小公司财务报销制度及报销流程

小公司财务报销制度及报销流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，不得伪造、变造。合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性。合法性原则：报销行为应符合国家法律法规及公司相关规定。及时性原则：员工应及时办理报销手续，避免逾期。

二、财务报销审批权限

（一）日常费用报销审批权限1.部门经理负责审批本部门员工的日常费用报销，包括但不限于办公用品、差旅费、业务招待费等。审批时应重点审核费用的合理性、真实性及与业务的相关性。2.财务负责人对报销凭证的合法性、合规性及准确性进行审核，核对报销金额是否在预算范围内，相关审批手续是否齐全。对于不符合规定的报销申请，有权拒绝报销。3.总经理审批超过部门经理审批权限的费用报销，对重大费用支出进行最终决策。

（二）专项费用报销审批权限1.重大项目费用涉及公司重大项目的费用报销，如研发项目、大型市场推广活动等，需由项目负责人提交详细的费用预算及报销申请，经部门经理、财务负责人审核后，报总经理审批。2.固定资产购置购置固定资产的费用报销，需经使用部门提出申请，资产管理部门审核资产需求及配置合理性，财务部门审核资金预算及付款方式，报总经理审批后执行。

三、财务报销流程

（一）费用报销流程1.填写报销单员工应根据实际发生的费用情况，如实填写《费用报销单》，注明费用明细、金额、用途等信息，并在报销单上签字确认。2.粘贴报销凭证将与费用相关的原始凭证整齐粘贴在报销单背面，原始凭证应包括发票、收据、清单等，确保凭证内容清晰、完整，能够证明费用的真实性和合理性。3.部门经理审批将填写完整并粘贴好凭证的报销单提交给部门经理。部门经理对费用的合理性、必要性进行审核，如认为报销内容不符合公司规定或业务实际需要，应在报销单上注明原因并拒绝审批。4.财务审核经部门经理审批后的报销单流转至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，检查发票是否真实有效、报销金额是否计算正确、审批手续是否齐全等。对于不符合要求的报销单，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。5.总经理审批（如需）对于超过部门经理审批权限的费用报销，财务审核通过后，需提交总经理审批。总经理根据公司财务状况、业务需求等因素进行最终审批。6.报销支付经总经理审批通过的报销单，由财务部门按照公司规定的付款方式进行支付。一般情况下，报销款项将在审批通过后的[X]个工作日内支付至员工指定的银行账户。

（二）差旅费报销流程1.出差申请员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，注明出差时间、地点、事由、预计天数等信息，经部门经理批准后方可出差。2.差旅费用发生出差期间，员工应妥善保存与差旅费用相关的发票、车票、住宿发票等原始凭证，并按照公司规定的标准进行费用支出。3.填写差旅费报销单出差结束后，员工应在[X]个工作日内填写《差旅费报销单》，将出差期间的各项费用明细及原始凭证粘贴在报销单后，并在报销单上签字确认。4.审批流程差旅费报销单的审批流程与日常费用报销相同，先由部门经理审核出差的必要性及费用的合理性，再由财务负责人审核凭证的合法性及报销金额的准确性，最后报总经理审批（如需）。5.报销支付审批通过后，财务部门按照公司规定支付差旅费。对于乘坐飞机、火车等交通工具的差旅费，一般采用银行转账方式支付；对于其他小额差旅费用，可根据实际情况采用现金支付或银行代发等方式。

（三）办公用品及低值易耗品购置报销流程1.需求申请各部门根据工作需要，定期提交《办公用品及低值易耗品需求申请表》，注明所需物品的名称、规格、数量等信息，经部门经理审核后报行政部门。2.采购审批行政部门汇总各部门的需求申请，结合库存情况进行采购审批。对于金额较大的采购项目，需报财务负责人及总经理审批。3.采购执行行政部门根据审批后的采购申请进行采购，选择合格的供应商，签订采购合同或协议，并确保采购物品的质量、价格等符合公司要求。4.验收入库采购物品到货后，行政部门组织相关人员进行验收。验收合格的物品办理入库手续，填写《入库单》；对于验收不合格的物品，及时与供应商沟通退换货事宜。5.报销申请使用部门领用办公用品及低值易耗品后，由领用人填写《费用报销单》，附上采购发票、入库单等原始凭证，按照费用报销流程进行审批报销。

（四）业务招待费报销流程1.招待申请因业务需要进行招待活动的，应提前填写《业务招待费申请表》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门经理批准后方可进行招待。特殊情况下无法提前申请的，应在招待活动结束后的[X]个工作日内补办申请手续。2.招待费用发生招待过程中，应严格控制费用标准，取得真实有效的发票及消费清单等凭证。3.填写报销单招待活动结束后，经办人应及时填写《费用报销单》，将招待申请单、发票、消费清单等原始凭证粘贴在报销单后，并在报销单上签字说明招待情况。4.审批流程业务招待费报销单的审批流程与日常费用报销相同，先由部门经理审核招待的必要性及费用的合理性，再由财务负责人审核凭证的合法性及报销金额是否符合公司规定的标准，最后报总经理审批（如需）。

四、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等，且加盖发票专用章。发票应与实际发生的经济业务相符，不得开具虚假发票或与业务内容不符的发票。对于增值税专用发票，报销人应确保发票信息准确无误，并在规定时间内进行认证抵扣。2.收据除发票外，部分费用支出可能取得财政部门监制的收据或税务部门监制的收款收据。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，且内容完整、真实。3.其他凭证如车票、机票、住宿清单等，应清晰显示业务内容、金额、日期等信息，且与报销单上填写的内容一致。凭证应妥善保存，不得擅自涂改、损毁。

五、费用报销标准

（一）办公用品及低值易耗品1.各部门应根据实际工作需要，合理控制办公用品及低值易耗品的采购数量和金额。办公用品实行定额管理，每月根据部门人数及业务量核定一定的采购额度。2.低值易耗品的购置应遵循经济实用、节约高效的原则，对于价值较高、使用期限较长的物品，应按照固定资产管理规定进行购置和核算。

（二）差旅费1.交通工具员工因工作需要乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，应根据工作任务的紧急程度、出差距离等因素选择合适的交通工具。乘坐飞机时，一般情况下应选择经济舱；因特殊原因需要乘坐头等舱或公务舱的，需提前经部门经理及总经理批准。乘坐火车时，原则上应乘坐火车硬座或硬卧；如因工作需要乘坐软卧的，需提前经部门经理及总经理批准。2.住宿费住宿费标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准如下：[一类地区城市名称]：[X]元/天[二类地区城市名称]：[X]元/天[三类地区城市名称]：[X]元/天同性两人一起出差的，应合住一间标准间，住宿费标准按照上述标准执行；如有特殊情况需要单独住宿的，需提前经部门经理批准。3.伙食补助费伙食补助费按照出差自然（日历）天数计算，标准为：[一类地区城市名称]：[X]元/天[二类地区城市名称]：[X]元/天[三类地区城市名称]：[X]元/天4.市内交通费市内交通费按照出差自然（日历）天数计算，标准为：[一类地区城市名称]：[X]元/天[二类地区城市名称]：[X]元/天[三类地区城市名称]：[X]元/天员工出差期间，如因工作需要乘坐出租车的，应在发票上注明事由，并经部门经理批准后方可报销。

（三）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，招待费用应与公司业务相关，不得用于个人消费。2.招待标准应根据招待对象、招待事由等因素合理确定，一般情况下，单次招待费用不得超过[X]元。特殊情况下需要超标准招待的，需提前经总经理批准。

六、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写报销单并提交审批，特殊情况不能及时报销的，应提前向财务部门说明原因并得到批准。2.每月[具体日期]