发货管理制度

发货管理制度本制度旨在规范公司发货流程，确保货物准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，同时加强发货过程中的各项管理，保障公司利益，特制定本发货管理制度。二、适用范围本制度适用于公司所有产品的发货业务，包括线上订单发货、线下订单发货以及样品发货等。三、职责分工销售部门1.负责接收客户订单，对订单信息进行初步审核，确保订单内容准确无误。2.及时与客户沟通订单发货相关事宜，如发货时间、运输方式等，并根据客户要求协调发货安排。3.在订单发货后，及时跟进物流信息，确保客户能够及时了解货物运输状态。4.对于客户反馈的发货问题，如货物损坏、数量不符等，及时协调相关部门进行处理，并将处理结果反馈给客户。仓储部门1.负责货物的存储管理，确保货物存放安全、有序，便于查找和发货。2.根据销售部门提供的订单信息，及时准备货物，对货物进行清点、包装、贴标等发货前准备工作。3.在发货前，再次核对货物的数量、规格、型号等信息，确保与订单一致。4.安排发货人员按照规定的发货流程进行货物发运，并负责与物流公司交接货物，确保货物顺利发出。5.定期盘点库存，及时向相关部门反馈库存情况，以便合理安排生产和采购计划。物流部门1.负责选择合适的物流公司，并与物流公司签订合作协议，确保物流服务质量和运输安全。2.根据货物的性质、数量、目的地等因素，合理安排运输方式和运输路线，确保货物能够按时、安全送达。3.负责办理货物运输所需的各种手续，如报关、报检等（如涉及进出口业务）。4.跟踪货物运输过程，及时向销售部门反馈货物运输状态，如出现运输延误、货物损坏等异常情况，及时协调物流公司解决，并将处理结果告知销售部门。财务部门1.负责审核发货订单的财务信息，确保货款到账情况符合公司规定。2.根据发货情况开具发票，并及时与销售部门、客户进行沟通，确保发票信息准确无误。3.定期对发货业务进行财务核算和分析，为公司决策提供财务数据支持。质量部门1.负责对发货货物进行质量抽检，确保发出的货物符合质量标准。2.对于抽检不合格的货物，及时通知仓储部门进行处理，并跟踪处理结果，防止不合格产品流入市场。四、发货流程订单接收与审核1.销售部门接收客户订单后，对订单内容进行详细审核，包括客户信息、产品信息、数量、价格、交货时间、交货地点等。如发现订单信息不完整或存在疑问，及时与客户沟通确认。2.审核订单的货款到账情况，对于需要预付款的订单，确保预付款足额到账后，方可进入下一步发货流程；对于货到付款的订单，需评估客户信用状况，符合公司信用政策的，方可安排发货。货物准备1.仓储部门根据审核后的订单信息，打印发货清单，并按照清单内容准备货物。2.在货物准备过程中，对货物进行仔细清点，确保货物数量准确无误。同时，检查货物的外观、质量等是否符合要求，如发现货物存在损坏、质量问题等，及时通知相关部门处理。3.对准备好的货物进行包装，包装材料应符合产品运输要求，确保货物在运输过程中不受损坏。包装完成后，在货物外包装上贴上发货标签，标签内容应包括订单号、产品名称、规格型号、数量、收货地址等信息。发货核对1.货物准备完成后，仓储部门发货人员再次核对货物的数量、规格、型号、包装等信息与发货清单是否一致。2.核对无误后，将发货清单与货物一并交予物流部门发货人员。物流部门发货人员根据发货清单对货物进行再次核对，确认无误后，办理货物交接手续。物流安排1.物流部门根据货物的性质、数量、目的地等因素，选择合适的物流公司和运输方式。对于贵重物品、易损物品等，应优先选择信誉良好、服务质量高的物流公司，并采取相应的运输保障措施。2.与物流公司签订运输合同或运输协议，明确双方的权利和义务，包括货物运输要求、运输时间、运费结算方式等。3.办理货物运输所需的各种手续，如填写托运单、提供报关报检资料等（如涉及进出口业务）。在托运单上注明订单号、货物名称、数量、目的地等详细信息，确保物流信息准确无误。发货通知1.货物发出后，物流部门及时将发货信息通知销售部门，发货信息包括物流公司名称、运单号、发货时间、预计到达时间等。2.销售部门收到发货通知后，及时将发货信息告知客户，并通过邮件、短信、电话等方式向客户提供物流查询方式，方便客户跟踪货物运输状态。运输跟踪与异常处理1.物流部门负责跟踪货物运输过程，及时获取货物运输状态信息。如发现货物运输出现延误、中转、到达异常等情况，及时与物流公司沟通了解原因，并采取相应的措施进行处理。2.对于货物运输过程中出现的货物损坏、丢失等异常情况，物流部门应立即通知销售部门和仓储部门。销售部门负责与客户沟通协调，了解客户需求，并根据公司规定进行相应的处理，如补发货物、赔偿损失等。仓储部门负责对货物损坏情况进行核实和记录，协助销售部门进行后续处理工作。3.销售部门将货物运输异常情况的处理结果及时反馈给客户，确保客户满意度。同时，对货物运输异常情况进行分析总结，提出改进措施和建议，避免类似问题再次发生。货物签收1.货物到达目的地后，物流公司负责通知客户提货或送货上门。客户提货时，需在物流公司提供的送货单或提货单上签字确认；送货上门时，需由收件人在送货单上签字确认。2.物流公司将客户签字确认的送货单或提货单返回给物流部门，物流部门对签收情况进行核实和记录。如发现客户未按时签收或对货物数量、质量等存在异议，及时通知销售部门与客户沟通解决。3.销售部门跟进客户签收情况，确保客户顺利签收货物。如客户在签收过程中提出任何问题，销售部门应及时协调相关部门进行处理，并将处理结果反馈给客户。五、发货相关规定发货时间规定1.公司应按照与客户签订的合同或订单约定的发货时间准时发货。如因特殊原因需要延迟发货，销售部门应提前与客户沟通协调，取得客户同意，并说明延迟发货的原因和预计发货时间。2.对于紧急订单，公司应优先安排生产和发货，确保在最短时间内满足客户需求。各部门应密切配合，提高工作效率，缩短发货周期。发货包装规定1.货物包装应符合产品特性和运输要求，确保货物在运输过程中不受损坏。包装材料应选择质量可靠、环保的材料，避免因包装问题导致货物受损或环境污染。2.对于易碎、易损、易燃、易爆等特殊货物，应采取特殊的包装防护措施，并在包装上标明相应的警示标识。3.发货标签应粘贴牢固、清晰，标签内容应准确无误，包括订单号、产品名称、规格型号、数量、收货地址等信息，以便于物流运输和客户识别。发货数量规定1.发货数量应严格按照订单要求执行，确保发出的货物数量准确无误。仓储部门在发货前应对货物进行仔细清点，如发现实际发货数量与订单数量不符，应及时查明原因并进行调整。2.如因特殊情况需要调整发货数量，销售部门应与客户沟通协调，取得客户同意后，方可进行调整。调整后的发货数量应在发货清单和相关记录中明确注明。发货价格规定1.发货价格应按照与客户签订的合同或订单约定执行，不得擅自更改。如因市场价格波动等原因需要调整价格，销售部门应提前与客户沟通协商，签订价格变更协议后，方可按照新价格发货。2.财务部门负责审核发货价格的执行情况，确保发货价格准确无误。如发现发货价格与合同约定不符，应及时查明原因并进行纠正。发货记录与存档1.各部门应建立健全发货记录档案，对发货业务的相关信息进行详细记录，包括订单信息、发货清单、物流运单、客户签收记录等。发货记录应保存完整、准确，便于查询和追溯。2.发货记录档案应定期进行整理和归档，保存期限按照公司档案管理制度执行。在保存期限内，如有需要查阅发货记录，应按照规定的审批流程进行申请和查阅。六、发货成本控制1.物流部门应通过合理选择物流公司、优化运输路线、整合运输资源等方式，降低物流成本。在选择物流公司时，应综合考虑其服务质量、价格水平、信誉度等因素，通过招标、比价等方式选择最优的物流合作伙伴。2.仓储部门应加强库存管理，合理控制库存水平，减少库存积压和浪费。通过优化库存布局、提高货物周转率等措施，降低仓储成本。同时，在货物包装、存储等环节，应注意节约成本，选择合适的包装材料和存储方式。3.各部门应严格控制发货过程中的各项费用支出，如包装费用、运输费用、手续费等。对于费用支出较大的项目，应进行专项审核和控制，确保费用支出合理、合规。4.财务部门应定期对发货成本进行核算和分析，及时发现成本控制中存在的问题，并提出改进措施和建议。通过成本控制，提高公司的经济效益。七、发货绩效考核1.公司建立发货绩效考核制度，对销售部门、仓储部门、物流部门等相关部门的发货工作进行考核评价。绩效考核指标包括发货及时率、发货准确率、客户满意度、发货成本控制等方面。2.销售部门的发货绩效考核指标主要包括发货及时率、客户沟通协调能力、客户满意度等。发货及时率应达到公司规定的目标值以上，客户沟通协调能力应良好，能够及时解决客户发货相关问题，客户满意度应保持在较高水平。3.仓储部门的发货绩效考核指标主要包括发货准确率、货物准备及时率、库存管理水平等。发货准确率应达到100%，货物准备及时率应符合公司发货时间要求，库存管理应合理，确保货物供应顺畅。4.物流部门的发货绩效考核指标主要包括运输及时率、货物安全率、物流成本控制等。运输及时率应达到公司规定的目标值以上，货物安全率应确保货物在运输过程中无损坏、丢失等情况，物流成本控制应符合公司预算要求。5.公司定期对各部门的发货绩效考核结果进