培训档案管理制度

培训档案管理制度一、总则1.目的为加强公司培训档案的管理，规范培训档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作流程，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的开展提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所形成的档案资料管理，包括但不限于新员工培训、岗位技能培训、管理培训、专项培训等。3.职责分工培训管理部门负责制定培训档案管理的相关标准和规范。指导、监督和检查各部门培训档案的收集、整理和归档工作。负责培训档案的集中统一管理，建立培训档案目录索引，确保档案的可查性。各部门负责本部门培训资料的收集、整理和初步归档工作，并及时移交培训管理部门。明确专人负责培训档案的管理，确保档案资料的真实性、完整性和及时性。

二、培训档案的内容1.培训计划年度培训计划，包括培训目标、培训对象、培训内容、培训时间、培训地点、培训师资等。临时性培训计划，因公司业务发展、项目需求等临时安排的培训计划。2.培训通知发布的培训通知文件，包括培训主题、培训时间、培训地点、培训对象、培训要求等信息。3.培训教材内部编写的培训教材、讲义、课件等。外部采购的培训教材、参考书籍等。4.培训记录培训签到表，记录参加培训的人员姓名、部门、岗位等信息。培训课程记录，包括培训内容摘要、培训讲师讲解要点、学员提问与解答等。培训现场照片、视频等资料，记录培训过程中的实际情况。5.学员考核资料培训考核试卷、答案及成绩汇总表。实操考核记录，包括考核项目、考核标准、考核结果等。学员作业、报告、心得体会等，反映学员对培训内容的掌握和应用情况。6.培训评估资料培训满意度调查问卷及统计分析报告，了解学员对培训内容、培训讲师、培训组织等方面的满意度。培训效果评估报告，通过考试、实操、工作表现等方式对培训效果进行评估分析。7.培训证书及相关证明学员参加外部培训获得的结业证书、资格证书等。培训讲师的资质证明、授课证明等。8.其他与培训相关的资料培训合同，与外部培训机构签订的培训合作协议。培训费用报销凭证，包括发票、付款记录等。培训工作的总结报告、经验分享等资料。

三、培训档案的收集与整理1.收集要求各部门应在培训活动结束后及时将相关培训资料收集齐全，确保资料的完整性。培训资料应真实、有效，能够准确反映培训活动的全过程。对于电子文档资料，应确保其格式规范、内容清晰，并进行备份存储。2.整理原则遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照培训项目的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和管理。每份文件应标注清晰的标题、日期、来源等信息。3.整理方法分类：根据培训档案的内容，分为培训计划类、培训通知类、培训教材类、培训记录类、学员考核资料类、培训评估资料类、培训证书及相关证明类、其他类等八大类。编号：为每一份培训档案资料编制唯一的编号，编号规则可采用"培训项目编号+资料类别编号+顺序号"的形式，例如"2023010101001"，其中"20230101"表示培训项目编号，"01"表示资料类别编号，"001"表示顺序号。装订：对于纸质文件资料，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。编目：编制培训档案目录，目录应包括编号、资料名称、日期、来源、保管期限等信息，便于快速查找和核对档案资料。

四、培训档案的保管1.保管方式培训档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和取用。电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。2.保管期限培训档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为长期、中期和短期。长期保管：涉及公司核心业务、关键技术、重要岗位培训等具有长期参考价值的档案，保管期限为[X]年。中期保管：一般的岗位技能培训、管理培训等档案，保管期限为[X]年。短期保管：临时性培训、一般性知识普及培训等档案，保管期限为[X]年。保管期限从培训活动结束之日起计算。3.档案库房管理档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，确保档案资料不受潮、发霉、虫蛀等损坏。库房应配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备，确保档案资料的安全。定期对档案库房进行检查和盘点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。

五、培训档案的查阅1.查阅权限公司内部员工因工作需要查阅培训档案的，应填写《培训档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到培训管理部门查阅。公司外部人员查阅培训档案的，需经公司相关领导批准，并在培训管理部门工作人员的陪同下查阅。2.查阅流程申请：查阅人填写《培训档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。审批：申请表经所在部门负责人或公司相关领导签字批准。查阅：查阅人持批准后的申请表到培训管理部门查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、拍照、损毁档案资料。登记：培训管理部门工作人员对查阅情况进行登记，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅限制涉及公司机密信息的培训档案，查阅人应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。未经培训管理部门同意，查阅人不得将档案资料带出档案库房。

六、培训档案的销毁1.销毁条件培训档案保管期满，且经过鉴定确无保存价值的，可以进行销毁。因公司业务调整、培训内容更新等原因，部分培训档案已不再适用且无参考价值的，经审批后可进行销毁。2.销毁审批培训管理部门定期对保管期满的培训档案进行清理和鉴定，编制《培训档案销毁清单》，注明档案编号、资料名称、保管期限、销毁原因等信息。《培训档案销毁清单》经培训管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁方式纸质档案应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案内容无法恢复。电子档案应进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理，防止数据泄露。4.销毁记录培训管理部门应安排专人负责监督档案销毁过程，并做好销毁记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁档案清单等信息。销毁记录应保存[X]年，以备查阅。

七、培训档案管理的监督与检查1.定期检查培训管理部门定期对各部门培训档案的管理情况进行检查，检查内容包括档案资料的收集完整性、整理规范性、保管安全性等方面。对于检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.不定期抽查公司档案管理部门不定期对培训档案的管理情况进行抽查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案资料的真实准确性、查阅和销毁流程的合规性等。对于抽查中发现的违规行为，按照公司相关规定进行严肃处理。3.考核评价将培训档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励；对档案管理工作