物资采购管理制度55674

物资采购管理制度55674一、总则1.目的为了规范公司物资采购行为，加强物资采购管理，降低采购成本，保证物资质量，提高采购效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的采购活动，包括生产物资、办公物资、固定资产等。3.基本原则按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。质量优先原则：确保所采购物资的质量符合公司要求和相关标准。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判，降低采购成本。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易。

二、采购组织与职责1.采购部门采购部职责负责制定和执行公司物资采购计划。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期分析采购数据，优化采购流程。2.需求部门需求部门职责提出物资需求申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。协助采购部进行供应商评估和选择。参与采购合同的评审。负责对采购物资的验收工作。3.审批部门审批部门职责根据公司相关规定，对采购申请、采购合同等进行审批。监督采购过程的合规性。

三、采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息。将申请表提交至部门负责人审核，审核通过后报至采购部。2.采购计划制定采购部收到采购申请后，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容。将采购计划报采购部经理审批，审批通过后组织实施采购。3.供应商选择与评估采购人员根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面。邀请至少三家符合要求的供应商进行报价，采购人员对各供应商的报价、产品质量、交货期等进行综合比较和分析。采购人员可以实地考察供应商，进一步了解其实际情况。根据评估结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。4.采购合同签订采购人员与选定的供应商进行采购谈判，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。根据谈判结果，起草采购合同，并提交至采购部经理审核。采购合同审核通过后，报公司审批部门审批。审批通过后，由采购人员与供应商签订正式采购合同。5.采购订单下达采购人员根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物资的详细规格、数量、交货时间、交货地点等信息。将采购订单发送给供应商，并要求供应商确认。6.采购跟踪与催货采购人员定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商沟通，了解原因，并要求其采取措施确保按时交货。对于重要物资或紧急采购项目，采购人员应进行重点跟踪和催货，确保物资按时供应。7.物资验收物资到货前，采购人员应通知需求部门做好验收准备。需求部门按照合同要求和相关标准对采购物资进行验收，检查物资的数量、规格、质量等是否符合要求。验收合格后，填写《物资验收单》；如验收不合格，应及时通知采购人员与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。8.付款结算采购人员根据采购合同和物资验收情况，整理付款申请资料，包括发票、验收单、采购合同等。将付款申请资料提交至财务部门审核。财务部门审核通过后，按照公司付款流程进行付款结算。

四、采购预算管理1.预算编制采购部应根据公司年度经营计划和物资需求预测，编制年度采购预算。采购预算应明确各类物资的采购金额、采购时间等内容，并报公司审批部门审批。2.预算执行采购人员应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行申请和审批。3.预算控制与分析财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现偏差并采取措施进行调整。采购部应配合财务部门进行采购预算分析，提供相关数据和信息。

五、供应商管理1.供应商开发采购部应根据公司业务发展和物资采购需求，有计划地开发新供应商。通过市场调研、行业交流、供应商推荐等方式，寻找潜在供应商，并进行初步评估和筛选。2.供应商评估采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。采用定性与定量相结合的评估方法，对供应商进行打分和排名。3.供应商分类管理根据供应商评估结果，将供应商分为A、B、C三类。A类供应商为优质供应商，给予优先合作机会和优惠政策；B类供应商为合格供应商，保持正常合作；C类供应商为需改进供应商，督促其改进不足，如仍无改善则考虑淘汰。4.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款等。建立供应商约束机制，对违反合同约定的供应商进行处罚，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。采用风险矩阵等方法，对风险的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应制定专项应对方案，如与多家供应商建立合作关系、购买保险等，以降低风险发生的可能性或减轻风险造成的损失。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关人员采取措施应对风险。

七、采购信息化管理1.采购管理系统建设公司应建立采购管理系统，实现采购申请、采购计划、供应商管理、采购订单、采购跟踪、物资验收、付款结算等采购业务流程的信息化管理。采购管理系统应与公司其他相关系统（如库存管理系统、财务管理系统等）进行集成，实现数据共享和业务协同。2.数据维护与管理采购人员应及时在采购管理系统中录入和更新采购相关数据，确保数据的准确性和完整性。定期对采购管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。3.信息化应用培训组织采购人员参加采购管理系统的操作培训，使其熟悉系统的功能和使用方法。鼓励采购人员积极利用信息化手段提高采购工作效率和管理水平。

八、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本控制等方面。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购考核建立采购考核制度，对采购部和采购人员的工作业绩进行考核。考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制、物资质量、交货期、供应商