档案的，应填写《信贷档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，并经所在部门负责人和信贷管理部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的信贷档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。

八、信贷档案的保密与安全1.保密要求信贷档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。在档案查询和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。对涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的信贷档案，应按照相关法律法规的要求进行管理。2.安全要求档案管理部门应加强安全防范措施，确保信贷档案的安全。配备必要的消防、防盗、防潮等设备，定期进行检查和维护。对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案被篡改或丢失。建立档案安全应急预案，对可能发生的档案安全事故进行及时处理和报告。

九、信贷档案的检查与考核1.检查内容信贷档案管理部门应定期对信贷业务经办机构的信贷档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查询和借阅等环节。检查档案资料的完整性、真实性、准确性和规范性，以及档案管理工作的执行情况。2.考核办法建立信贷档案管理工作考核制度，对信贷业务经办机构和档案管理部门的档案管理工作进行考核评价。考核结果与绩效挂钩，对档案管理工作表现优秀的机构和个人给予奖励，对存在