销售合同管理制度

销售合同管理制度一、总则1.目的为了加强公司销售合同的规范化管理，维护公司合法权益，提高销售合同的签订、履行效率，防范销售合同风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有销售合同的管理，包括但不限于产品销售合同、服务销售合同等。3.基本原则依法签订原则：销售合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，确保合同合法有效。平等自愿原则：合同双方在签订合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，不得强迫或欺诈对方。全面履行原则：合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，确保合同目的的实现。防范风险原则：在签订和履行合同过程中，应充分考虑各种风险因素，采取有效的防范措施，降低风险损失。

二、销售合同的签订1.合同洽谈销售业务人员在与客户进行业务洽谈时，应详细了解客户的需求、信用状况、经营情况等信息，并向客户介绍公司的产品或服务、价格、交货期、付款方式等条款。对于重要客户或重大销售项目，销售业务人员应及时向销售部门负责人汇报洽谈情况，必要时组织相关部门进行会审。2.合同起草销售合同由销售业务人员负责起草。起草合同应使用公司统一的合同文本格式，确保合同条款完整、准确、清晰，避免出现模糊不清、歧义或容易引起纠纷的条款。合同条款应包括但不限于双方当事人的名称、地址、联系方式；产品或服务的名称、规格、数量、质量标准；价格、金额及付款方式；交货时间、地点、方式；包装标准、运输方式及费用承担；验收标准、方法及期限；违约责任；争议解决方式等。3.合同审核销售合同起草完成后，应提交给相关部门进行审核。审核部门及审核内容如下：销售部门：审核合同的销售条款是否符合公司销售政策，是否有利于公司销售目标的实现，合同价格是否合理等。法务部门：审核合同是否符合法律法规的规定，合同条款是否存在法律风险，争议解决方式是否明确、合理等。财务部门：审核合同的付款方式、结算期限是否符合公司财务制度，是否有利于公司资金回笼，是否存在财务风险等。其他相关部门：根据合同涉及的具体业务，由销售部门组织相关部门进行会审，各部门应从自身专业角度对合同条款提出审核意见。审核部门应在收到合同草案后的[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同草案中存在的问题及修改建议。4.合同签订销售合同经审核通过后，由销售业务人员与客户签订。签订合同前，销售业务人员应确保合同双方当事人的名称、地址、联系方式等信息准确无误，并加盖公司合同专用章及双方当事人的公章或合同专用章。合同签订后，销售业务人员应及时将合同副本提交给销售部门、法务部门、财务部门等相关部门备案，并按照合同约定履行各自的义务。

三、销售合同的履行1.交货管理销售部门应根据合同约定的交货时间、地点、方式等条款，及时组织生产或采购，并安排发货。发货前，应确保产品或服务符合合同约定的质量标准，并办理好相关的发货手续。对于需要运输的产品，销售部门应选择具有资质、信誉良好的运输单位，并签订运输合同，明确双方的权利义务。运输过程中，应采取必要的防护措施，确保产品安全无损到达客户指定地点。销售业务人员应及时跟踪货物运输情况，如发现货物运输延误、损坏等异常情况，应及时与运输单位沟通协调，并采取相应的补救措施，同时向销售部门负责人汇报。2.验收管理产品或服务交付后，销售业务人员应及时通知客户进行验收。客户应在合同约定的验收期限内按照验收标准进行验收，并出具验收报告。如客户在验收过程中发现产品或服务存在质量问题，应及时向销售业务人员反馈。销售业务人员应及时与公司相关部门沟通协调，查明原因，并采取相应的解决措施，如更换产品、维修服务、赔偿损失等。对于客户提出的合理验收异议，销售部门应积极处理，确保客户满意。如客户对验收结果存在争议，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。3.付款管理财务部门应按照合同约定的付款方式、结算期限等条款，及时与客户沟通协调，催收到期款项。如客户逾期付款，财务部门应按照合同约定收取逾期利息，并及时向销售部门反馈。销售业务人员应协助财务部门做好收款工作，及时向客户提供发票等相关凭证，并配合财务部门与客户进行对账。如发现客户存在付款困难或信用风险，应及时向销售部门负责人汇报，并采取相应的防范措施。对于重大销售项目或客户的付款情况，财务部门应定期向销售部门、公司管理层汇报，以便及时掌握公司资金回笼情况，合理安排资金使用。

四、销售合同的变更与解除1.变更条件在合同履行过程中，如因市场变化、客户需求调整、不可抗力等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.变更程序销售业务人员如发现需要变更合同条款，应及时向销售部门负责人汇报，并提供相关的变更依据。销售部门负责人应组织相关部门对变更事项进行评估，如涉及重大变更，应组织相关部门进行会审。经评估同意变更的，销售业务人员应与客户协商签订变更协议。变更协议起草完成后，应按照合同审核程序进行审核，审核通过后由销售业务人员与客户签订。变更协议签订后，销售业务人员应及时将变更协议副本提交给销售部门、法务部门、财务部门等相关部门备案，并按照变更后的合同条款履行各自的义务。3.解除条件在合同履行过程中，如出现下列情形之一的，合同双方可以解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。4.解除程序销售业务人员如发现符合合同解除条件的情形，应及时向销售部门负责人汇报，并提供相关的解除依据。销售部门负责人应组织相关部门对解除事项进行评估，如涉及重大解除事项，应组织相关部门进行会审。经评估同意解除的，销售业务人员应与客户协商签订解除协议。解除协议起草完成后，应按照合同审核程序进行审核，审核通过后由销售业务人员与客户签订。解除协议签订后，销售业务人员应及时将解除协议副本提交给销售部门、法务部门、财务部门等相关部门备案，并按照解除协议的约定处理相关事宜，如结算货款、返还货物、赔偿损失等。

五、销售合同的档案管理1.档案收集销售业务人员应在合同签订后及时将合同正本及相关附件、变更协议、解除协议等文件收集整理，并提交给销售部门档案管理人员。销售部门档案管理人员应认真核对合同文件的完整性、准确性，确保档案资料齐全、规范。2.档案整理销售部门档案管理人员应对收集到的合同文件进行分类整理，按照合同签订时间、客户名称、合同类型等进行编号、归档。合同档案应包括合同正本、副本、附件、变更协议、解除协议、往来信函、传真、电子邮件等相关资料，并建立电子档案和纸质档案，确保档案资料的安全、完整。3.档案保管销售部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等，确保合同档案的安全保管。合同档案保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应按照公司档案管理制度的规定进行审批和销毁。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到销售部门档案管理人员处查阅。查阅合同档案时，档案管理人员应做好查阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人不得在合同档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏合同档案。因工作需要复印合同档案的，应经销售部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行复印。复印的合同档案应与原件核对无误，并加盖档案管理人员印章。公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应经公司分管领导批准，并按照公司对外提供资料的相关规定办理查阅手续。

六、销售合同的风险防范1.客户信用评估销售部门应建立客户信用评估制度，对客户的信用状况进行定期评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、市场信誉等方面。根据客户信用评估结果，将客户分为不同的信用等级，并采取相应的信用政策。对于信用等级较高的客户，可以给予一定的信用额度和信用期限；对于信用等级较低的客户，应采取较为严格的信用政策，如要求预付款、增加担保措施等。2.合同条款审查销售业务人员在签订合同前，应认真审查合同条款，确保合同条款完整、准确、清晰，避免出现模糊不清、歧义或容易引起纠纷的条款。对于合同中的关键条款，如质量标准、价格条款、付款方式、交货时间、违约责任等，应特别关注，确保合同条款符合公司利益和法律法规的规定。3.合同履行跟踪销售部门应建立合同履行跟踪制度，对合同履行情况进行实时跟踪。跟踪内容包括货物生产进度、发货情况、运输情况、验收情况、付款情况等方面。如发现合同履行过程中存在异常情况，应及时与客户沟通协调，并采取相应的解决措施，同时向销售部门负责人汇报。对于可能影响合同履行的重大风险因素，应及时制定应急预案，降低风险损失。4.法律风险防范法务部门应定期对销售合同进行法律审查，及时发现合同中存在的法律风险，并提出修改建议。加强对销售业务人员的法律培训，提高业务人员的法律意识和风险防范能力，确保合同签订和履行过程合法合规。在合同签订和履行过程中，如遇到法律问题或纠纷，应及时咨询法务部门，必要时聘请律师提供法律支持，维护公司合法权益。

七、销售合同的监督与考核1.监督检查公司设立销售合同监督检查小组，定期对销售合同的签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查。监督检查小组由销售部门、法务部门、财务部门等相关人员组成。监督检查小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、检查方法、检查时间等要求。检查结束后，应形成监督检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价公司将销售合同管理工作纳入对销售部门及销售业务人员的绩效考核体系，对销售合同的签订、履行、风险防范等方面进行考核评价。考核评价指标包括合同签订及时率、合同履行率、货款回收率、客户满意度、合同纠纷发生率等方面。考核评价结果将与销售部门及销售