学校物品采购制度

学校物品采购制度一、总则1.目的为了规范学校物品采购行为，加强学校物品采购管理，提高资金使用效益，保证采购物品的质量，满足学校教育教学及日常办公的需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在教育教学、行政管理、后勤服务等工作中所需物品的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。规范性原则：采购流程应规范、有序，严格按照规定的程序进行操作。效益性原则：在保证物品质量的前提下，充分考虑资金的使用效益，降低采购成本。公正性原则：采购活动应公平、公正、公开，维护学校和供应商的合法权益。

二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。职责负责审议学校年度采购预算和采购计划。研究决定重大采购项目的采购方式、采购标准等重要事项。对采购过程进行监督和指导，协调解决采购工作中的重大问题。2.采购执行部门组成：根据学校实际情况，可设立专门的采购部门（如采购中心），也可由后勤部门等承担采购执行工作。职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。建立供应商档案，收集、整理供应商信息，对供应商进行资格审查和评价。负责采购项目的验收工作，确保采购物品符合合同要求。定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题。3.使用部门职责根据实际工作需要，提出物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途等信息。参与采购项目的技术规格制定、评标等工作，提供技术支持和专业意见。负责对采购物品进行验收和使用管理，及时反馈物品的使用情况和质量问题。

三、采购预算与计划1.采购预算编制各部门应根据学校年度工作计划和实际工作需要，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购预算草案，报学校财务部门审核。学校财务部门会同采购执行部门对各部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算方案，报学校采购领导小组审议通过后，提交学校教代会审定。经教代会审定后的年度采购预算方案作为学校年度采购工作的依据，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，必须按照规定的程序报经学校采购领导小组和教代会批准。2.采购计划制定采购执行部门根据学校年度采购预算和各部门的采购申请，分季度制定采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划应提前向各部门公布，征求意见，确保采购计划的合理性和可行性。采购执行部门应根据采购计划，合理安排采购进度，确保采购工作按时完成，满足学校教育教学及日常办公的需要。

四、采购方式1.公开招标达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]及以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]及以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在[具体金额]及以上的。公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，通过学校官网、政府采购网等媒体向社会公开招标信息，公告期不得少于[规定天数]。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购执行部门根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商的范围，一般不少于[规定家数]家。向邀请供应商发出投标邀请书，邀请书应包括采购项目的基本情况、采购要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。接受供应商投标，对投标供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购执行部门编制谈判文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。发布谈判公告，邀请不少于[规定家数]家符合相应资格条件的供应商参加谈判。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组对供应商的最后报价进行评审，确定成交供应商。发布成交公告，向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购执行部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格、数量、金额、采购理由等内容，报学校采购领导小组审批。采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，如同意采用单一来源采购方式，应在申请表上签署意见。采购执行部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。询价采购项目应按照以下程序进行：采购执行部门向不少于[规定家数]家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的技术规格、商务条款、报价要求等内容。供应商在规定时间内提交报价文件，采购执行部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。发布成交公告，向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。

五、采购流程1.采购申请使用部门根据实际工作需要，填写《学校物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途、预计采购金额等信息，并经部门负责人签字确认后，提交给采购执行部门。采购申请表应附相关的技术资料、使用说明等文件，以便采购执行部门准确了解采购需求。2.采购审批采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购金额是否在预算范围内等。对于金额较大或较为重要的采购项目，采购执行部门应将采购申请表提交给采购领导小组进行审批。采购领导小组根据学校相关规定和实际情况，对采购申请进行审议，决定是否批准采购申请。经批准的采购申请，采购执行部门应予以受理；未批准的采购申请，采购执行部门应及时反馈给使用部门，并说明原因。3.采购实施采购执行部门根据采购申请和采购审批意见，按照确定的采购方式组织采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应按照相关法律法规和学校规定，编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等活动。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式，采购执行部门应按照相应的采购程序，组织谈判、协商、询价等活动，确定成交供应商。在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。4.合同签订采购执行部门与成交供应商达成一致意见后，应按照学校合同管理的相关规定，签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送学校财务部门、使用部门等相关部门备案。5.采购验收采购物品到货前，采购执行部门应通知使用部门做好验收准备工作。采购物品到货后，采购执行部门应组织使用部门、质量检验部门等相关人员按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、外观等方面，确保采购物品符合合同要求。验收合格后，验收人员应在《学校物品采购验收单》上签字确认；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货。6.付款结算采购物品验收合格后，采购执行部门应根据采购合同的约定，填写《学校物品采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，报学校财务部门审核。学校财务部门对采购付款申请表及相关凭证进行审核，审核无误后，按照学校财务管理制度和资金支付流程办理付款手续。对于需要分期付款的采购项目，采购执行部门应按照合同约定，及时跟踪付款进度，确保按时付款。

六、供应商管理1.供应商准入采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。供应商准入程序：供应商向采购执行部门提交《供应商准入申请表》，并提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证明材料。采购执行部门对供应商提交的申请材料进行初审，符合条件的供应商进入考察环节。采购执行部门组织相关人员对供应商进行实地考察，考察内容包括供应商的生产经营状况、产品质量、售后服务、信誉等方面。经考察合格的供应商，采购执行部门将其纳入供应商名录，并向其发放《供应商准入通知书》。2.供应商评价与考核采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核，建立供应商评价档案。供应商评价与考核的内容包括：供货质量：采购物品的质量是否符合合同要求，是否满足学校使用部门的需求。交货期：是否按照合同约定的时间交货，交货是否及时、准确。售后服务：是否能够及时响应学校使用部门的售后服务需求，提供的售后服务是否到位。价格水平：所供物品的价格是否合理，是否具有市场竞争力。商业信誉：在经营活动中是否诚实守信，是否遵守合同约定。采购执行部门根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现较差的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商动态管理采购执行部门应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商名录和相关信息。对于新出现的供应商或符合准入条件的潜在供应商，采购执行部门应及时进行考察和评估，符合要求的纳入供应商名录。对于不再符合准入条件或在评价与考核中出现严重问题的供应商，采购执行部门应及时将其从供应商名录中删除，并停止与其合作。采购执行部门应定期对供应商名录进行清理和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。

七、采购监督与管理1.内部监督学校审计部门应定期对学校物品采购活动进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，确保采购活动合法、合规、透明。学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护学校和师生的合法权益。采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，防止采购过程中的腐败行为和不正当竞争行为。2.信息公开采购执行部门应按照学校信息公开的相关规定，及时公开采购项目的采购信息、采购结果等内容，接受学校师生和社会公众的监督。采购信息应包括采购项目的名称、采购方式、采购预算、采购文件、中标（成交）供应商及中标（成交）金额等内容，确保信息公开、透明、完整。3.投诉处理供应商或其他利害关系人对采购活动有异议的，可以在规定时间内向学校采购执行部门提