建筑工程有限公司材料采购管理制度VIP

建筑工程有限公司材料采购管理制度一、总则1.目的为加强公司建筑工程材料采购管理，规范采购行为，确保工程质量，控制采购成本，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目的材料采购活动，包括原材料、构配件、设备等。3.基本原则按需采购原则：根据工程施工进度和实际需求，合理安排材料采购计划，确保材料供应及时、准确。质量第一原则：严格把控采购材料的质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购材料符合工程设计和相关标准要求。成本控制原则：在保证材料质量的前提下，通过合理的采购策略、谈判技巧和供应商管理，降低采购成本，提高资金使用效率。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，确保采购活动公正、公平、公开。

二、职责分工1.采购部门负责制定材料采购计划，组织实施采购活动，选择合格供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。负责采购过程中的商务谈判，争取有利的采购价格、交货期和付款条件。协调解决采购过程中出现的问题，如质量纠纷、交货延迟等。2.工程部门根据工程施工进度和实际需求，及时向采购部门提供准确的材料需求计划，并对需求计划的合理性负责。参与材料供应商的考察和评估，提供技术支持和质量标准要求，协助采购部门审核采购合同。负责对采购进场的材料进行验收，检查材料的品种、规格、数量、质量等是否符合要求，并及时反馈验收结果。3.质量部门制定材料质量检验标准和验收规范，参与供应商的考察和评估，对采购材料的质量进行抽检和检验。负责处理采购材料的质量问题，对不合格材料提出处理意见，并跟踪整改情况。4.财务部门负责审核采购资金预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况。参与采购合同的审核，对付款方式、付款期限等条款进行审核把关。负责采购成本的核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。5.项目经理对项目材料采购工作负总责，协调各部门之间的工作关系，确保材料采购工作顺利进行。审核材料采购计划和采购合同，对采购进度、质量和成本进行监督和控制。

三、采购计划管理1.计划编制依据工程施工图纸、施工组织设计和施工进度计划。工程预算文件和成本控制目标。库存材料数量和使用情况。材料消耗定额和历史采购数据。2.计划编制流程工程部门根据工程施工进度和实际需求，在每个月[具体日期]前编制次月的材料需求计划，提交给采购部门。采购部门收到材料需求计划后，结合库存情况进行综合分析，在[具体日期]前编制次月的材料采购计划，并提交给项目经理审核。项目经理对采购计划进行审核，重点审核采购数量、采购时间、采购预算等是否合理，审核通过后报公司领导审批。公司领导根据项目实际情况和资金安排，对采购计划进行审批，审批通过后的采购计划作为正式采购依据。3.计划调整在采购计划执行过程中，如因工程设计变更、施工进度调整、材料质量问题等原因需要调整采购计划，工程部门应及时向采购部门提出书面申请，并说明调整原因和调整内容。采购部门收到调整申请后，对调整内容进行审核，如涉及采购预算和资金安排的变动，需报财务部门和公司领导审批。采购部门根据审批后的调整申请，及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。

四、供应商管理1.供应商选择采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商信息库。根据工程材料需求和供应商信息库，采购部门筛选出潜在供应商名单，并组织工程、质量等部门对潜在供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、信誉状况、价格水平、售后服务等方面。考察结束后，各考察部门填写《供应商考察报告》，对供应商进行综合评价。采购部门根据《供应商考察报告》，选择评价结果优秀的供应商作为合格供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。2.供应商评估与考核采购部门定期（每季度一次）对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平等方面。工程部门和质量部门根据材料验收情况和使用过程中的反馈，对供应商的产品质量和服务质量进行评价，并填写《供应商评估表》。采购部门根据各部门的评价结果，对供应商进行综合评分，评分结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评分结果为优秀的供应商，给予适当的奖励，如优先合作、增加采购量等；对于评分结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应终止合作关系。3.供应商档案管理采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质文件、考察报告、评估记录、合作协议等资料进行归档管理。供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。采购部门应严格保密供应商档案信息，未经授权不得向第三方泄露。

五、采购流程管理1.采购申请工程部门根据工程施工进度和实际需求，填写《材料采购申请表》，详细注明材料名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求等内容，并提交给采购部门。《材料采购申请表》应经项目经理审核签字后生效。2.采购审批采购部门收到《材料采购申请表》后，对采购申请进行审核，重点审核采购必要性、采购数量、采购预算等是否合理。如采购申请涉及金额较大或重要材料采购，采购部门应组织相关部门进行会审，并报公司领导审批。经审批通过的采购申请作为采购部门开展采购活动的依据。3.采购实施采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商，向其发送《采购询价单》，要求供应商报价。采购部门收到供应商报价后，进行综合比较和分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行商务谈判。商务谈判达成一致后，采购部门与供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括材料名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。《采购合同》应经公司法律部门审核后生效，并报财务部门备案。4.合同执行与跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如因供应商原因导致交货延迟或质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并要求其承担相应的违约责任。工程部门负责对采购进场的材料进行验收，验收合格后办理入库手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。5.付款管理财务部门根据采购合同约定的付款方式和付款期限，审核采购部门提交的付款申请。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。经财务部门审核通过的付款申请，报公司领导审批后办理付款手续。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险：密切关注市场动态，及时掌握材料价格波动信息，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式锁定采购价格，降低市场风险。质量风险：加强对供应商的质量管理，严格按照质量标准进行验收，对不合格材料坚决不予接收，并要求供应商承担相应责任。同时，建立质量追溯机制，确保出现质量问题时能够及时追溯和处理。供应商风险：建立多元化的供应商体系，避免过度依赖单一供应商；加强对供应商的评估和考核，及时淘汰不合格供应商；与重要供应商建立战略合作伙伴关系，共同应对风险。合同风险：签订采购合同前，应仔细审核合同条款，确保合同内容完整、明确、合法；加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题；如发生合同纠纷，应及时采取法律措施维护公司合法权益。资金风险：合理安排采购资金预算，确保采购资金充足；加强资金使用管理，严格按照合同约定付款，避免资金闲置或逾期付款；定期对资金使用情况进行分析和评估，及时调整资金安排。

七、监督与检查1.内部审计公司审计部门定期对材料采购活动进行内部审计，重点审查采购计划的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、供应商管理情况等。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.日常监督采购部门应建立健全采购内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，确保采购活动规范、有序进行。工程、质量、财务等部门应各司其职，加强对采购过程的协同监督，发现问题及时反馈并督促整改。3.违规处理对于违反本制度规定的采购行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。对于因违规采购行