员工报销费用规定制度

员工报销费用规定制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范员工费用报销行为，确保公司费用支出的合理性、真实性和合规性，特制定本规定制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：员工报销的费用必须是实际发生的，不得虚报、假报。合理性原则：费用报销应符合公司的业务需求和财务规定，不得铺张浪费。合规性原则：报销费用必须符合国家法律法规和公司相关制度的要求。

二、费用报销范围1.差旅费员工因公务需要出差，包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。城市间交通费：乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的费用。住宿费：因出差在外的住宿费用。伙食补助费：按照公司规定的标准给予的出差期间的伙食补贴。市内交通费：出差期间在市内的交通费用，如公交车费、地铁费、出租车费等。2.业务招待费因公司业务需要招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、娱乐等费用。业务招待费应遵循必要、合理、适度的原则，不得用于与公司业务无关的招待。3.办公费办公用品、办公设备、办公耗材等费用，如纸张、笔墨、打印机墨盒、电脑配件等。办公费应按照公司的采购流程进行采购和报销，确保所购物品符合公司需求。4.通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用、固定电话费用等。通讯费报销标准按照公司制定的标准执行，超出部分自理。5.差旅费员工因参加培训、会议、学习等活动发生的差旅费，包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。参加外部培训、会议等活动，需提前经公司批准，并按照公司要求提供相关证明材料。6.其他费用经公司批准的其他与工作相关的费用，如邮寄费、快递费、运输费、咨询费等。

三、费用报销流程1.费用报销申请员工在费用发生后，应及时填写《费用报销单》，详细注明费用发生的日期、事由、金额、附件张数等信息。《费用报销单》应按照费用类别分别填写，不得将不同类别的费用合并填写。对于需要事先申请的费用，如差旅费、业务招待费等，员工应在费用发生前填写《费用申请单》，经相关领导批准后，方可发生费用。2.部门负责人审核部门负责人对员工提交的《费用报销单》进行审核，重点审核费用的真实性、合理性和必要性。部门负责人应根据公司的业务情况和财务规定，对费用报销进行把关，确保费用报销符合公司要求。如部门负责人认为费用报销存在问题，应及时与员工沟通，要求员工补充相关证明材料或作出合理说明。3.财务审核财务部门对员工提交的《费用报销单》及相关附件进行审核，重点审核费用的合规性、票据的真实性和完整性。财务人员应按照国家法律法规和公司财务制度的要求，对费用报销进行严格把关，确保费用报销符合规定。如财务人员发现费用报销存在问题，应及时与员工沟通，要求员工更正或补充相关证明材料。4.领导审批根据公司的审批权限，《费用报销单》需经相关领导审批。审批领导应根据公司的财务状况、业务需求和费用报销标准，对费用报销进行审批。如审批领导认为费用报销存在问题，应及时与员工沟通，要求员工作出合理说明或调整费用报销。5.报销支付经领导审批通过的《费用报销单》，由财务部门按照公司的财务流程进行报销支付。财务人员应在收到审批通过的《费用报销单》后的规定时间内，将报销款项支付给员工。报销支付方式可根据公司的规定和员工的选择，采用银行转账、现金支付等方式。

四、费用报销标准1.差旅费标准城市间交通费：根据公司的实际情况，制定不同级别的城市间交通费报销标准，如飞机经济舱、火车软卧或硬卧、轮船三等舱等。住宿费：根据出差地区的不同，制定不同级别的住宿费报销标准，如一线城市、二线城市、三线城市等。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，给予一定标准的伙食补贴。市内交通费：根据出差地区的不同，制定不同级别的市内交通费报销标准，如公交车费、地铁费、出租车费等。2.业务招待费标准业务招待费应根据招待对象的级别、业务性质等因素，合理确定招待标准。一般情况下，业务招待费的报销应遵循以下原则：招待客户时，应选择合适的就餐场所和菜品，不得铺张浪费。招待费用应控制在公司规定的预算范围内，超出部分自理。招待费用应提供真实、有效的发票和相关证明材料，如招待清单、就餐地点等。3.办公费标准办公用品、办公设备、办公耗材等费用应按照公司的采购流程进行采购，确保所购物品符合公司需求。办公费的报销应提供真实、有效的发票和相关证明材料，如采购清单、入库单等。4.通讯费标准通讯费报销标准按照公司制定的标准执行，超出部分自理。员工应按照公司的规定，选择合适的通讯套餐，并及时提交通讯费发票进行报销。5.其他费用标准其他费用的报销标准应根据公司的实际情况和相关规定进行确定。如邮寄费、快递费、运输费、咨询费等，应提供真实、有效的发票和相关证明材料，如邮寄清单、快递单、运输合同、咨询报告等。

五、费用报销票据要求1.发票要求员工报销费用时，应提供真实、有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖销售方的发票专用章，发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票。对于增值税专用发票，员工应确保发票的认证期限内进行认证，并按照规定进行抵扣。2.其他票据要求除发票外，员工报销费用时还可能需要提供其他票据，如火车票、飞机票、住宿费发票、餐饮发票、出租车发票等。其他票据应具备以下要素：票据名称、票据号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等。其他票据应加盖销售方的财务专用章或发票专用章，票据内容应与实际业务相符，不得伪造票据。3.票据粘贴要求员工应将报销票据整齐、有序地粘贴在《费用报销单》的背面或粘贴单上，不得使用订书钉、胶水等粘贴。票据粘贴应按照从左到右、从上到下的顺序进行，确保票据内容清晰可见。对于较大的票据，如发票联、火车票、飞机票等，应折叠整齐后粘贴，不得超出粘贴单的范围。

六、费用报销审批权限1.一般费用报销审批权限员工单次费用报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审核后，报财务负责人审批。员工单次费用报销金额在[X]元以上至[X]元的，由部门负责人审核后，报分管领导审批，再报财务负责人审批。员工单次费用报销金额在[X]元以上的，由部门负责人审核后，报分管领导审核，再报总经理审批，最后报财务负责人审批。2.特殊费用报销审批权限对于业务招待费、差旅费等特殊费用，无论报销金额大小，均需按照公司的相关规定进行审批。业务招待费的报销，需经部门负责人审核后，报分管领导审批，再报总经理审批，最后报财务负责人审批。差旅费的报销，需经部门负责人审核后，报分管领导审批，再报财务负责人审批。

七、费用报销期限1.一般费用报销期限员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写《费用报销单》，并提交相关领导审批。经领导审批通过的《费用报销单》，应在审批通过后的[X]个工作日内提交财务部门进行报销支付。2.特殊费用报销期限对于差旅费、业务招待费等特殊费用，应在出差或招待结束后的[X]个工作日内填写《费用报销单》，并提交相关领导审批。经领导审批通过的《费用报销单》，应在审批通过后的[X]个工作日内提交财务部门进行报销支付。

八、费用报销的监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对员工的费用报销情况进行审计监督，检查费用报销的真实性、合理性和合规性。内部审计部门应根据审计结果，提出改进建议和意见，督促相关部门和人员及时整改。2.财务监督财务部门应加强对员工费用报销的审核和管理，严格把关费用报销的合规性和票据的真实性。财务部门应定期对费用报销情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.员工监督公司鼓励员工对费用报销情况进行监督，如发现有虚报、假报等违规行为，应及时向公司相关部门报告。对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励。

九、违规处理1.虚报、假报费用对于虚报、假报费用的员工，公司将责令其退回虚报、假报的费用，并给予相应的纪律处分。情节严重的，公司将解除劳动合同，并依法追究其法律责任。2.违规审批费用对于违规审批费用的领导和部门负责人，公司将给予相应的纪律处分。情节严重的，公司将追究其经济责任和法律责任。3.其他违规行为对于其他违反本制度规定的行为，公司将根据情节轻重，给予相应的