武汉市海外旅游有限责任公司合同管理制度

武汉市海外旅游有限责任公司合同管理制度一、总则1.目的为加强武汉市海外旅游有限责任公司（以下简称"公司"）合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家法律法规及相关政策，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议等法律文件（以下统称"合同"）。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、诚实守信、审慎审查、全程监控的原则。确保合同内容符合法律法规要求，维护公司的合法权益和良好形象。

二、合同管理职责分工1.公司管理层负责合同管理制度的审批和监督执行。对重大合同进行决策，并承担相应的领导责任。2.法务部门负责合同文本的合法性审查，提供法律意见和建议。参与重大合同的谈判和签订过程，协助处理合同纠纷。建立合同管理台账，对合同的履行情况进行跟踪和监督。3.业务部门负责合同的起草、谈判、签订和履行工作。对合同相对方的主体资格、信用状况等进行调查和评估。及时向法务部门和公司管理层汇报合同履行过程中的重大问题。4.财务部门参与合同条款中涉及财务内容的审核，确保合同财务条款的合理性。根据合同约定，负责资金收付和账务处理，对合同执行情况进行财务监督。

三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订目的、主要条款等内容。申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司管理层审批。2.合同起草业务部门负责合同文本的起草工作。合同文本应符合法律法规要求，明确双方的权利义务，条款清晰、准确、完整。对于格式合同，业务部门应结合实际情况进行必要的修改和补充，确保合同内容符合公司利益。3.合同审核业务部门完成合同起草后，将合同文本及相关资料提交至法务部门进行合法性审查。法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。如合同涉及财务、技术、质量等专业内容，业务部门应会同相关部门进行会签。各会签部门应在[X]个工作日内提出审核意见。法务部门根据各部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，确保合同合法合规。4.合同审批经审核通过的合同，由业务部门将合同文本及相关资料提交至公司管理层审批。公司管理层应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，并签署审批意见。对于重大合同，公司管理层应组织相关部门进行专题研究和论证，确保决策的科学性和合理性。5.合同签订合同经公司管理层审批通过后，由业务部门负责与合同相对方签订合同。签订合同前，业务部门应再次核实合同相对方的主体资格、信用状况等信息，确保合同签订的真实性和有效性。合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照公司印章管理制度的规定进行盖章操作。合同签订后，业务部门应及时将合同副本交至法务部门、财务部门等相关部门备案。

四、合同履行管理1.履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。履行计划经部门负责人审核后，报公司管理层备案。2.履行跟踪与监控业务部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并定期对合同履行情况进行跟踪和检查。如发现合同履行过程中出现问题或风险，业务部门应及时采取措施进行处理，并向法务部门和公司管理层汇报。法务部门应对合同履行情况进行监督和检查，确保合同履行符合法律法规要求和合同约定。3.变更与解除管理合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批和签订。如需要解除合同，业务部门应提前通知合同相对方，并按照法律法规要求和合同约定办理相关手续。解除合同的相关文件应及时交至法务部门和财务部门备案。4.争议解决如合同履行过程中发生争议，业务部门应及时与合同相对方进行沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，业务部门应及时向法务部门咨询，并按照法律法规要求和合同约定选择合适的争议解决方式，如仲裁、诉讼等。在争议解决过程中，业务部门应积极配合法务部门提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。

五、合同档案管理1.档案收集与整理合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，并移交至公司档案室。档案室应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案的完整性和规范性。2.档案保管与查阅档案室应妥善保管合同档案，确保档案的安全和保密。合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案室查阅。查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、损毁档案。如因工作需要对外提供合同档案复印件的，应经公司管理层审批，并按照公司印章管理制度的规定进行盖章操作。

六、合同风险管理1.风险识别与评估法务部门应定期对公司合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险等。根据风险识别和评估结果，法务部门应制定相应的风险应对措施，明确风险防控责任人和时间节点。2.风险监控与预警业务部门和法务部门应密切关注合同履行情况，及时发现和处理潜在的风险问题。如发现风险指标超出设定范围，应及时发出预警信号。对于重大风险事件，公司应成立专门的应急处理小组，制定应急预案，及时采取措施进行应对，最大限度地降低风险损失。3.风险培训与教育公司应定期组织合同风险管理培训和教育活动，提高员工的合同风险意识和防范能力。培训内容应包括法律法规、合同管理知识、风险案例分析等，培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。

七、合同管理信息化建设1.建立合同管理系统公司应建立合同管理信息化系统，实现合同从立项、起草、审核、审批、签订、履行、变更、终止等全过程的信息化管理。合同管理系统应具备合同模板管理、流程审批、档案管理、风险预警等功能，提高合同管理工作的效率和质量。2.数据录入与维护业务部门应负责将合同相关信息及时录入合同管理系统，确保数据的准确性和完整性。法务部门、财务部门等相关部门应根据各自的职责，对合同管理系统中的数据进行审核和维护，确保数据的一致性和有效性。3.系统应用与推广公司应积极推广合同管理系统的应用，鼓励员工使用系统办理合同相关业务。定期对合同管理系