建筑工程公司印章管理规定

建筑工程公司印章管理规定一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，防范印章使用风险，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及所属各项目部、分公司、子公司等所有印章的管理。3.印章种类公司印章包括但不限于：公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、项目部章、部门章等。

二、印章的刻制与启用1.印章刻制（1）公司各类印章的刻制由行政部门统一负责办理。需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，经部门负责人、分管领导审核后，报总经理批准。（2）行政部门凭总经理批准的《印章刻制申请表》到公安机关指定的具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。（3）印章刻制完成后，行政部门应及时与刻制单位办理交接手续，核对印章的规格、样式、文字内容等是否与申请表一致，并填写《印章交接清单》。2.印章启用（1）新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经总经理批准后启用。（2）行政部门应将《印章启用申请表》副本发放给相关部门和人员，同时在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围和注意事项。（3）印章启用后，原印章如有废止，行政部门应及时收缴，并按规定进行封存或销毁处理。

三、印章的保管1.保管原则（1）实行专人保管制度，确保印章安全。印章保管人员应具备责任心强、工作认真负责等条件。（2）印章保管人员不得擅自将印章交他人代管，如有特殊情况需要委托他人代管的，必须经部门负责人和分管领导批准，并办理书面委托手续。（3）严格执行印章保管与使用分离制度，印章保管人员不得同时负责印章的使用审批工作。2.保管地点（1）公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在公司保险柜或专门的印章保管柜中，实行双人双锁保管。（2）项目部章、部门章等一般印章应存放在项目部或部门的专用文件柜中，由专人负责保管。3.保管责任（1）印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或携带印章外出。如因工作需要携带印章外出的，必须经部门负责人和分管领导批准，并填写《印章外出携带申请表》，注明外出时间、地点、用途等信息，同时采取必要的安全措施，确保印章安全。（2）印章保管人员应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告部门负责人和分管领导，并采取相应的补救措施。（3）印章保管人员因工作变动等原因不再负责印章保管工作时，应及时办理印章交接手续，填写《印章交接清单》，确保印章交接清楚、责任明确。

四、印章的使用1.使用范围（1）公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；代表公司参加各类会议、活动等；办理公司相关的资质证书、营业执照等证件的年检、变更等手续；以及其他需要加盖公章的事项。（2）合同专用章用于公司签订各类经济合同、协议等。（3）财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务事项。（4）法定代表人章用于公司法定代表人授权的相关文件、合同等的签署。（5）项目部章用于项目部与业主、监理、供应商等单位之间的工作联系、文件往来、工程签证等事项，但不得用于签订经济合同。（6）部门章用于本部门内部的文件、通知、报表等的制作和发布，但不得对外使用。2.使用流程（1）填写《印章使用申请表》：使用部门或个人应根据印章使用事项，详细填写《印章使用申请表》，注明申请日期、申请部门、申请人、印章名称、使用事项、文件名称及文号等信息。（2）审批：一般事项的印章使用，由部门负责人审核签字后即可使用。重要事项的印章使用，如签订合同、协议等，需经部门负责人、分管领导审核签字后，报总经理批准。涉及财务、法律等专业性较强事项的印章使用，还需征求相关专业部门的意见。（3）盖章：印章保管人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行盖章操作，确保印章加盖在文件规定的位置，并清晰、端正。盖章后，应在《印章使用申请表》上注明盖章日期，并签字确认。（4）登记：印章保管人员应建立《印章使用登记簿》，对每一次印章使用情况进行详细登记，包括申请日期、申请部门、申请人、印章名称、使用事项、文件名称及文号、审批情况、盖章日期等信息，以备查询和追溯。3.使用限制（1）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先加盖印章的，必须在印章上注明用途，并严格控制使用范围和数量。（2）未经批准，任何人不得擅自使用印章。如发现未经批准使用印章的行为，应立即制止，并追究相关人员的责任。（3）印章使用应严格按照规定的使用范围和流程进行，不得超越权限使用印章。

五、印章的废止与销毁1.印章废止（1）因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要废止印章的，由行政部门填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、印章名称、废止日期等信息，经总经理批准后废止。（2）行政部门应及时将废止印章的相关信息通知各部门和人员，并收回废止印章。2.印章销毁（1）对于废止的印章，行政部门应按照规定进行销毁处理。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、数量、销毁原因、销毁日期等信息，经总经理批准后进行销毁。（2）印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。（3）印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等相关资料归档保存，以备查阅。

六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计监督，检查印章的刻制、启用、保管、使用、废止、销毁等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常检查行政部门应定期对印章保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。对检查中发现的问题，应及时督促印章保管人员进行整改。3.违规处理对于违反本规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规使用印章给公司造成经济