学生档案管理制度

学生档案管理制度1.目的为了加强学生档案管理，确保学生档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥学生档案在学校教育教学、学生管理及社会服务等方面的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本校全日制学生档案的管理，包括学生从入学到毕业全过程中形成的各类档案材料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和转递等工作。3.管理原则学生档案管理遵循集中统一、分级负责、规范有序、安全保密的原则，确保档案管理工作的科学性、系统性和准确性。二、档案管理机构及职责1.学校档案管理部门负责制定和完善学生档案管理制度，并监督执行。集中保管全校学生的档案，指导各学院（系）做好学生档案的收集、整理、归档工作。负责学生档案的查阅、借阅和转递工作，对档案管理情况进行定期检查和评估。负责档案管理人员的业务培训和考核。2.学院（系）负责本学院（系）学生档案材料的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的真实、完整、规范。设立兼职档案员，负责本学院（系）学生档案日常管理工作，并定期向学校档案管理部门移交档案。配合学校档案管理部门做好学生档案的查阅、借阅和转递等工作。三、档案内容学生档案主要包括以下内容：1.学生基本信息录取登记表：记录学生录取时的基本情况，包括姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、录取专业、录取批次等。学籍卡片：记载学生在校期间的学籍变动情况，如入学时间、学制、学历层次、专业名称、学号、班级等。身份证复印件：学生入学时提交的身份证复印件。学生证复印件：学生在校期间使用的学生证复印件。2.学习成绩档案成绩单：记录学生每学期所学课程的成绩、学分、考试类型等信息，包括必修课、选修课、实践课程等。补考、重修记录：学生补考、重修课程的成绩及相关情况记录。毕业实习报告、毕业论文（设计）及成绩评定：学生毕业实习和毕业论文（设计）的相关材料及成绩评定结果。3.奖惩材料奖励材料：包括学校及以上各级政府、教育行政部门、学校颁发的各类奖励证书、荣誉称号的相关文件及登记表等，如优秀学生奖学金、三好学生、优秀学生干部、各类竞赛获奖证书等。处分材料：学生违反校规校纪受到的警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分的相关文件、处分决定及学生申诉处理结果等材料。4.党团组织材料入党（团）申请书：学生向党组织（团组织）递交的入党（团）申请书。自传：学生个人成长经历及思想演变过程的自传材料。入党（团）志愿书：学生被批准加入中国共产党（中国共产主义青年团）时填写的志愿书。政治历史情况审查材料：对学生政治历史情况进行审查的相关材料。党（团）组织关系介绍信：学生党（团）组织关系转接的介绍信。5.社会实践与志愿服务材料社会实践活动记录：学生参加社会实践活动的计划、总结、报告、照片等材料。志愿服务证书及相关材料：学生参与志愿服务活动获得的证书及相关证明材料。6.体检表学生入学时及在校期间的体检报告，包括身体各系统的检查结果、健康状况评价等。7.就业材料就业推荐表：学校为毕业生出具的就业推荐材料，包括毕业生基本信息、学习成绩、奖惩情况、就业意向等。就业协议书：毕业生与用人单位签订的就业协议书。报到证：毕业生就业报到的凭证。毕业生登记表：毕业生毕业时填写的反映个人在校期间全面情况的登记表。8.其他材料学生在校期间获得的其他各类证书、证明材料，如职业资格证书、计算机等级证书、英语等级证书等。学生在校期间的违纪违规处理记录、申诉材料及相关处理结果等。其他与学生学习、生活、成长相关的有保存价值的材料。四、档案收集与整理1.收集要求学校档案管理部门和各学院（系）应明确学生档案材料的收集范围、内容要求和时间节点，确保档案材料及时、完整地收集。各学院（系）兼职档案员负责定期收集本学院（系）学生的各类档案材料，并进行初步整理和审核，确保材料真实、有效、完整。档案材料应使用A4纸张，书写工整、字迹清晰，签字盖章齐全。对于不符合要求的材料，应及时退回相关部门或个人进行补充、更正。2.整理方法按照档案内容分类，将学生档案材料分为学生基本信息、学习成绩档案、奖惩材料、党团组织材料、社会实践与志愿服务材料、体检表、就业材料、其他材料等类别。每类材料按照时间顺序排列，同一类材料中按照重要程度或形成时间依次排列。为每份档案材料编制页码，并在每份材料首页右上角加盖归档章，注明类别、年度、保管期限、件号、页号等信息。填写档案目录，目录应包括序号、类别、材料名称、日期、页数、备注等内容，确保目录与档案材料内容一致。将整理好的档案材料装入档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒封面注明学生姓名、学号、专业、班级等信息。五、档案归档1.归档时间新生入学档案应在入学后一个月内整理归档。学生在校期间形成的档案材料，各学院（系）应每学期末集中整理后移交学校档案管理部门归档。毕业生档案应在学生毕业当年6月底前整理归档，并按照学校要求及时转递。2.归档流程各学院（系）兼职档案员将整理好的学生档案材料移交本学院（系）负责人审核签字后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本学院（系），一份随档案材料一并移交学校档案管理部门。学校档案管理部门对接收的档案材料进行再次审核，核对档案材料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案材料，及时退回相关学院（系）进行补充或更正。审核无误后，学校档案管理部门将档案材料按照类别、学号顺序进行排列，装入档案柜或档案库房进行保管，并在档案管理系统中录入档案信息。六、档案保管1.保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。2.保管期限学生档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案材料包括：毕业生登记表、学生档案转递通知单存根等。长期保管的档案材料包括：学生基本信息、学习成绩档案、奖惩材料、党团组织材料、社会实践与志愿服务材料、体检表等，保管期限为60年。短期保管的档案材料包括：就业材料等，保管期限为10年。3.档案清点与检查学校档案管理部门应定期对学生档案进行清点和检查，确保档案数量准确、存放有序。清点检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性以及档案保管环境等情况。每年应对档案保管情况进行一次全面检查，填写档案检查记录，对发现的问题及时采取措施进行整改。如发现档案材料损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。七、档案查阅与借阅1.查阅范围本校教职工因工作需要，可查阅学生档案中与教学、管理等相关的内容。学生本人因升学、就业、出国等需要，可查阅本人档案中的部分内容。司法机关、行政机关因工作需要，依照法律程序可查阅学生档案相关内容。2.查阅程序本校教职工查阅学生档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报学校档案管理部门审批。学校档案管理部门审批通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。学生本人查阅档案，需填写档案查阅申请表，经学院（系）辅导员签字同意后，到学校档案管理部门查阅。查阅时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自摘抄、复制档案内容。司法机关、行政机关查阅学生档案，需出具单位介绍信和相关法律文书，经学校档案管理部门审核同意后，按照规定程序查阅。查阅过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.借阅范围一般情况下，学生档案不对外借阅。如有特殊情况确需借阅的，需经学校档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。4.借阅程序借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报学校档案管理部门审批。学校档案管理部门审批通过后，向借阅人发放档案，并办理借阅登记手续，注明借阅档案名称、借阅时间、借阅人姓名、归还时间等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应按时归还档案。如档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。八、档案转递1.转递范围学生毕业时，学校应按照就业协议或就业派遣方案，将毕业生档案转递至就业单位或就业单位所在地的公共就业人才服务机构。学生升学时，学校应将学生档案转递至录取学校。学生因退学、转学、休学等原因离校时，学校应将学生档案转递至其户籍所在地的公共就业人才服务机构或新就读学校。2.转递方式学生档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。学校档案管理部门应按照档案转递要求，填写档案转递通知单，密封档案，并在档案封口处加盖密封章。档案转递通知单应与档案一同转递，并注明档案转递的相关信息。3.转递程序学校档案管理部门根据学生就业、升学等情况，确定档案转递去向，并填写档案转递清单，一式两份，一份留存学校档案管理部门，一份随档案转递。档案管理部门按照转递方式将档案转递至接收单位，并与接收单位办理档案交接手续，由接收单位在档案转递清单上签字盖章确认。学校档案管理部门应及时跟踪档案转递情况，确保档案按时、准确送达接收单位。如档案转递过程中出现问题，应及时与接收单位沟通协调，采取措施解决。九、档案信息化管理1.建立档案管理系统学校应建立学生档案管理信息系统，将学生档案的基本信息、电子档案材料等录入系统，实现档案信息的数字化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、转递等功能，方便档案管理人员操作和使用。2.电子档案管理对学生档案中的纸质材料进行扫描，形成电子档案，并按照档案整理要求进行分类、编号、存储。电子档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露、篡改和丢失。定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案信息的时效性和准确性。十、保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露学生档案内容。对在档案管理工作中知悉的学生个人隐私和敏感信息，应予以严格保密。查阅、借阅档案时，档案管理人员应监督查阅、借阅人员遵守保密规定，不得在无关人员面前谈论档案内容。未经学校批准，任何单位和个人不得擅自复制、传播学生档案信息。2.安全制度加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案存放安全。建立档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。如发生档案安全事故，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，确保档案整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等工作安全有序进行。十一、监督与考核1.监督检查学校档案管理部门负责对各学院（系）学生档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等工作的执行情况。对监督检查中发现的