文件管理制度

文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件管理，确保文件的有效控制和合理利用，提高公司运营效率，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门所产生、流转、使用、保管的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同文件等。

（三）职责分工1.行政部负责制定、修订和完善文件管理制度，并监督执行。负责公司文件的统一归口管理，包括文件的收发、登记、编号、归档、保管和借阅等工作。定期对公司文件进行清理和清查，确保文件的完整性和准确性。2.各部门负责本部门文件的起草、审核、签发、印制、分发和保管等工作。严格按照文件管理制度的要求，规范本部门文件的流转和使用，确保文件的安全和保密。及时将本部门需归档的文件整理后移交行政部。

二、文件的分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司决议、通知、通报、报告、请示、批复等各类行政公文。2.业务文件：与公司业务相关的合同、协议、订单、业务报表、技术文档等。3.人事文件：员工档案、考勤记录、薪资报表、培训资料等。4.财务文件：财务报表、预算报告、审计报告、税务文件等。5.其他文件：不属于上述分类的其他文件，如宣传资料、会议纪要等。

（二）文件编号1.文件编号采用统一的编码规则，确保文件编号的唯一性和系统性。2.编号格式：[公司简称][文件类别代码][年份][序号]公司简称：取公司名称的首字母缩写，如"XX公司"简称为"XX"。文件类别代码：根据文件分类，分别用不同的字母表示，如行政文件用"A"表示，业务文件用"B"表示等。年份：取文件形成年份的后两位数字，如2023年表示为"23"。序号：按照文件形成的先后顺序依次编号，从001开始。3.示例：XXA23001，表示XX公司2023年形成的第1份行政文件。

三、文件的起草与审核（一）起草1.文件起草应明确目的、依据、范围、主体内容、生效日期等要素，确保文件内容完整、逻辑清晰、语言准确。2.涉及多个部门的文件，应由主办部门负责起草，并与相关部门沟通协调，征求意见后形成初稿。3.文件起草人应确保所起草文件符合国家法律法规、公司政策和相关标准要求。

（二）审核1.文件初稿完成后，应提交部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核文件内容是否符合部门职责和工作实际，是否与其他相关文件协调一致，语言表达是否准确等。2.对于重要文件或涉及多个部门的文件，应组织相关部门进行会审。会审由主办部门主持，各相关部门对文件内容进行充分讨论，提出修改意见，主办部门根据会审意见对文件进行修改完善。3.文件审核通过后，由起草人根据审核意见进行修改，形成文件终稿。

四、文件的签发与印制（一）签发1.文件终稿经审核无误后，应提交公司领导签发。签发人应认真审阅文件内容，对文件的准确性、完整性和合规性负责，并签署明确的意见。2.一般文件由部门负责人签发；重要文件或涉及公司重大事项的文件，应由公司总经理或董事长签发。3.文件签发后，签发人应在文件首页的签发栏内签字，并注明签发日期。

（二）印制1.文件签发后，由行政部负责安排印制。印制前应确保文件内容准确无误，排版规范，格式统一。2.文件印制数量应根据实际需要确定，避免浪费。印制完成后，行政部应对文件的印刷质量进行检查，确保文件清晰、完整。3.文件印制过程中应严格遵守保密规定，防止文件内容泄露。

五、文件的收发与登记（一）收文1.行政部负责公司外来文件的签收、登记工作。收到外来文件后，应及时核对文件数量、检查文件封装情况，并在《文件收文登记表》上详细记录文件的名称、文号、来文单位、日期、份数等信息。2.对于重要文件或紧急文件，行政部应立即呈送公司领导或相关部门负责人阅办，并做好跟踪催办工作。3.一般文件由行政部按照文件内容和性质进行分类，分发至相关部门办理。部门收到文件后，应在《文件收文登记表》上签收，并注明签收日期。

（二）发文1.公司内部发文由拟稿部门负责填写《文件发文登记表》，详细记录文件的名称、文号、主送部门、抄送部门、发文日期、份数等信息。2.《文件发文登记表》经部门负责人审核签字后，连同文件一并交行政部。行政部对发文进行编号、登记，并按照发文范围进行分发。3.文件分发时，行政部应确保文件准确送达收件部门或个人，并要求收件人在《文件发文登记表》上签字确认。

六、文件的传阅与办理（一）传阅1.需要传阅的文件，行政部应按照规定的传阅范围和顺序进行传递。传阅文件应使用《文件传阅单》，注明文件名称、文号、传阅部门和人员、传阅日期等信息。2.传阅人员应在《文件传阅单》上签字，注明传阅日期，确保文件及时、准确地传递。传阅过程中，如发现文件有疑问或需要反馈意见，应及时与行政部或拟稿部门沟通。3.行政部应定期对传阅文件进行清理和催办，确保文件传阅的时效性，避免文件积压。

（二）办理1.各部门收到文件后，应按照文件要求及时办理，并在规定的时间内将办理结果反馈给相关部门或行政部。2.对于需要承办的文件，承办部门应明确责任人，制定办理计划，确保文件办理工作按时、高质量完成。办理过程中，如遇到问题或困难，应及时向上级领导汇报。3.文件办理完成后，承办部门应将办理结果以书面形式反馈给行政部。行政部对办理结果进行审核，并将相关文件进行归档或销毁处理。

七、文件的归档与保管（一）归档1.文件办理完毕后，承办部门应按照档案管理的要求，及时将文件整理后移交行政部归档。归档文件应齐全、完整、准确，符合档案整理规范。2.行政部负责对归档文件进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。3.归档文件应一式两份，一份纸质档案，一份电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照电子文件管理要求进行存储和备份。

（二）保管1.行政部应设立专门的文件档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.档案保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般档案保管期限分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。档案管理人员应按照保管期限对档案进行分类存放，并在到期后按照规定进行鉴定和销毁。

八、文件的借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅文件的，借阅人应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅原因、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到行政部办理借阅手续。2.行政部对《文件借阅申请表》进行审核，批准后将借阅文件提供给借阅人，并在《文件借阅登记册》上记录借阅情况，包括借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等。3.借阅人应妥善保管借阅文件，不得转借他人，不得擅自复印、涂改、损坏文件。如因工作需要复印文件，应经行政部同意，并在复印件上注明"仅供工作参考，不得外传"字样。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还文件。如需延期借阅，应提前向行政部提出申请，经批准后方可延期。

（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅文件的，可直接到行政部档案室查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人不得擅自将文件带出档案室。2.查阅重要文件或涉及公司机密的文件，应经公司领导批准。查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容。3.查阅完毕后，查阅人应将文件归还原位，档案管理人员应及时检查文件是否完整、无损。

九、文件的保密与销毁（一）保密1.公司文件分为绝密、机密、秘密三个等级，不同等级的文件应采取相应的保密措施。绝密文件：涉及公司核心机密，如公司战略规划、商业秘密、财务数据等，应严格限制知悉范围，实行专人专管。机密文件：涉及公司重要业务信息，如业务合同、技术资料等，应在一定范围内控制知悉，采取加密存储、专人传递等措施。秘密文件：一般性业务文件，如部门工作计划、工作总结等，应妥善保管，防止泄露。2.文件管理人员应严格遵守保密制度，对文件的起草、审核、签发、印制、收发、传阅、保管、借阅等环节进行全程保密管理。3.严禁在非保密场所谈论、传递、存储公司机密文件。未经公司领导批准，不得擅自将公司文件带出公司或提供给外部人员。

（二）销毁1.文件保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由行政部会同相关部门对文件进行鉴定，确定需要销毁的文件清单。2.对需要销毁的文件，应填写《文件销毁申请表》，经公司领导批准后，由行政部负责组织销毁。3.文件销毁应采用适当的方式进行，确保文件内容无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，监销人应在《文件销毁登记表》上签字确认。4.《文件销毁申请表》、《文件销毁登记表》等相关记录应妥善保存，以备查考。

十、监督与考核（一）监督检查1.行政部定期对公司文件管理情况进行监督检查，检查内容包括文件的起草、审核、签发、印制、收发、传阅、办理、归档、保管、借阅、保密、销毁等环节。2.监督检查可采用查阅文件资料、实地查看、询问相关人