行政事业单位物资采购管理制度

行政事业单位物资采购管理制度一、总则（一）目的为了加强行政事业单位物资采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证物资采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于本行政事业单位内各类物资的采购活动，包括办公用品、办公设备、专用设备、耗材、服务等。

（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购物资性价比最优。4.效益优先原则：注重采购资金的使用效益，合理控制采购成本，提高物资使用效率。

二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立物资采购领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。主要职责如下：1.研究制定物资采购管理的政策、制度和办法。2.审议年度物资采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。

（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定专人负责物资采购的具体实施工作。其职责包括：1.根据批准的采购预算和计划，编制采购实施方案。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织评标（谈判）等。3.与供应商签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。4.建立采购档案，整理、保存采购活动中的各类文件和资料。

（三）需求部门各物资需求部门负责提出物资采购需求，配合采购部门进行采购活动，包括提供技术参数、验收物资等。其主要职责如下：1.根据本部门工作需要，合理编制物资需求计划。2.对采购物资的技术、质量等要求进行明确和审核。3.参与采购项目的评标（谈判）工作，提出意见和建议。4.负责采购物资的验收工作，确保物资符合要求。

（四）监督部门单位内部审计、纪检监察等部门负责对物资采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规、公平公正。其职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购项目的合法性、合规性和合理性。3.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。

三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和实际需求，结合上一年度物资采购情况，于每年年底前编制下一年度物资采购预算草案，报财务部门审核。2.财务部门对各部门上报的采购预算草案进行汇总、审核，并结合单位年度财务预算安排，编制单位年度物资采购预算，报物资采购领导小组审议通过后，纳入单位年度预算管理。

（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的年度采购预算，结合实际工作进度和物资库存情况，分季度制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应报物资采购领导小组备案。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序报物资采购领导小组批准。

四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到规定标准以上的；工程采购单项合同估算价达到规定标准以上的；服务采购单项或批量金额达到规定标准以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照国家有关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。

（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，组织实施招标活动。

（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判，确定成交供应商。

（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织专家进行论证，并报物资采购领导小组批准。

（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人审核签字后，报采购部门。2.采购申请表应附相关的技术参数、配置要求等资料，以便采购部门准确了解采购需求。

（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请的合理性、必要性进行审核。对于符合采购预算和计划的申请，报采购部门负责人审批；对于超出采购预算或计划的申请，报物资采购领导小组审批。2.采购审批通过后，采购部门正式启动采购程序。

（三）采购实施1.选择采购方式：根据采购物资的特点、金额大小等因素，按照本制度规定的采购方式，选择合适的采购方式进行采购。2.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公布采购项目的相关信息。采用竞争性谈判、询价方式采购的，采购部门应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书或询价通知书。3.组织评标（谈判）：对于需要评标（谈判）的采购项目，采购部门应组织成立评标（谈判）小组，评标（谈判）小组由采购部门代表、相关技术专家、财务人员等组成，成员人数应符合规定要求。评标（谈判）小组按照采购文件规定的评标（谈判）标准和方法，对供应商的投标文件或报价进行评审，确定中标（成交）候选人。4.确定成交供应商：采购部门根据评标（谈判）小组的评审结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。成交通知书对采购人和成交供应商具有同等法律效力，采购人和成交供应商应按照成交通知书确定的事项签订采购合同。

（四）合同签订与履行1.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购部门应在成交通知书发出之日起规定时间内，与成交供应商签订采购合同。合同签订后，双方应严格履行合同约定。3.采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如遇供应商违约，应按照合同约定追究其违约责任。

（五）验收付款1.验收：物资到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量检验部门进行验收。需求部门负责对物资的数量、规格、型号等进行核对，质量检验部门负责对物资的质量进行检验。验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。验收报告应包括物资的名称、规格、数量、验收情况等内容。2.付款：采购部门应根据合同约定和验收报告，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，报财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核后，按照规定的程序支付货款。

六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对物资采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。

（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研，及时了解市场动态和价格变化，合理制定采购预算和采购计划。建立供应商库，引入竞争机制，降低对单一供应商的依赖。2.供应商风险应对：对供应商进行严格的资格审查和信用评估，选择信誉良好、实力较强的供应商。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，加强对供应商的监督和管理。3.质量风险应对：明确采购物资的质量标准和验收要求，加强对采购物资的质量检验。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对出现质量问题的物资及时进行处理。4.合同风险应对：严格按照合同管理规定签订采购合同，确保合同条款合法合规、明确具体。加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.廉政风险应对：加强对采购人员的廉政教育，提高廉洁自律意识。建立健全廉政监督机制，加强对采购过程的全程监督，防止腐败行为的发生。

七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动中形成的各类文件和资料，主要包括：1.采购预算和计划文件。2.采购申请及审批文件。3.采购文件，如招标文件、投标邀请书、询价通知书、谈判文件等。4.供应商资料，如营业执照副本、资质证书、业绩证明等。5.投标文件或报价文件。6.评标（谈判）报告。7.采购合同。8.验收报告。9.付款凭证。10.其他相关文件和资料。

（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照档案管理的有关规定，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。保管期满后，经单位负责人批准，方可按照规定程序进行销毁。

八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对物资采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购档案管理等。2.监督检查可以采取定期检查、专项检查、随机抽查等