员工档案管理制度

员工档案管理制度1.目的为了加强公司员工档案管理，规范档案管理工作流程，确保员工档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工档案的管理。3.档案管理原则真实性原则：档案内容必须真实、准确反映员工的实际情况。完整性原则：全面收集员工各类相关资料，保证档案资料的完整性。保密性原则：严格保密员工档案信息，防止信息泄露。动态管理原则：根据员工的岗位变动、工作业绩、奖惩等情况及时更新档案内容。二、档案管理职责1.人力资源部门职责档案建立与维护：负责员工档案的建立、收集、整理、归档、保管和定期检查等工作。信息更新：及时更新员工档案中的个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果、奖惩情况等内容。档案借阅与查询管理：按照规定办理员工档案的借阅和查询手续。档案安全管理：采取有效措施确保员工档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。2.各部门职责资料提供：负责向人力资源部门提供本部门员工的相关资料，如入职登记表、劳动合同、培训记录、考核资料、奖惩决定等。协助核实：协助人力资源部门核实员工档案中的相关信息，确保档案内容的真实性。遵守规定：督促本部门员工遵守档案管理制度，不得擅自查阅、涂改、销毁员工档案。三、档案内容1.个人基本信息入职登记表：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。身份证复印件：员工有效身份证件的复印件。学历证书、学位证书复印件：员工的最高学历和学位证书复印件。职业资格证书复印件：员工取得的各类职业资格证书复印件。照片：员工近期免冠一寸照片。2.工作经历劳动合同：员工与公司签订的劳动合同文本。入职离职证明：员工的入职通知、离职证明等相关文件。岗位变动记录：记录员工在公司内的岗位变动情况，包括变动时间、变动原因、新岗位名称等。3.培训记录培训申请表：员工参加各类培训的申请表格。培训证书：员工完成培训后获得的培训证书复印件。培训总结报告：员工参加培训后的总结报告。4.考核记录绩效考核表：员工定期的绩效考核成绩记录。年度考核结果：员工年度考核的评定结果。专项考核记录：针对特定项目或任务的考核记录。5.奖惩记录奖励决定：公司对员工的奖励文件，包括表彰、奖金、晋升等奖励情况。惩罚决定：公司对员工的惩罚文件，如警告、罚款、降职、辞退等惩罚情况。6.其他资料健康体检报告：员工的年度健康体检报告。职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划。其他与员工相关的重要资料：如参加重要项目的证明、获得的荣誉称号等。四、档案建立与归档1.档案建立新员工入职时，人力资源部门负责发放《员工入职登记表》，员工应如实填写个人基本信息。人力资源部门收集员工的身份证复印件、学历证书、学位证书、职业资格证书等相关资料，并进行核对。员工所在部门负责提供员工的劳动合同、入职通知、岗位变动记录等工作经历相关资料。人力资源部门将收集到的员工资料进行整理，建立员工个人档案。2.档案归档人力资源部门按照档案内容的分类，将员工档案资料进行归档，确保档案资料的有序存放。档案应按照员工姓名的拼音顺序或工号顺序排列，便于查找和管理。建立档案目录，详细记录档案内容的类别、名称、存放位置等信息，方便查阅。五、档案保管1.保管方式员工档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式保管。纸质档案存放在专门的档案柜中，按照档案类别和员工姓名顺序排列。电子档案存储在公司的服务器上，设置专门的文件夹进行分类管理，并定期进行备份，防止数据丢失。2.保管环境档案保管场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。档案柜应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。3.保管期限员工档案的保管期限为员工离职后[X]年，法律法规另有规定的除外。超过保管期限的档案，经人力资源部门负责人审核批准后，按照规定进行销毁处理。六、档案借阅与查询1.借阅规定因工作需要借阅员工档案的，必须填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、借阅人姓名等信息。借阅申请表需经借阅人所在部门负责人和人力资源部门负责人审批签字后方可借阅。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人必须妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。借阅人归还档案时，人力资源部门应认真核对档案内容和数量，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。2.查询规定公司内部人员因工作需要查询员工档案的，需填写《档案查询申请表》，注明查询原因、查询内容等信息。查询申请表需经查询人所在部门负责人和人力资源部门负责人审批签字后方可查询。人力资源部门应根据审批后的查询申请表，为查询人提供相关档案信息，但不得提供原始档案材料。涉及员工个人隐私的档案信息，未经员工本人书面同意，不得对外泄露。七、档案信息变更1.信息变更申请员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果、奖惩情况等档案内容发生变更时，员工应及时向人力资源部门提交《档案信息变更申请表》，并提供相关证明材料。2.信息审核与更新人力资源部门收到员工提交的变更申请表后，对变更信息进行审核。审核通过后，及时更新员工档案内容，并在档案目录中注明变更情况。3.变更记录保存将员工档案信息变更申请表及相关证明材料一并归档保存，以备日后查阅。八、档案销毁1.销毁条件员工档案保管期限届满，且无继续保存价值的，可进行销毁处理。因公司改制、重组等原因，需要销毁部分员工档案的，按照相关规定执行。2.销毁程序人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。《档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核、公司领导审批签字后，方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责，采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称及数量、监销人等信息，销毁记录保存[X]年。九、档案管理监督与检查1.监督机制公司设立档案管理监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员代表。监督小组负责对公司员工档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.检查内容档案管理制度的执行情况，包括档案建立、归档、保管、借阅、查询、信息变更、销毁等环节。档案资料的完整性、准确性和真实性。档案保管环境和安全措施的落实情况。3.问题整改监督小组在检查过程中发现的问题，应及时向相关部门和人员反馈，并下达《档案管理问题整改通知书》。相关部门和人员应按照整改通知书的要求，制定