公司行政部日常管理制度

公司行政部日常管理制度1.目的为加强公司行政部的规范化管理，提高行政部工作效率和服务质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司行政部全体员工。3.职责行政部负责本制度的制定、执行、监督和修订，确保制度的有效实施。二、工作时间与考勤管理1.工作时间公司实行[具体工作时间，如朝九晚五，午休1小时]的工作制度。员工应严格遵守工作时间，不得迟到、早退。2.考勤记录行政部负责记录员工的考勤情况，包括出勤、迟到、早退、请假、旷工等。员工需每天上午和下午上班前在考勤机上打卡，如有特殊情况无法打卡，需提前向行政部说明原因，并填写《未打卡说明表》。3.迟到与早退迟到或早退10分钟以内，每次扣除当月绩效奖金[X]元；迟到或早退1030分钟，每次扣除当月绩效奖金[X]元；迟到或早退30分钟以上，按旷工半天处理。一个月内累计迟到或早退达[X]次，将给予警告处分，并扣除相应绩效奖金。4.请假制度员工请假需提前填写《请假申请表》，按照以下审批流程进行：请假1天以内（含1天），由部门主管审批；请假23天，由部门主管审核，分管领导审批；请假3天以上，由部门主管、分管领导审核，总经理审批。请假申请获批后，将《请假申请表》交行政部备案。员工请假期间应保持电话畅通，如有工作需要，应及时配合处理。病假需提供医院证明，否则按事假处理。5.旷工处理未经请假或请假未获批而擅自缺勤的，按旷工处理。旷工半天，扣除当天工资的2倍，并扣除当月绩效奖金[X]元；旷工1天，扣除当天工资的3倍，并扣除当月绩效奖金[X]元；连续旷工3天以上或一年内累计旷工达[X]天，公司将予以辞退。三、办公用品管理1.办公用品采购行政部根据各部门需求，每季度制定办公用品采购计划，经部门负责人审核，分管领导审批后实施采购。采购人员应选择信誉良好、质量可靠的供应商，确保所采购办公用品符合公司要求。采购的办公用品应及时入库，并填写《办公用品入库登记表》。2.办公用品发放员工因工作需要领取办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门主管审批后到行政部领取。行政部按照审批后的申请表发放办公用品，并在《办公用品发放登记表》上记录。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应建立详细的资产台账，明确使用人、使用部门、领用时间等信息。3.办公用品使用与保管员工应爱护办公用品，合理使用，不得浪费或挪作他用。对于个人使用的办公用品，如笔、笔记本等，员工应自行保管，如有遗失或损坏，需自行负责。行政部定期对办公用品的使用情况进行检查和统计，对于浪费严重的部门或个人，将进行通报批评。四、文件与档案管理1.文件收发行政部负责公司文件的收发、登记、传阅、归档等工作。外来文件由行政部专人签收，填写《文件签收登记表》，并根据文件内容及时呈送相关领导或部门阅处。公司内部文件由发文部门起草，经部门负责人审核，分管领导审批后交行政部编号、打印、分发，并在《文件发放登记表》上记录。2.文件传阅行政部根据文件的性质和内容，确定传阅范围，并按照规定的顺序进行传阅。传阅文件时，应在《文件传阅登记表》上记录传阅人姓名、传阅时间等信息，确保文件及时、准确地传达到相关人员手中。传阅文件的人员应在规定时间内将文件返回行政部，如有批示或意见，应在文件上注明。3.文件归档行政部定期对文件进行整理、归档，确保文件资料的完整性和规范性。文件归档应按照文件类别、时间顺序等进行分类存放，并建立相应的档案目录，便于查询和使用。重要文件应进行电子备份，并存放在安全的存储设备中。4.档案查阅公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门主管审批后到行政部查阅。查阅档案时，应在行政部指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记或损坏。查阅完毕后，应及时将档案归还行政部，并在《档案查阅登记表》上签字确认。五、会议管理1.会议组织行政部负责公司各类会议的组织、安排工作，包括会议时间、地点、议程、参会人员等的确定。提前向参会人员发送会议通知，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、所需准备的资料等。对于重要会议，行政部应提前做好会议场地布置、设备调试、资料准备等工作。2.会议记录行政部安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应准确、完整，字迹清晰，并在会后及时整理成会议纪要。会议纪要经行政部负责人审核后，发送给参会人员和相关部门，并按照规定进行存档。3.会议跟进行政部负责对会议决议事项的执行情况进行跟进和督促，确保决议事项得到有效落实。定期收集各部门对会议决议事项的执行情况反馈，并向公司领导汇报。六、车辆管理1.车辆调度行政部负责公司车辆的调度和安排，根据工作需要合理调配车辆，确保车辆使用的高效性。员工因工作需要使用车辆时，应提前填写《用车申请表》，经部门主管审批后交行政部安排。行政部根据车辆使用情况和驾驶员工作安排，及时调度车辆，并通知驾驶员做好出车准备。2.车辆使用登记驾驶员每次出车前应填写《车辆使用登记表》，记录出车时间、地点、事由、里程数等信息。车辆返回后，驾驶员应及时将车辆停放至指定地点，并在《车辆使用登记表》上记录归车时间。行政部定期对车辆使用情况进行统计和分析，核实车辆行驶里程、油耗等数据。3.车辆维护与保养行政部负责制定车辆维护保养计划，定期安排车辆进行保养和维修。驾驶员应定期对车辆进行检查，发现问题及时报告行政部，并配合做好车辆的维修工作。车辆维修需填写《车辆维修申请表》，经行政部负责人审核，分管领导审批后送指定维修厂进行维修。维修费用报销时，需附上维修清单和发票。4.车辆安全管理驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。定期对驾驶员进行交通安全教育和培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。行政部负责对车辆进行定期安全检查，确保车辆性能良好，配备必要的安全设备。七、环境卫生管理1.公共区域卫生行政部负责公司公共区域的环境卫生清扫和保洁工作，包括办公区域、会议室、走廊、楼梯、卫生间等。每天定时对公共区域进行清扫，保持地面干净、整洁，桌面、门窗无灰尘，卫生间无异味。定期对公共区域进行消毒，预防疾病传播。2.垃圾分类在公司公共区域设置垃圾分类投放点，引导员工正确分类投放垃圾。行政部负责联系专业的垃圾处理公司，定期对公司垃圾进行清运，确保垃圾及时处理。3.环境卫生检查行政部定期对公司环境卫生情况进行检查，对不符合要求的区域及时督促整改。设立环境卫生监督举报机制，鼓励员工对环境卫生问题进行监督和举报。八、安全保卫管理1.安全保卫制度制定公司安全保卫制度，明确安全保卫职责和工作流程，确保公司安全。行政部负责公司安全保卫工作的组织和实施，定期对安全保卫人员进行培训和考核。2.人员出入管理公司大门设立门禁系统，员工凭工作证或门禁卡出入公司。外来人员进入公司需登记，经被访人同意后，在门卫处领取临时出入证，并在规定时间内离开公司。3.安全巡逻安排安全保卫人员定时对公司进行巡逻，重点检查办公区域、财务室、仓库等重要部位的安全情况。巡逻人员应做好巡逻记录，发现异常情况及时报告，并采取相应措施。4.消防安全管理配备必要的消防器材和设施，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。严禁在公司内吸烟和使用明火，如需动火作业，需办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。九、费用报销管理1.报销原则费用报销应遵循"真实、合法、合理、及时"的原则，确保报销费用与实际发生的业务相符。所有费用报销必须提供合法有效的发票或收据，并注明费用明细、日期、金额等信息。2.报销流程员工填写《费用报销申请表》，详细说明费用发生的事由、金额、附件张数等，并附上相关发票或收据。部门主管对报销内容的真实性、合理性进行审核签字。财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核，审核通过后报分管领导审批。总经理对报销金额较大或特殊费用进行最终审批。审批通过后，员工将报销申请表及相关凭证交财务部门报销。3.报销时间员工应在费