会议电子资料分发协议

会议电子资料分发协议编号：__________

本协议由以下双方签订：

甲方：[甲方全称]，地址：[甲方地址]，法定代表人：[甲方法定代表人姓名]。

乙方：[乙方全称]，地址：[乙方地址]，法定代表人：[乙方法定代表人姓名]。

鉴于甲方需就相关会议事项向乙方提供电子资料，乙方同意接收并使用上述资料，双方本着平等互利、诚信合作的原则，达成如下协议：

一、合同目的：甲方将会议电子资料分发给乙方，以便乙方了解相关会议内容，确保双方在会议事项上的信息对称。

二、合同背景：[在此处简要说明签订本协议的原因和背景，例如：随着双方合作关系的加深，为提高沟通效率，确保信息共享，经双方协商一致，达成本协议。]

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方负责确保会议电子资料的准确性、完整性和及时性，并在会议结束后[具体时间]内将资料发送至乙方指定邮箱。

2.甲方应保证所提供资料的版权、保密性等不受侵犯，如因资料内容引起第三方索赔，甲方应承担全部责任。

3.甲方有义务对乙方提供的技术支持，协助乙方解决在使用过程中遇到的问题。

4.甲方应遵守国家相关法律法规，不得利用会议电子资料从事违法活动。

乙方责任和义务：

1.乙方应指定专人负责接收和保存甲方提供的会议电子资料，确保资料的安全性和完整性。

2.乙方在收到资料后，应及时查阅并了解会议内容，如有疑问，应在[具体时间]内向甲方提出。

3.乙方不得泄露、复制、篡改或传播甲方提供的会议电子资料，不得将其用于任何商业目的或其他非法用途。

4.乙方应遵守国家相关法律法规，不得利用会议电子资料从事违法活动。

5.乙方有义务对甲方提供的技术支持，协助甲方解决在使用过程中遇到的问题。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定接收、查阅和使用会议电子资料。

2.乙方有权要求甲方提供准确、完整、及时的会议电子资料。

3.双方均有权要求对方提供技术支持，协助解决使用过程中遇到的问题。

双方义务：

1.双方应按照本协议约定，履行各自的责任和义务。

2.双方应尊重对方的合法权益，不得侵犯对方的知识产权、商业秘密等。

3.双方应保持良好的沟通，及时解决合作过程中出现的问题。

4.双方应遵守国家相关法律法规，不得利用本协议从事违法活动。

合同金额与支付方式：

一、合同金额

1.本次会议电子资料分发协议的总金额为人民币[具体金额]元整（￥[具体金额]）。

2.该金额包括但不限于资料制作、发送、存储及相关服务的费用。

二、支付方式

1.支付比例：乙方在收到甲方提供的会议电子资料后，应按照以下比例支付合同金额：

-第一次支付：合同金额的[具体比例]，即人民币[具体金额]元整（￥[具体金额]）；

-第二次支付：合同金额的[具体比例]，即人民币[具体金额]元整（￥[具体金额]）；

-第三次支付：合同金额的[具体比例]，即人民币[具体金额]元整（￥[具体金额]）。

2.支付时间：

-第一次支付：乙方应在收到甲方提供的会议电子资料后的[具体时间]内完成支付；

-第二次支付：乙方应在[具体时间]后收到甲方提供的会议电子资料后的[具体时间]内完成支付；

-第三次支付：乙方应在[具体时间]后收到甲方提供的会议电子资料后的[具体时间]内完成支付。

3.支付条件：

-乙方确认收到甲方提供的会议电子资料，并认为资料符合协议约定；

-乙方已按照本协议约定的比例支付相应款项；

-双方就支付事宜无争议。

4.付款方式：

-乙方应通过银行转账方式将款项支付至甲方指定的账户；

-甲方应在收到转账通知后[具体时间]内确认收款。

5.额外费用：

-如因乙方原因导致资料发送失败或资料损坏，乙方应承担由此产生的额外费用；

-如因不可抗力因素导致资料发送延迟，甲方不承担任何责任，且乙方无需支付额外费用。

6.付款凭证：

-乙方支付款项后，应及时向甲方提供银行转账凭证；

-甲方应在收到凭证后[具体时间]内出具收款确认函。

三、违约责任

1.如乙方未按约定支付款项，甲方有权要求乙方支付违约金，违约金为未支付款项的[具体比例]；

2.如甲方未按约定提供资料，乙方有权要求甲方退还已支付的全部款项，并承担相应的违约责任。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约情形：

-如甲方未能在协议约定的期限内提供会议电子资料，甲方应向乙方支付违约金，违约金为合同总金额的[具体比例]；

-如甲方提供的资料存在重大错误或遗漏，甲方应承担全部责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。

2.乙方违约情形：

-如乙方未在协议约定的期限内支付款项，乙方应向甲方支付违约金，违约金为未支付款项的[具体比例]；

-如乙方泄露、复制、篡改或传播甲方提供的会议电子资料，乙方应承担侵权责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。

二、争议解决

1.争议解决方式：双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼，或提交[具体仲裁机构]申请仲裁。

2.适用法律：本协议的签订、效力、解释、履行、变更、解除及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

3.管辖法院：双方约定，因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，应提交[具体法院名称]管辖。

4.争议解决程序：

-协商解决：双方应在争议发生后[具体时间]内进行友好协商，争取在合理期限内达成和解；

-诉讼或仲裁：若协商不成，任何一方均有权选择诉讼或仲裁方式解决争议，并应在协商不成后[具体时间]内提交相关法院或仲裁机构。

-保密性：双方在争议解决过程中，应对争议内容及其处理情况予以保密。

三、违约金及赔偿

1.违约金：双方应按照本协议约定的违约情形，支付相应的违约金。

2.赔偿：若一方违约导致另一方遭受损失，违约方应赔偿损失方因此遭受的全部实际损失，包括但不限于直接损失和间接损失。

3.争议解决费用：争议解决过程中产生的合理费用，由败诉方承担。

四、不可抗力

1.不可抗力：因自然灾害、政府行为、社会异常事件等不可抗力因素导致本协议无法履行或履行困难的，双方应相互理解，并协商解决。

2.通知：发生不可抗力事件时，受影响的一方应立即通知对方，并提供相关证明文件。

附则：

一、生效条件

1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。

2.本协议的生效，以双方完成各自内部审批程序并签署本协议为条件。

二、有效期

1.本协议的有效期为[具体时间]，自协议生效之日起计算。

2.如双方同意，本协议可经协商一致予以续签。

三、变更与终止条款

1.变更：

-本协议的任何变更，必须以书面形式由双方共同签署，方可生效。

-任何变更不影响本协议中未变更部分的效力。

2.终止：

-本协议在有效期届满前，如无续签，则自动终止。

-双方协商一致，可以提前终止本协议。

-如发生以下情形之一，本协议可立即终止：

a.一方严重违约，经另一方通知后未在[具体时间]内纠正；

b.一方因破产、解散或其他原因丧失履行能力；

c.发生不可抗力事件，且该事件持续超过[具体时间]，影响协议履行。

四、通知

1.本协议项下的所有通知，应通过书面形式发送至对方指定的地址。

2.任何一方变更通知地址，应在变更后的[具体时间]内通知对方。

五、争议解决

1.本协议的争议解决机制适用本协议“违约与争议解决机制”条款。

2.本协议的争议解决方式不排除双方通过其他方式解决争议的可能性。

六、其他

1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本协议一式[具体份数]份，双方各执[具体份数]份，每份具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，至协议约定的有效期届满或双方约定的终止条件成就时终止。

七、法律适用与管辖

1.本协议的签订、效力、解释、履行、变更、解除及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

2.本协议的争议解决管辖法院为[具体法院名称]。

八、附件

本协议附件与本协议具有同等法律效力。

附件：

1.会议电子资料分发需求文档，详细描述了甲方对会议电子资料的具体要求，包括但不限于资料内容、格式、发送方式等。

2.会议电子资料设计方案，包括资料的结构布局、设计风格、配色方案等，以确保资料的专业性和易读性。

3.技术规格说明书，列明了会议电子资料的制作、发送、存储等技术细节，确保资料的技术质量。

4.双方签署的保密协议，约定了双方在资料分发和使用过程中的保密义务，保护双方的商业秘密。

5.甲方提供的会议相关文件，如会议通知、议程、参会人员名单等，以供乙方了解会议背景和相关信息。

6.甲方营业执照复印件，以证明甲方具备提供会议电子资料服务的资质。

7.乙方指定的接收人员名单，明