学校物品采购及管理制度

学校物品采购及管理制度一、总则1.目的为规范学校物品采购行为，加强学校物品采购管理，提高资金使用效益，保障学校教育教学工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各班级因教学、科研、管理、服务等工作需要进行的物品采购活动。3.基本原则按需采购原则：根据学校实际需求，合理编制采购计划，避免盲目采购和重复采购。质量优先原则：采购的物品应符合国家相关标准和学校要求，确保质量可靠、性能优良。公平公正原则：遵循公开、公平、公正的采购程序，确保采购过程透明，维护学校利益。效益原则：在保证物品质量的前提下，充分考虑性价比，降低采购成本，提高资金使用效益。

二、采购组织与职责1.采购领导小组成立学校采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校采购政策、采购计划和重大采购项目，监督采购过程，协调解决采购工作中的重大问题。2.采购工作小组采购工作小组由后勤部门牵头，相关部门人员参与。采购工作小组负责具体实施采购活动，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购评审、签订采购合同、验收采购物品等。3.各部门职责需求部门：根据本部门工作需要，提出物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、用途等，并对采购申请的真实性和合理性负责。后勤部门：负责采购工作的组织协调，汇总采购申请，编制采购计划，组织采购活动，建立采购档案，对采购物品进行验收、入库、保管和发放等管理工作。财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况，办理采购款项的支付手续。纪检监察部门：负责对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉举报，查处采购活动中的违规违纪行为。

三、采购计划与预算1.采购计划编制各需求部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度工作计划和实际需求，编制本部门物品采购计划，并报送后勤部门。后勤部门对各需求部门报送的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合学校财力状况和发展规划，编制学校年度物品采购计划，报采购领导小组审议通过后执行。2.采购预算编制财务部门根据学校年度物品采购计划，结合学校财务状况和资金安排，编制采购预算，报学校领导审批后纳入学校年度预算管理。采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容，确保采购资金的合理安排和有效使用。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容等，经后勤部门审核后报采购领导小组审批。采购计划调整后，后勤部门应及时通知相关部门，并对采购工作进行相应调整。

四、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序采购申请：需求部门填写《物品采购申请表》，经部门负责人签字后报送后勤部门。采购审批：后勤部门对采购申请进行审核，根据采购金额大小和采购方式，报学校领导或采购领导小组审批。采购实施：公开招标和邀请招标：后勤部门发布招标公告或邀请招标邀请函，组织开标、评标、定标，确定中标供应商，并签订采购合同。竞争性谈判：后勤部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购：后勤部门填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由，报采购领导小组审批后，与供应商进行协商，签订采购合同。询价：后勤部门向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并签订采购合同。采购验收：采购物品到货后，后勤部门组织需求部门、使用部门等相关人员进行验收。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，及时与供应商协商解决，直至退货或换货。采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理采购款项的支付手续。

五、供应商管理1.供应商选择建立供应商库，通过公开征集、推荐、邀请等方式，广泛收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，确定合格供应商名单，并录入供应商库。在采购活动中，优先从供应商库中选择供应商。对于新的采购项目，可通过招标、询价、竞争性谈判等方式，从符合条件的供应商中选择合作对象。2.供应商评价与考核定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，暂停或取消其在学校的供货资格，并及时更新供应商库。3.供应商激励与约束对表现优秀的供应商，给予表彰和奖励，如增加采购份额、优先合作等。对违反采购合同约定的供应商，按照合同约定追究其违约责任，如扣除货款、赔偿损失等。

六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应由学校法律顾问或相关专业人员对合同条款进行审核，确保合同合法合规、公平合理。采购合同经双方签字盖章后生效，并报后勤部门备案。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时配合后勤部门做好采购物品的验收工作，后勤部门应按照合同约定及时支付采购款项。在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应友好协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报后勤部门备案。合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还已支付的款项、交付已采购的物品等。

七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请、采购计划、采购预算、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的资料。2.档案整理与归档后勤部门负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目和时间顺序，将采购档案资料分类整理、装订成册，并建立电子档案。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》或《采购档案借阅申请表》，经后勤部门负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。

八、监督与检查1.内部监督纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，不得挪作他用。审计部门负责对采购项目进行定期审计或专项审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购成本控制情况、采购效益情况等。2.外部监督积极接受财政、审计、监察等部门的监督检查，按照要求提供相关资料，配合做好监督检查工作。对监督检查中发现的问题，及时整改落实，并将整改情况报告相关部门。3.责任追究对违反本制度规定的采购行为，