员工档案管理制度96423

员工档案管理制度96423一、总则1.目的本制度旨在规范公司员工档案的管理，确保员工档案的完整性、准确性和保密性，为公司人力资源管理提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司全体员工档案的管理。3.职责分工人力资源部门负责员工档案的建立、整理、保管、查阅和转递等工作。各部门应协助人力资源部门做好员工档案资料的收集、更新等工作，并负责本部门员工档案的日常管理。

二、档案内容1.个人基本信息员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。身份证号码、联系方式（包括家庭电话、手机号码、电子邮箱等）。户籍地址、现居住地址。2.入职信息应聘登记表，包括应聘岗位、应聘渠道、到岗日期等。入职审批表，记录入职流程中的各项审批意见。劳动合同及补充协议。3.教育背景最高学历毕业证书、学位证书复印件。学历认证报告（如有需要）。培训经历，包括参加公司内外培训课程的名称、时间、培训机构等。4.工作经历工作履历表，详细记录以往工作单位名称、职位、工作时间、工作职责等。离职证明（如有离职经历）。工作业绩证明材料，如荣誉证书、业绩报告等。5.职业技能专业技术资格证书、职业资格证书复印件。语言能力等级证书（如英语四六级等）。计算机技能水平证书。6.薪酬福利薪资调整记录。奖金分配记录。社保、公积金缴纳记录。7.绩效考核年度、季度绩效考核结果及评价记录。绩效改进计划及执行情况。8.培训与发展内部培训需求评估表。个人发展规划及培训计划。培训后的评估反馈。9.奖惩记录奖励决定及相关材料，如表扬信、荣誉证书等。违纪处分决定及相关材料，如检讨书、处罚通知等。10.其他资料体检报告。职业健康监护档案（从事特殊岗位的员工）。其他与员工相关的重要资料。

三、档案建立1.新员工档案建立新员工入职时，人力资源部门发放员工档案资料清单，指导员工填写个人基本信息等相关表格。员工应如实填写各项信息，并提交相关证明材料原件及复印件。人力资源部门负责审核材料的真实性和完整性，审核通过后将原件退还员工，复印件留存归档。人力资源部门按照档案内容分类整理新员工档案，建立电子档案和纸质档案，并为每位员工分配唯一的档案编号。2.档案更新员工个人基本信息、工作经历、薪酬福利等发生变化时，应及时向人力资源部门提交相关证明材料，申请档案更新。人力资源部门在收到员工提交的更新材料后，应进行审核，审核无误后及时更新档案信息，并在电子档案和纸质档案上做好相应标注。各部门应定期向人力资源部门提供本部门员工的工作业绩、奖惩情况等信息，以便及时更新员工档案。

四、档案保管1.保管方式员工档案采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行保管。电子档案应进行备份，存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并设置相应的访问权限。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.保管期限员工档案的保管期限根据档案内容的性质和重要程度确定。一般情况下，员工档案应长期保管。对于离职员工档案，自员工离职之日起保存[X]年，期满后按照相关规定进行销毁或封存。3.档案安全人力资源部门应采取必要的安全措施，确保员工档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。严禁无关人员擅自进入档案保管区域，档案管理人员应妥善保管档案钥匙，不得随意转借他人。

五、档案查阅1.查阅权限公司内部人员查阅员工档案应遵循以下权限规定：人力资源部门因工作需要可查阅全体员工档案。其他部门因工作需要查阅本部门员工档案时，应经本部门负责人同意，并填写档案查阅申请表，提交人力资源部门审批。公司领导因工作需要查阅员工档案时，可直接向人力资源部门提出查阅申请。外部单位或个人查阅员工档案，须经公司总经理批准，并由人力资源部门指定专人陪同查阅，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。2.查阅流程查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经相关负责人审批后，提交人力资源部门。人力资源部门根据审批意见，安排档案管理人员提供相应档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。查阅完毕后，档案管理人员应及时将档案归还至原保管位置，并确保档案的完整性和保密性。

六、档案转递1.转递原因员工离职、调动工作单位、退休等情况下，需要办理档案转递手续。2.转递流程员工提出档案转递申请，并填写档案转递申请表，注明转递原因、转递单位名称、转递地址等信息。申请表经人力资源部门审核后，确定档案转递方式（机要通信、专人送取等）。档案管理人员按照规定的转递方式，将员工档案密封包装，并在封口处加盖公司公章。档案管理人员填写档案转递通知单，注明档案编号、转递原因、转递单位名称、转递地址等信息，随档案一同转递。档案管理人员与接收单位办理档案交接手续，接收单位应在档案转递通知单上签字确认。人力资源部门及时更新员工档案状态，并将档案转递情况告知相关部门和员工本人。

七、档案保密1.保密责任公司全体员工均有义务保守员工档案的秘密，不得擅自泄露档案内容。档案管理人员应严格遵守档案保密制度，妥善保管档案，防止档案信息泄露。2.保密措施档案保管区域应设置门禁系统，限制无关人员进入。电子档案应设置不同级别的访问权限，严格控制查阅范围。档案管理人员在整理、查阅、转递档案过程中，应注意保护档案信息安全，不得在公共场所谈论档案内容。严禁将档案内容通过互联网、电子邮件等方式发送给无关人员。

八、档案销毁1.销毁条件员工档案保管期限届满，且符合销毁条件的，可进行销毁。对于因其他原因需要销毁的档案，应经公司总经理批准。2.销毁流程人力资源部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。申请表经公司总经理批准后，人力资源部门指定专人负责档案销毁工作。档案销毁人员应在两人以上监督下进行销毁，确保档案内容被彻底销毁。档案销毁后