行政仓库管理制度

行政仓库管理制度一、总则1.目的为了加强行政仓库的管理，确保各类物资的安全存储、合理使用和有效流转，提高行政工作效率，降低行政成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于行政仓库内所有物资的管理，包括办公用品、办公设备、劳保用品、清洁用品、印刷品等。3.职责分工仓库管理员负责仓库物资的验收、入库、存储、保管、发放、盘点等日常管理工作。定期对仓库物资进行清查盘点，确保账实相符。维护仓库环境，保持仓库整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。行政部门负责人负责审核仓库物资的采购计划和领用申请。监督仓库管理制度的执行情况，协调解决仓库管理工作中出现的问题。财务部门负责对仓库物资的采购、领用进行账务处理，定期与仓库管理员核对账目。协助仓库管理员进行物资盘点，对盘点结果进行审核和监督。

二、物资采购管理1.采购计划各部门根据工作需要，提前[X]天填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门汇总各部门的采购申请，结合仓库库存情况，制定月度物资采购计划，并报行政部门负责人审批。对于临时性、紧急性的物资采购，由需求部门填写《紧急物资采购申请表》，经部门负责人签字确认后，直接提交至行政部门，行政部门审核后及时采购。2.供应商选择行政部门负责建立合格供应商名录，定期对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和考核。在采购物资时，优先选择合格供应商名录中的供应商进行采购。如需从名录外的供应商采购物资，需经行政部门负责人批准，并对供应商进行严格的资质审查。3.采购流程行政部门根据审批后的采购计划或紧急采购申请，向选定的供应商发送采购订单，明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等条款。供应商按照采购订单的要求及时组织发货，并提供送货清单、发票等相关资料。仓库管理员在收到物资后，按照采购订单和送货清单进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等。如发现物资存在短缺、损坏、质量不合格等问题，应及时与供应商联系，要求其更换或补货。验收合格的物资，仓库管理员办理入库手续，填写《物资入库单》，并将物资存放至指定的仓库区域。

三、物资入库管理1.入库验收仓库管理员在物资到货后，应立即组织验收。验收人员应包括仓库管理员和至少一名相关使用部门的人员。验收时，应严格按照采购订单和送货清单的要求，对物资的数量、规格型号、质量、外观等进行逐一核对。对于重要物资或技术要求较高的物资，必要时可邀请专业人员进行验收。如发现物资存在短缺、损坏、质量不合格等问题，仓库管理员应及时填写《物资验收不合格报告》，注明问题详情，并通知采购部门与供应商协商解决。在问题未解决之前，该批物资不得办理入库手续。2.入库手续办理验收合格的物资，仓库管理员应及时办理入库手续。在《物资入库单》上填写物资名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息，并由仓库管理员、验收人员签字确认。《物资入库单》应一式三联，一联仓库留存，作为物资入库的凭证和登记库存账的依据；一联交采购部门，作为采购付款的依据；一联交财务部门，作为记账的依据。3.物资入库存放仓库管理员应根据物资的类别、性质、用途等，将物资分类存放至指定的仓库区域，并设置明显的标识牌，注明物资名称、规格型号、批次等信息。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关安全规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。仓库应保持整洁、通风良好，物资应摆放整齐、有序，便于查找和盘点。

四、物资存储管理1.库存盘点仓库管理员应定期对仓库物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[X]月/季/年。在盘点前，仓库管理员应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等，并通知相关部门做好准备工作。盘点时，应逐一核对物资的实物数量与库存账记录是否一致。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《物资盘点差异报告》，注明差异情况、原因分析及处理建议。对于盘盈或盘亏的物资，仓库管理员应按照规定的审批程序进行处理。盘盈的物资应及时入账，并查明原因，报相关部门备案；盘亏的物资应查明责任，属于正常损耗的，经批准后核销库存；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。2.库存管理要求仓库管理员应建立健全库存物资台账，详细记录物资的入库、出库、库存数量、存放位置等信息，并定期进行核对和更新。库存物资应按照先进先出的原则进行发放，避免物资积压过期。对于有保质期要求的物资，应定期检查其保质期，及时清理过期物资。仓库应保持适宜的温度、湿度和通风条件，防止物资受潮、发霉、变质、生锈等。对于易受环境影响的物资，应采取相应的防护措施。仓库内严禁吸烟和使用明火，严禁存放与仓库管理无关的物品。仓库应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.库存安全管理仓库管理员应加强库存物资的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。仓库门窗应安装防盗设施，钥匙应由仓库管理员专人保管。下班后，应关闭仓库门窗，切断电源，确保仓库安全。对于贵重物资、危险物资等，应采取特殊的安全保管措施，如单独存放、设置监控设备、配备专人看守等。仓库管理员应定期对仓库进行安全检查，发现安全隐患应及时报告并采取措施加以消除。如发生安全事故，应立即报告上级领导，并按照相关应急预案进行处理。

五、物资发放管理1.领用申请各部门因工作需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。对于贵重物资、限量物资或有特殊规定的物资，领用申请还需经行政部门负责人或其他相关领导审批。2.发放审批行政部门收到《物资领用申请表》后，应根据库存情况进行审核。如库存充足，仓库管理员应及时办理发放手续；如库存不足，应告知领用部门，并说明情况。对于审批通过的领用申请，仓库管理员应按照《物资领用申请表》上的要求发放物资，并在《物资领用申请表》上签字确认。3.发放方式物资发放方式分为两种：一种是直接发放，即领用部门派人到仓库领取物资；另一种是配送发放，即仓库管理员根据领用部门的要求，将物资配送到指定地点。对于价值较高、体积较大或数量较多的物资，如办公设备、家具等，一般采用配送发放的方式。仓库管理员应在发放前与领用部门沟通好配送时间和地点，并安排专人负责配送。在物资发放过程中，仓库管理员应认真核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保发放的物资与领用申请一致。同时，应要求领用人员在《物资发放登记表》上签字确认，以明确物资的领取责任。

六、废旧物资管理1.废旧物资界定废旧物资是指已失去使用价值或因其他原因不再需要的物资，包括办公用品、办公设备、包装材料等。废旧物资的界定由行政部门负责组织相关人员进行审核和确认。对于一些难以判断是否为废旧物资的物品，应征求相关部门和专业人员的意见。2.废旧物资回收各部门在清理出废旧物资后，应及时通知行政部门。行政部门安排仓库管理员定期对各部门的废旧物资进行回收，并统一存放至仓库指定区域。在回收废旧物资时，仓库管理员应进行详细的登记，注明废旧物资的名称、规格型号、数量、来源等信息。3.废旧物资处理行政部门应定期对仓库内的废旧物资进行清理和整理，对于有回收价值的废旧物资，如金属、纸张、塑料等，应联系专业的回收公司进行回收处理，并将回收款项上缴财务部门。对于无回收价值的废旧物资，如过期办公用品、损坏的办公设备等，应按照相关规定进行报废处理。报废处理应填写《废旧物资报废申请表》，经行政部门负责人和财务部门审核后，报上级领导批准。批准后，仓库管理员应按照规定的程序进行报废处理，并做好相关记录。

七、监督与检查1.内部监督行政部门负责人应定期对仓库管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促仓库管理员进行整改。财务部门应定期与仓库管理员核对账目，检查物资的采购、领用、库存等情况，确保账实相符、账目清晰。各部门应配合行政部门的监督检查工作，如实提供物资使用和管理的相关信息。2.审计检查公司审计部门应定期对行政仓库进行审计检查，审查仓库管理制度的执行情况、物资采购和使用的合规性、库存物资的真实性等。对于审计检查中发现的问题，